30 coisas que você nunca deve fazer no Microsoft Office (PDF grátis)

Maus hábitos ou falta de experiência com determinados recursos do Office podem levar a muita confusão e retrabalho demorado. Este e-book oferece algumas maneiras fáceis de evitar essas dores de cabeça, evitando erros comuns no Word, Excel e Outlook.

Do e-book:

Dominar o Excel exige um pouco de experiência e paciência, mas é fácil cometer erros, mesmo que você o use há muito tempo. Às vezes, as escolhas parecem uma ideia brilhante – até que não são, e os problemas resultantes são difíceis de solucionar. Neste artigo, compartilho 10 maneiras de evitar ações que parecem boas… na hora.

Aqui estão 10 coisas que você nunca deve fazer no Excel.

Confie em vários links
Links entre duas pastas de trabalho são comuns e úteis. Mas vários links em que os valores na pasta de trabalho1 dependem dos valores na pasta de trabalho2, que vincula à pasta de trabalho3 e assim por diante, são difíceis de gerenciar e instáveis. Os usuários se esquecem de fechar os arquivos e, às vezes, até os movem. Se você for a única pessoa que trabalha com essas pastas de trabalho vinculadas, talvez não tenha problemas, mas se outros usuários as estiverem revisando e modificando, você está procurando problemas. Se você realmente precisa de tantos links, considere um novo design.

Destruir dados
Às vezes, os usuários usam a mesma planilha para novos dados, substituindo os dados existentes. Por exemplo, você pode inserir os números de vendas desta semana sobre os da semana ada, destruindo os dados da semana ada. A curto prazo, esse processo parece inocente o suficiente, mas se os dados são importantes o suficiente para serem registrados, provavelmente são importantes o suficiente para serem mantidos, pelo menos por um tempo. Em vez de substituir os dados existentes, use um modelo para inserir novos dados e nomeie a planilha ou o arquivo adequadamente. Mantenha seus dados intactos para que você possa consultá-los e avaliá-los mais tarde, além de sua vida útil aparentemente curta.

Confie nas configurações padrão
Os padrões do Excel podem ser adequados para alguns ou até mesmo para a maioria dos usuários, mas se você estiver redefinindo as coisas toda vez que iniciar um novo arquivo de pasta de trabalho, pare. Em vez disso, abra uma pasta de trabalho em branco, altere essas configurações e salve o arquivo como um modelo. Em seguida, baseie novos arquivos de pasta de trabalho no modelo em vez do modelo interno do Excel. Ou altere a pasta de trabalho padrão.