4 maneiras de extrair caracteres de classificação de dados quando eles não estão no início do valor no Excel

A classificação no Microsoft Excel não poderia ser mais fácil. Você clica em algum lugar dentro da coluna e clica em uma opção na faixa de opções. Não poderia ser mais fácil, desde que o Excel possa classificar pelos primeiros caracteres em cada valor. Se os caracteres pelos quais você deseja classificar não estiverem no início do valor, será necessário adicionar algumas etapas. Neste artigo, mostrarei quatro maneiras de extrair, ou dividir, classificar caracteres do restante do valor, para que você possa classificar por esses resultados.

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Nesse contexto, refere-se aos caracteres específicos pelos quais você deseja classificar. Além disso, usarei os termos extrair e dividir para descrever o processo.

Estou usando o Microsoft 365 em um sistema Windows 10 de 64 bits, mas você pode usar uma versão anterior. Excel para a Web dá e às três primeiras seções. Para sua conveniência, você pode baixar os arquivos de demonstração .xlsx e .xls. No entanto, apenas a função RIGHT() está disponível nas versões de menu (.xls). Além disso, os outros recursos não estão disponíveis em todas as versões da faixa de opções (.xlsx).

Como usar o Preenchimento Flash no Excel

Talvez a maneira mais fácil de preencher uma nova coluna com caracteres de classificação seja usar o recurso Flash Fill do Excel (adicionar ao Excel 2013). Basta digitar o primeiro conjunto de caracteres de classificação e clicar em Flash Fill. Se não funcionar, insira um segundo conjunto. Este recurso aprende com sua entrada

Agora, vamos supor que você queira ordenar os registros mostrados em Figura A pelos dois últimos dígitos nos valores do departamento. Para demonstrar como o Flash Fill pode ajudá-lo, faça o seguinte:

1. Entre em F3.
2. Clique na guia Dados e clique em Preenchimento Flash no grupo Ferramentas de Dados.

Figura A

Como você pode ver, o recurso preenche esta coluna corretamente. Você pode classificar facilmente pela coluna F para a ordem de classificação correta.

Na maioria das vezes, esse recurso lida com algumas inconsistências. Por exemplo, se os caracteres de classificação no final das entradas na coluna E tivessem 1, 2 ou até 3 caracteres, o Flash Fill ainda funcionaria se você desejasse todos os caracteres à direita do hífen. Isso nem sempre será o caso, mas você não perderá muito tempo tentando.

Não solicitarei que você recorra e classifique os dados cada vez que tentarmos uma maneira diferente de dividir os dois últimos caracteres dos valores do departamento. Nem vou fazê-lo em números. No entanto, sinta-se à vontade para fazê-lo por conta própria.

Como usar texto para coluna no Excel

Outro recurso simples é o Text to Column do Excel, que permite dividir valores rapidamente. Esse recurso foi adicionado ao Excel 2007, por isso já existe há muito tempo. É rápido, mas substituirá os valores originais. Quando precisar manter esse valor intacto, trabalhe com uma cópia, que é o que faremos. Usaremos o caractere de hífen como delimitador, o que significa que esse recurso precisará de três colunas — três segmentos, três colunas. Por exemplo, esse recurso dividirá 101-T-AT em três valores separados, 101, T e AT.

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Primeiro, insira três colunas entre o departamento e a coluna flash. Você pode estar se perguntando por que não comecei com esta solução, tornando desnecessário se preocupar com a inserção de colunas. Eu fiz isso de propósito especificamente por esse motivo: Você precisa saber que esse recurso precisa de colunas vazias à direita para extrair os segmentos delimitados.

