A maioria dos escritórios permitiu que seus funcionários trabalhassem em casa devido à disseminação da pandemia de coronavírus. Todas as principais reuniões e discussões do escritório são realizadas por meio de aplicativos de videoconferência.
No momento, a videoconferência é a melhor maneira de permanecer conectado aos seus colegas e compartilhar rapidamente qualquer informação importante. No entanto, você precisa se certificar de algumas coisas antes de iniciar uma vídeo chamada para aproveitar ao máximo.
Outras coisas a fazer enquanto estiver em casa:
Aqui estão algumas dicas e truques para tornar sua videochamada produtiva e impactante.
1. Use o melhor aplicativo de videoconferência
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Você deve estar ciente de que para ter uma videoconferência produtiva, você deve escolher o aplicativo com sabedoria. Você pode consultar nossa lista das melhores aplicações de videoconferência e escolher a mais adequada de acordo com seus requisitos.
Um aplicativo de videoconferência adequado deve ter uma interface fácil de usar e funções básicas como compartilhamento de tela, janela de bate-papo etc. Além disso, verifique se você está usando a versão mais recente de um aplicativo de videoconferência, pois você pode perder alguns recursos interessantes e correções de erros presentes na versão atualizada do aplicativo.
2. Conexão estável à Internet
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Uma boa conexão de rede não é um luxo, mas uma necessidade quando você precisa participar ou realizar uma reunião profissional. Uma conexão de Internet de baixa largura de banda pode causar distúrbios visuais e degradar a qualidade do áudio. Isso acabará resultando em má comunicação e afetará também a produtividade da reunião.
3. Familiarize-se com as funções do aplicativo de videoconferência
Antes de iniciar uma chamada de reunião ou ingressar em uma videoconferência, verifique se você está familiarizado com a operação básica do aplicativo. Ter o conhecimento certo sobre como o aplicativo funciona economizará tempo durante a videoconferência e facilitará as coisas para você.
Por exemplo, você precisa saber como silenciar ou ativar uma chamada, os atalhos de teclado necessários e como usar recursos como compartilhamento de tela no aplicativo.
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4. Compartilhe o plano com a equipe com antecedência.
É essencial que seus colegas saibam o objetivo da reunião antes que ela comece. Portanto, o compartilhamento de um plano antes do início da reunião garantirá que as pessoas que participarão da reunião saibam o motivo por trás dela.
Você pode compartilhar o plano em formato PDF ou documento por email ou qualquer aplicativo de mensagens instantâneas.
5. A pontualidade é a chave do sucesso.
A pontualidade desempenha um papel importante em uma videoconferência. A maioria dos participantes está bem informada a tempo sobre qualquer reunião agendada. Você deve tentar participar de uma videoconferência antes do horário mencionado, caso contrário, isso também atrasará a programação de outros participantes.
Você também precisa limpar a lente da câmera do seu laptop, webcam ou dispositivo móvel antes de participar de uma reunião, pois qualquer sujeira na lente pode arruinar o show.
Bem, se você estiver usando Zoom Meetings para videoconferência, você não precisa se preocupar com o plano de fundo, pois pode usar vários planos de fundo diferentes disponíveis no aplicativo. O Microsoft Teams também adicionou um recurso semelhante que permite alterar seu plano de fundo.
Além disso, você também pode adicionar planos de fundo personalizados no Zoom Meetings, que podem ajudá-lo a personalizar sua tela de videochamada de acordo com suas escolhas.
Outro ponto importante é que, se você participar de uma reunião profissional por meio do smartphone, mude para o modo silencioso. As notificações de chamadas ou mensagens podem causar muitos problemas em uma videoconferência.
6. Eliminar distrações
Certifique-se de que, assim que estiver pronto para a videoconferência, o plano de fundo não contenha nada que possa chamar a atenção dos participantes. Você deve remover quaisquer obstáculos no quadro da câmera antes de iniciar ou ingressar em uma reunião.
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7. Use a iluminação certa
Quando você vai fazer uma vídeo chamada, é necessário verificar se está na iluminação adequada. Uma luz brilhante no fundo pode confundir sua webcam e torná-la mais escura no vídeo.
Você também deve cuidar do ângulo e da postura da câmera enquanto assiste a uma videoconferência. A câmera deve ser mantida em uma posição adequada para que os participantes possam ver seu rosto. Sua postura ao participar de uma reunião define sua atenção; portanto, evite sentar-se ou deitar-se durante uma vídeo chamada e tente sentar-se ereto e parecer enérgico.
8. Vista-se adequadamente
Se você precisar participar de uma reunião em seu escritório, não estará de bermuda e camiseta. A mesma regra se aplica a uma videoconferência, e você deve se vestir adequadamente antes de participar de uma videoconferência, pois seu chefe pode não gostar da sua camisa multicolorida.
9. Use as tags de videoconferência apropriadas
Seja na vida real ou em uma videoconferência, os rótulos são muito necessários. Existem várias regras que você deve seguir durante uma videoconferência para ser profissional e produtivo.
Primeiro, se a reunião deve ser gravada, todos os participantes devem ser informados antes do início. Dessa forma, eles podem evitar ter uma conversa pessoal quando ingressarem na reunião.
Outra coisa importante a lembrar é que todos os participantes, exceto aquele que está falando, devem silenciar o microfone para que não haja desconforto. Qualquer interrupção também pode enganar o falante e outros ouvintes.
10. Os fusos horários são importantes!
Pode acontecer que você e seu cliente pertençam a diferentes países e fusos horários. Algumas pessoas podem seguir o conceito de horário de verão (DST), o que aumenta mais a confusão.
Você deve considerar os fusos horários antes de organizar uma reunião ou enviar convites para o calendário, pois o horário também deve ser adequado para outros participantes. Fusos horários incorretos podem causar muito caos e isso também prejudicará sua produtividade.
Você pode seguir as dicas e truques mencionados acima para tornar suas reuniões mais produtivas. Essas são dicas gerais que melhorarão a experiência das pessoas que trabalham em casa devido à disseminação da pandemia de coronavírus.
