3 maneiras de reduzir o tempo gasto em reuniões

A maioria de nós a muito tempo em reuniões. Aqui estão três maneiras fáceis de recuperar o controle do seu dia.

As reuniões são um tema favorito de lamento para todos os líderes, com alguns de nós até medindo nossa importância pelo quão lotada nossa agenda está a cada dia. Os desafios se tornam ainda mais agudos em um ambiente de trabalho remoto, pois o tempo anteriormente gasto em deslocamentos, viagens ou até mesmo caminhar de uma sala de conferência para outra agora é um jogo justo e apenas a um clique de distância. Todos nós já experimentamos aqueles dias em que amos de uma videoconferência para outra, sentindo-nos totalmente esgotados antes do almoço, que alguém já fez overbooking.

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Ao contrário da gravidade, morte e impostos, as reuniões não são uma força inatacável da natureza que deve ser tolerada. Eles são uma instituição muito humana e que está muito sob nosso controle. Em vez de deixar as reuniões tirarem o melhor de você e, em última análise, reduzir o tempo que você tem para realmente liderar seu grupo, tente algumas dicas fáceis para recuperar o controle de seu calendário.

Eleve a barra da reunião

Muitos líderes aceitam alegremente blocos de horas deixados em seu calendário para discussões sinuosas ou apresentações incompletas. Quando uma reunião de 90 minutos “Converse com você sobre iniciativas” chegar à sua caixa de entrada, em vez de aceitar cegamente, diga à pessoa que propõe a sessão que você quer vir preparado para melhor ajudá-la e gostaria de uma pré-leitura com qualquer histórico informações, decisões críticas que desejam tomar e uma agenda aproximada dos tópicos que gostariam de abordar.

Muitas pessoas usam reuniões para formular e focar suas ideias, usando seu líder como caixa de ressonância. Embora isso seja inquestionavelmente parte do trabalho de um líder, grande parte dessa formulação pode ser concluída com alguns e-mails e algum “tempo de reflexão” por parte do solicitante.

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Como todas as coisas, dê o exemplo. Avalie as reuniões que você agendou com suas equipes e outras pessoas e prepare uma pré-leitura de uma página com informações básicas, tópicos a serem discutidos e as decisões críticas que você espera tomar. Embora isso possa parecer uma lição de casa extra, 20 minutos de preparação individual geralmente podem economizar uma hora de reunião com várias pessoas.

Fornecer uma saída

Em muitas organizações, as pessoas detestam apertar o botão Recusar em resposta a uma reunião, subconscientemente considerando-a rude ou talvez temendo perder alguma coisa. Atenue essa peculiaridade da natureza humana, fornecendo aos convidados um caminho fácil para recusar, se não forem necessários.

Pense em quem você marca como obrigatório e quem você coloca na seção opcional do convite, um recurso amplamente subutilizado. Na descrição da reunião, observe os critérios usados ​​para determinar quem era obrigatório e opcional e explique por que as pessoas foram marcadas como opcionais. Por exemplo, você pode notar que convidou várias pessoas de outros projetos para sua reunião de status, pois há algumas sobreposições, mas ficará mais do que feliz em incluí-las em um relatório enviado por e-mail após a reunião.

Se você fornecer um “out”, muitos aceitarão a oferta e começarão a seguir a mesma tendência.

Mantenha o horário de expediente no seu tempo

O trabalho remoto durante a pandemia eliminou a capacidade das pessoas de comparecer fisicamente por alguns momentos. Infelizmente, a resposta geralmente tem sido criar reuniões de check-in de 30 a 60 minutos que podem sobrecarregar rapidamente o seu dia.

Em vez de bloquear e lidar com essas solicitações, gerencie-as em seus termos mantendo o horário de expediente todos os dias, ou pelo menos em dias alternados. Dependendo de seus níveis de energia e de como você gosta de trabalhar, isso pode ser um bloqueio a cada tarde quando você está perdendo o foco, ou talvez de manhã cedo antes de se estabelecer no trabalho focado.

Se você está de volta ao escritório físico, este é o momento em que sua porta está aberta. Qualquer pessoa é bem-vinda para um bate-papo rápido sobre qualquer tópico, com o entendimento de que, se a discussão demorar mais de 15 minutos para ser resolvida, você concordará em uma reunião e o pré-trabalho necessário para facilitar essa reunião .

Se você estiver trabalhando remotamente, use as ferramentas da maioria dos softwares de videoconferência para criar uma “sala de espera” e permitir que as pessoas entrem e saiam conforme necessário. Planeje o trabalho istrativo aleatório, a limpeza da caixa de entrada ou outras tarefas de curta duração para esse período, e você poderá realizá-las entre as visitas, ao mesmo tempo em que fornece atenção focada aos membros de sua equipe.

Em cada um desses três casos, comportamentos simples podem reduzir seu tempo em reuniões. Em vez de bloquear seu calendário 24 horas por dia, 7 dias por semana ou por meio de ameaças veladas, essas técnicas reconhecem a importância da colaboração humana e buscam maximizar sua eficácia para o benefício de seu calendário e a qualidade dos resultados finais.