Como adicionar seu calendário ao e-mail de saída no Microsoft Outlook

Você pode compartilhar seu calendário do Microsoft Outlook com pessoas dentro e fora de sua organização.

Você já ou muito tempo deixando mensagens de voz ou enviando vários e-mails tentando escolher um horário para se encontrar com alguém? No momento em que você escolhe um bom momento para você, a outra pessoa já agendou esse horário com outra pessoa. É tedioso e inútil, porque você pode realmente enviar seu calendário do Microsoft Outlook para alguém de fora da sua organização, e o destinatário não precisa usar o Outlook para visualizar seu calendário.

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Neste tutorial, mostrarei várias maneiras de ajustar sua disponibilidade ao enviar seu calendário para alguém fora de sua organização. Dessa forma, o destinatário vê apenas o que você deseja que ele veja. Esta não é uma alternativa para compartilhar seu calendário com alguém em sua organização. No entanto, se essa opção estiver ausente ou temporariamente indisponível, você pode enviar o calendário por e-mail.

Estou usando a área de trabalho do Microsoft 365 em um sistema Windows 10 de 64 bits, mas você pode usar versões mais antigas. Não há arquivo de demonstração, porque você não precisará de um.

Como adicionar seu calendário a um email no Outlook

A primeira etapa para enviar seu calendário para alguém de fora da sua organização é criar um e-mail e anexar seu calendário.

Você não vai acreditar como isso é simples: abra um novo e-mail em branco para iniciar o contato ou abra um e-mail existente da pessoa que você deseja encontrar para responder. Preencha os campos apropriados, como o endereço de e-mail e o assunto. Quando estiver pronto para anexar seu calendário, clique na guia Inserir. Clique em Calendário no grupo Incluir.

Figura A mostra a caixa de diálogo resultante. Você pode aceitar todas as configurações padrão, mas provavelmente não desejará fazê-lo.

Figura A

Como enviar por email um calendário específico no Outlook

A primeira opção é uma lista suspensa que exibe todos os seus calendários. Como você pode ver em Figura B, eu tenho o calendário padrão do Outlook e um usando meu nome — esse é o que quero enviar. Você pode ter apenas uma conta de e-mail ou várias, portanto, tenha cuidado para enviar o calendário apropriado.

Figura B

Como definir um intervalo de datas para o calendário no Outlook

A segunda lista suspensa permite determinar as datas do calendário que você deseja enviar. Existem várias opções aqui, como você pode ver em Figura C.

Figura C

Hoje é o padrão, mas há outras opções, incluindo Especificar datas. Ao escolher esta última opção, o Outlook exibe dois controles de data: Início e Fim. Use esses dois controles para enviar um período de tempo personalizado, conforme mostrado em Figura D.

Observe que o padrão do controle End é um mês após o mês atual. Certifique-se de selecionar o mês correto — não assuma que é o mesmo mês no controle Iniciar.

Figura D

Como escolher os detalhes do calendário enviados no Outlook

A próxima opção permite determinar o que o destinatário verá em seu calendário. Como você pode ver em Figura Evocê pode enviar tudo apenas para horários disponíveis.

Enviar seu calendário completo, a menos que solicitado, provavelmente não é uma boa ideia. Não apenas mostra tudo, incluindo compromissos particulares, mas sobrecarrega o destinatário.

Figura E

Na maioria das vezes, você escolherá Somente disponibilidade. Fazê-lo vai enviar os horários de abertura dentro do período de tempo que você escolheu anteriormente (Figura D).

Depois de escolher a opção Detalhes, marque a opção Mostrar horário apenas dentro do meu horário de trabalho, mostrada na Figura Fa menos que você queira estar disponível a qualquer momento.

Se você sabe que seu horário de trabalho está definido corretamente, pode pular a próxima opção. Se você quiser verificá-los, ou mesmo alterá-los, apenas para este destinatário, clique no link Definir horário de trabalho. Na caixa de diálogo resultante, você pode definir ou alterar as configurações atuais de horário de trabalho.

Figura F

Como incluir itens e anexos privados no Outlook

Figura G mostra três configurações avançadas. Eles são autoexplicativos, mas o item privado requer um aviso. Ele enviará todos os itens privados dentro do prazo que você está enviando, portanto, tenha muito cuidado ao verificar este item.

Figura G

O último item permite determinar o formato do calendário. O padrão, Lista de Eventos, envia um calendário visual mais simples, conforme mostrado em Figura H. Como você pode ver, o resto do mês está aberto.

Figura H

Antes de enviar seu calendário, dê uma boa olhada nos eventos listados. Um cliente em potencial não precisa saber que você está se reunindo com um concorrente durante o mesmo período, portanto, tenha cuidado.

Enviar seu calendário para alguém de fora da sua organização é uma tarefa fácil e as opções do Microsoft Outlook permitem determinar a quantidade de informações que o destinatário vê.