Nota: O seguinte artigo irá ajudá-lo com: Como analisar dados no Microsoft Excel
Se você trabalha com dados importados ou estrangeiros no Microsoft Excel, é provável que precise limpar um pouco os dados antes de poder usá-los. Talvez seja necessário remover espaços no início ou no final dos valores ou reformatar uma coluna de valores de texto para números ou vice-versa. Também é comum analisar valores quando uma coluna armazena mais de um valor.
Um bom exemplo disso são os nomes. Muitas vezes, você encontrará o nome inteiro em uma única coluna e isso dificulta o trabalho com esses valores. Neste tutorial, mostrarei duas maneiras rápidas de analisar dados usando os recursos Flash Fill e Power Query do Excel.
Estou usando o Microsoft 365 em um sistema Windows 10 de 64 bits. Você pode usar funções de string em versões mais antigas, incluindo o formato de menu .xls. O Flash Fill está disponível no Excel 2013 e posterior, e o Power Query está disponível no Excel 2010 e posterior. Além disso, o Excel para a Web oferece e ao Flash Fill. Você também pode abrir consultas existentes do Power Query no Excel na Web, mas não pode criá-las na edição do navegador. Baixe os arquivos de demonstração.
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Como analisar usando funções de string do Microsoft Excel
Antes do Flash Fill, a maioria das análises exigia a combinação de funções de string como RIGHT(), LEFT(), MID(), FIND() e LEN(). Por exemplo, a expressão na coluna D de Figura A.
=SEERRO(DIREITO(B3,LEN(B3)-SEERRO(FIND(” “,B3,FIND(” “,B3)+1),FIND(” “,B3))),B3)
A expressão acima retorna o sobrenome dos valores na coluna B. IFERROR() trata o erro quando não há um segundo espaço. Felizmente, nossos valores de nome são consistentes em formato, mas isso nem sempre será o caso. Mesmo que IFERROR() seja removido, ainda é uma expressão complexa e tediosa para trabalhar.
O Flash Fill pode concluir muitas tarefas de análise em versões mais recentes do Microsoft Excel.
Como usar o Flash Fill para analisar dados no Microsoft Excel
O recurso Flash Fill do Excel existe desde o Excel 2013, então você pode estar familiarizado com ele. Ao usá-lo para analisar, insira o primeiro valor na coluna de destino, para que o Excel possa avaliar o padrão. Às vezes, o Flash Fill requer apenas um valor. Como nossos dados são consistentes, essa tarefa de análise será fácil.
Vamos usar o Flash Fill para analisar os sobrenomes dos valores de nome na coluna B.
Primeiro, entre em C3 e pressione Ctrl + Enter. Muito provavelmente, o Flash Fill não preencherá a coluna.
Em seguida, insira os primeiros caracteres em Smyth, conforme mostrado em Figura B. Como você pode ver, o Flash Fill agora tem o padrão e se oferece para preencher a coluna inteira.
Pressione Enter para preencher as células restantes, conforme mostrado em Figura C.
O Flash Fill do Excel é muito mais rápido e fácil do que combinar funções de string. Mesmo quando os dados não são consistentes, esse recurso faz um bom trabalho ao encontrar o padrão.
Excel para a Web oferece e ao preenchimento de Flash. Procure-o na guia Dados. Em vez de pressionar Ctrl + Enter, clique em Flash Fill no grupo Data Tools.
VEJA: 6 maneiras de economizar tempo usando o Flash Fill no Microsoft Excel (TechRepublic)
Como usar o Power Query para analisar dados no Microsoft Excel
O Power Query está disponível para usuários do Microsoft Excel 2010 e posterior. Seu objetivo é recuperar e limpar dados, mas está cheio de recursos que podem fazer muito mais. Usando o Power Query, adicionaremos uma coluna e analisaremos os sobrenomes nessa coluna.
Primeiro, precisamos carregar os dados no Power Query da seguinte maneira:
- Clique em qualquer lugar dentro da tabela que você deseja carregar no Power Query.
- Clique na guia Dados.
- No grupo Obter e Transformar Dados, clique em Da Tabela/Intervalo.
- Se você não formatou os dados como uma Tabela, o Power Query solicitará que você faça isso. A tabela de demonstração é TablePersonnel. Você não precisa nomear a Tabela, mas uma Tabela nomeada é um pouco mais fácil de trabalhar.
Figura D mostra TablePersonnel no Power Query.
Quando os dados estiverem no Power Query, adicione uma coluna com base na coluna Pessoal.
Primeiro, clique no cabeçalho Pessoal para selecionar a coluna e clique na guia Adicionar Coluna.
No Grupo Geral, escolha Da Seleção na lista suspensa Coluna De Exemplos (Figura E). O Power Query adiciona uma nova coluna em branco. Para inserir os novos valores de sobrenome para esta coluna, usaremos a própria versão do Flash Fill do Power Query.
Na primeira célula da nova coluna, Coluna 1, digite (Figura F). O Power Query responde oferecendo um conjunto de valores de sobrenome para a coluna inteira. Olhe-os um pouco. Se não estiverem corretos, digite outro sobrenome. No entanto, o Power Query retorna a lista correta com apenas um nome para definir o padrão para nossos dados.
Clique em OK para criar e preencher a nova coluna com sobrenomes, conforme mostrado em Figura G.
Tudo o que resta a fazer é salvar os dados modificados no Microsoft Excel, da seguinte maneira:
- Clique na guia Início.
- No grupo Fechar, clique em Fechar e carregar na lista suspensa Fechar e carregar.
Figura H mostra os sobrenomes analisados em uma planilha do Excel. O Power Query usa o nome TablePersonnel para nomear a nova planilha. Neste ponto, você pode renomear a nova coluna. Você também pode fazer isso no Power Query antes de salvar os dados.
O Flash Fill foi definitivamente mais rápido, mas conhecer o método Power Query ajudará quando você já estiver trabalhando com dados no Power Query.