Em seguida, copie os valores do departamento para a primeira nova coluna à direita. Agora, vamos usar Text to Column da seguinte forma:

1. Selecione F3:F13—os dados que você deseja dividir.
2. Na guia Dados, clique em Texto para Colunas no grupo Ferramentas de Dados.
3. No primeiro , não faça nada além de clicar em Avançar. Queremos dividir usando delimitadores.
4. No próximo , clique em Outro e insira , conforme mostrado em Figura B. Certifique-se de desmarcar quaisquer outras opções marcadas. A visualização de dados mostra como os dados serão divididos, para que você possa verificar suas escolhas. Clique em Concluir. Se você clicar em Avançar, não altere nada no próximo antes de clicar em Avançar para chegar ao último e clique em Concluir.

Figura B

Figura C mostra os resultados da divisão. Você não precisa das duas primeiras colunas, portanto, pode excluí-las. Também não importa que os primeiros valores na coluna F não estejam formatados corretamente. Neste ponto, você pode classificar pelos resultados do recurso Text to Column na coluna G (depois de excluir as outras duas colunas).

Figura C

Se você estiver trabalhando na versão de menu (.xls), Flash Fill e Text to Column não são ados, mas você pode usar uma função.

Como usar a função RIGHT() no Excel

A função RIGHT() do Excel extrai caracteres da direita de um valor de string usando a sintaxe

DIREITA(texto, [num_chars])

onde o texto é obrigatório e identifica a string da qual você deseja extrair caracteres. O opcional num_chars especifica quantos caracteres extrair e deve ser maior ou igual a 0. Se você omitir este argumento, RIGHT() extrairá apenas um caractere.

Agora, vamos usar a função RIGHT() do Excel para extrair os dois últimos caracteres de cada valor. Para fazer isso, digite =DIREITO([@Department],2) em H3 e copie para as células restantes. Como você pode ver em Figura D, a função retorna os dois últimos caracteres. Observe também que a função usa referência estruturada porque os dados são armazenados em uma tabela. Se você estiver trabalhando com um intervalo de dados, insira a função =RIGHT(H3:H14,2).

Figura D

Esses três primeiros métodos funcionam em uma planilha do Excel. Agora vamos ver um método para o Power Query.

Como usar o Power Query no Excel

Com o Power Query você a e remodela os dados. A verdade é que você não precisa do Power Query para fazer esse trabalho. No entanto, se você estiver colaborando ou trabalhando com o Power BI, convém usar o Power Query para preparar os dados. Se esta for sua primeira experiência com o Power Query, não se preocupe, é mais fácil de usar do que você imagina.

No Excel 2016 e posterior, o o ao Power Query faz parte da interface do usuário. Versões anteriores têm o por meio de um suplemento. Não é compatível com a versão do menu (.xls).

Para começar, carregue os dados no Power Query da seguinte forma:

1. Clique em qualquer lugar dentro da Tabela. Se seus dados ainda não forem um objeto Tabela, o Power Query solicitará que você os converta. Você deve fazer isso para trabalhar com o Power Query.
2. Clique na guia Dados.
3. No grupo Obter e Transformar Dados, clique em Da Tabela/Intervalo. Fazê-lo vai abrir o Power Query com seus dados.
4. Clique na célula do cabeçalho do Departamento para selecionar essa coluna.
5. Clique na guia Adicionar coluna.
6. Clique em Extrair no grupo Do texto e escolha Últimos caracteres no menu suspenso (Figura E).

Figura E

7. Digite 2, o número de caracteres a serem extraídos (Figura F) e clique em OK.

Figura F

Figura G mostra os resultados.

Figura G

Agora você tem uma coluna dos caracteres de classificação pelos quais você pode classificar. Para retornar os novos valores ao Excel, para que você possa trabalhar com eles no nível da planilha, clique em Fechar e carregar no grupo Fechar na guia Arquivo. Você pode ver a nova tabela em Figura H. Mesmo que você não precise do Power Query agora, é bom saber como realizar tarefas simples usando-o.

Figura H

Ao extrair caracteres de uma string, por qualquer motivo, um desses quatro métodos deve fazer o trabalho.