Como fazer com que os subtotais do Excel se destaquem rapidamente dos dados

O recurso Subtotal do Microsoft Excel calcula subtotais e um total geral para dados colunares, mas isso não é tudo. Esse recurso do Excel a 11 processos de cálculo: soma, contagem, média, máximo, mínimo, produto, número de contagem e muito mais. A boa notícia é que o recurso Subtotal do Excel requer muito pouca configuração – em menos de um minuto, você pode transformar um problema bastante complexo em resultados. Infelizmente, há pouca formatação escassa. Neste tutorial do Excel, mostrarei como executar subtotais em um conjunto de dados simples e, em seguida, aplicar rapidamente a formatação que fará com que esses totais realmente se destaquem.

CONSULTE: Política de Instalação de Software (TechRepublic)

Se você não estiver familiarizado com o recurso Subtotal do Excel, leia Como usar o recurso Subtotal do Excel, mais de 10 dicas para trabalhar com o recurso Subtotal do Excel e Como usar um formato condicional para destacar linhas de subtotal no Excel. No entanto, você poderá seguir as etapas deste artigo sem conhecimento prévio do recurso Excel.

Estou usando o Microsoft 365 em um sistema Windows 10 de 64 bits, mas você pode usar uma versão anterior. Eu recomendo que você adie a atualização para o Windows 11 até que todos os problemas sejam resolvidos. Esse recurso do Excel está disponível apenas nas versões da faixa de opções (.xlsx). Para sua conveniência, você pode baixar o arquivo .xlsx de demonstração.

Isenções de responsabilidade para quando você usa o recurso Subtotal do Excel

Consistência é a palavra do dia ao usar o recurso Subtotal do Excel. As colunas que você usa para gerar os subtotais devem conter dados consistentes. Por exemplo, se uma coluna de departamento contiver valores inconsistentes, como H&R e RH, esse recurso não retornará os resultados corretos. Em vez de avaliar H&R e RH como um grupo, ele os avaliará como dois e, se você não entender, poderá ar informações erradas.

A próxima questão importante é que você deve classificar os dados antes de aplicar o recurso Subtotal. Se você estiver subtotalizando as horas faturáveis ​​para cada departamento, deverá classificar primeiro pelos departamentos. Dessa forma, os grupos já estão no lugar antes de você ar para o Subtotal.

Uma execução simples do recurso Subtotal do Excel

Os dados em Figura A é um intervalo de dados e não um objeto Table. Isso porque, por enquanto, não é possível executar o recurso Subtotal nos dados de um objeto Tabela. Agora, vamos aplicar Subtotal para retornar um subtotal para os valores da fatura de cada fornecedor.

Figura A

Primeiro, classifique o intervalo de dados, se necessário, pelo fornecedor. Como você pode ver, o nosso já está agrupado por fornecedor. Se você estiver aplicando isso ao seu próprio trabalho, convém classificar agora. Com os dados classificados pelo grupo de fornecedores – neste caso, esse é o fornecedor – você está pronto para aplicar o recurso Subtotal:

Clique em qualquer célula dentro do intervalo de dados e clique na guia Dados.

No grupo Esquema (na extrema direita), clique em Subtotal.

A caixa de diálogo resultante tenta antecipar suas necessidades. Pode ou não estar correto. Na lista suspensa At Each Change In, escolha Vendor — esse é o grupo. Na lista suspensa Usar função, escolha Soma. Existem muitas outras opções para escolher embora. Na lista Adicionar subtotal a, marque apenas Valor da fatura (Figura A). Queremos apenas somar os valores das faturas para cada fornecedor. Para confirmar, clique em OK para ver os resultados em Figura B.

Figura B

Como você pode ver, os subtotais das faturas de cada fornecedor não se destacam. Felizmente, alguns truques rápidos de formatação farão com que eles se destaquem, alto e claro.

Como formatar subtotais no Excel

O que esta lista precisa é de alguma formatação para destacar esses subtotais de fornecedores. À esquerda, você pode ver os três níveis de agrupamento: 1, 2 e 3. Para mostrar apenas os subtotais, clique no botão 2, que exibirá três linhas: duas linhas de subtotais de fornecedores e uma linha de total geral.

Neste ponto, qualquer formatação que você adicionar às linhas de subtotalização será aplicada a essas linhas e às linhas ocultas, e não é isso que você deseja. Felizmente, podemos usar a opção Visible Cells Only para formatar apenas as três linhas visíveis quando você clicar no botão 2. Se você pular esta etapa, o Excel selecionará todas as células visíveis na planilha.

Para aplicar esta opção, faça o seguinte:

Selecione os valores na coluna C—você deseja formatar os valores de subtotal da fatura (C14:C35, que inclui as linhas ocultas).

Clique na guia Início, clique em Localizar e Selecionar no grupo Edição e clique em Ir para na lista suspensa resultante.

Na caixa de diálogo resultante, clique no botão Especial (canto inferior esquerdo).

Na próxima caixa de diálogo, clique na opção Visible Cells Only (Figura C) e clique em OK.

Figura C

Com a seleção atual, clique em Negrito no grupo Fonte na guia Início.

Selecione os dois subtotais e repita as etapas 2 a 4 para escolher apenas as células visíveis.

Em seguida, clique no Iniciador de Diálogo do grupo Fonte para ar mais opções.

Na caixa de diálogo resultante, clique na guia Fonte e escolha Contabilidade única no menu suspenso Sublinhado e clique em OK. Fazê-lo vai exibir um único sublinhado nas células do subtotal.

Selecione o valor total geral e aplique um sublinhado de conta dupla da mesma maneira (Figura D).

Figura D

Se você clicar no botão 3, poderá ver os novos formatos, conforme mostrado na Figura E. Se alguns dos valores originais estiverem em negrito ou sublinhado, pressione Ctrl + Z e repita as instruções acima, lembrando de selecionar a opção Visible Cells Only.

Figura E

Você pode parar por aqui, mas talvez queira que o subtotal e o total geral se destaquem um pouco mais movendo-os para a direita em uma coluna própria.

Se você clicou no botão 3, clique no botão 2 para recolher os dados e faça o seguinte:

Selecione apenas as células visíveis como você fez antes, lembrando de selecionar primeiro C13:C35. Lembre-se, existem linhas ocultas nesse intervalo. Não pule esta etapa!

Para deslocar esses três valores para a direita, clique na guia Início.

No grupo Células, clique na opção Inserir e escolha Inserir Células.

Os valores padrão, mostrados em Figura F é a opção certa, então clique em OK.

Figura F

Repita as etapas novamente, mas os valores agora estão na coluna D (D13:D35).

Para ver os resultados formatados, clique no botão 3. Os valores de subtotais e totais gerais realmente se destacam agora, conforme mostrado em Figura G. Você pode continuar a aplicar mais formatação, mas isso parece fazer o trabalho para esse conjunto de subtotais específico.

Figura G

Os únicos contras do Subtotal do Excel

A formatação aplicada é temporária. É ótimo para uma impressão rápida, mas não gruda. Se você remover os subtotais e reaplicar o recurso, terá que reaplicar a formatação. Se você quiser algo mais permanente, leia Como usar um formato condicional para destacar linhas de subtotal no Excel.

Antes de fazer qualquer coisa com os subtotais, lembre-se de aplicar a opção Visible Cells Only. Se você esquecer, o Excel também aplicará o formato a todas as células de dados. Pode ser frustrante, mas lembre-se, Ctrl+Z irá desfazer os erros rapidamente para que você possa tentar novamente.