3 maneiras de lidar rapidamente com células em branco em uma planilha do Excel

Preencher espaços em branco não é nada difícil se você aplicar uma dessas três dicas. São rápidos e fáceis!

Os espaços em branco em uma planilha do Microsoft Excel nem sempre estão errados, mas podem atrapalhar expressões, análises e relatórios. Não recomendo deixar espaços em branco, a menos que você tenha uma razão específica para fazê-lo. Os espaços em branco podem ser problemáticos e totalmente destrutivos porque algumas funções avaliam os espaços em branco de forma diferente dos valores. Neste artigo, mostrarei três maneiras rápidas e fáceis de lidar com células em branco:

1. usando destaque
2. inserindo um valor específico
3. copiando o valor acima

Estou usando o Microsoft 365, mas você pode usar versões anteriores. Os métodos dois e três não funcionarão no Excel Online porque não há recurso Ir para especial. Para sua conveniência, você pode baixar os arquivos de demonstração .xlsx e .xls.

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1. Como destacar células em branco no Excel

Células em branco são fáceis de perder se você estiver trabalhando com muitos dados, então você pode querer destacá-las. A melhor maneira de fazer isso é com um formato condicional. Como você pode ver em Figura A, pelo menos uma célula em cada coluna está em branco. Em uma folha tão pequena, você veria todos eles rapidamente, mas em uma folha ocupada com muitas linhas e colunas, os espaços em branco são fáceis de perder, a menos que você faça algo para destacá-los, que é o que faremos agora:

1. Selecione o intervalo de dados com espaços em branco; neste caso, isso é B3:E13. (Você pode selecionar uma única coluna.)
2. Na guia Início, clique no menu suspenso Formatação Condicional no grupo Estilos.
3. Escolha Highlight Cell Rules e, em seguida, escolha More Rules na lista suspensa resultante. (No Excel Online, escolha Nova Regra.)
4. Altere a configuração do valor da célula na lista suspensa Formatar somente células com para espaços em branco (Figura A).
5. Clique no botão Formatar.
6. Na caixa de diálogo resultante, clique na guia Preenchimento e escolha amarelo para a cor de preenchimento e clique em OK duas vezes para ver os resultados em Figura B.

Figura A

Figura B

Embora essa dica visual seja útil, talvez você não queira células em branco. Isso significa preenchê-los com algum tipo de valor.

2. Como preencher com um valor específico no Excel

Às vezes, você desejará preencher os espaços em branco com um valor específico. Por exemplo, o formato Contabilidade insere um traço quando você insere um 0, mas isso não é exatamente a mesma coisa que preencher um espaço em branco com um valor específico. Quando este for o caso, use a caixa de diálogo Ir para da seguinte forma:

1. Selecione o conjunto de dados B3:E13.
2. Imprensa [F5] para exibir a caixa de diálogo Ir para.
3. Clique em Especial (no canto inferior esquerdo).
4. Clique em Blanks na caixa de diálogo resultante mostrada em Figura C e clique em OK. Fazê-lo vai selecionar apenas as células em branco no intervalo selecionado.
5. Não clique em nenhum outro lugar neste momento. Em vez disso, insira um traço ( – ) como valor de preenchimento.
6. Em vez de pressionar Enter, pressione Ctrl + Enter para inserir o símbolo de traço em todas as células em branco selecionadas, conforme mostrado em Figura D.

Figura C

Figura D

Esta não é uma solução dinâmica. Conforme você atualiza os dados e adiciona mais espaços em branco, você precisará executar esta tarefa rápida novamente. Neste exemplo, você inseriu um valor específico, mas nem sempre será o que você deseja. Na próxima seção, usaremos o mesmo método para repetir o valor acima da célula em branco.

3. Repita o valor acima no Excel

Dependendo de onde você recebe seus dados, você pode descobrir que algumas células em branco devem conter o valor na célula acima. Quando isso acontecer, você provavelmente desejará preencher esses espaços imediatamente. Se você tiver apenas alguns, use a alça de preenchimento. Se você tiver vários, a alça de preenchimento é muito demorada. Continuaremos a trabalhar com os mesmos dados, embora um pouco artificial dentro deste contexto. Especificamente, usaremos o recurso Ir para para preencher os valores ausentes, mas, desta vez, inseriremos uma fórmula em vez de um valor específico:

1. Selecione B3:E13.
2. Imprensa [F5] para exibir a caixa de diálogo Ir para.
3. Clique em Especial.
4. Clique em Blanks na caixa de diálogo resultante e clique em OK.
5. Não clique em nenhum outro lugar neste momento. Em vez disso, insira uma expressão simples que faça referência à célula acima da célula em branco ou da célula ativa. Nesse caso, é B5, então digite (Figura E).
6. Pressione Ctrl + Enter para inserir a referência relativa em cada uma das células em branco, conforme mostrado em Figura F.

Figura E

Figura F

Neste ponto, você tem uma mistura de valores literais e expressões. Se você classificar, essas expressões não repetirão os dados corretos. Você pode pensar que isso nunca acontecerá, mas eu recomendo que você altere essas expressões para valores literais, apenas por precaução. É fácil esquecer que você está trabalhando com uma mistura de literais e expressões e pode acabar com dados incorretos. Felizmente, esta tarefa é rápida e fácil:

1. Selecione B3:E13.
2. Clique em Copiar no grupo Área de Transferência (na guia Início).
3. Em seguida, clique em Colar e escolha Valores na seção Colar valores mostrada na Figura G. Isso substituirá cada uma das expressões pelo valor retornado.

Figura G

Essas três técnicas não são intercambiáveis; a maneira como você está usando seus dados determinará o método escolhido.