Como classificar dados por várias colunas no Excel

A classificação é uma das tarefas mais fáceis do Microsoft Excel. Clique; Você Terminou! Pelo menos até que você precise classificar por várias colunas. Para esta tarefa de classificação, você precisará de uma classificação personalizada. Aqui está como.

As classificações são uma tarefa simples no Microsoft Excel se tudo o que você precisa é de uma classificação crescente ou decrescente. O Excel é inteligente o suficiente para interpretar o intervalo de dados. Nem todos os tipos são tão fáceis. Felizmente, o Excel oferece dois tipos de classificação personalizada: por termos irregulares e por várias colunas. O artigo recente, Como criar uma classificação personalizada quando uma classificação regular não funcionará no Excel, mostra como criar uma lista exclusiva de elementos de classificação, como segunda-feira, terça-feira e assim por diante, ou pequeno, médio e grande. Neste artigo, mostrarei como classificar por várias colunas. Por exemplo, você pode querer classificar uma folha de vendas por pessoal e depois por região. O resultado final agrupa o pessoal e, em seguida, agrupa cada um desses grupos por região.

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Há duas maneiras de iniciar uma classificação personalizada:

• Na guia Início, clique em Classificar no grupo Edição e clique em Classificação Personalizada.
• Na guia Dados, clique em Classificar na seção Classificar & Grupo de filtros.

Por favor, use o que você preferir ao longo do artigo.

Estou usando o Microsoft 365 em um sistema Windows 10 de 64 bits, mas você pode usar versões mais antigas. Para sua conveniência, você pode baixar os arquivos de demonstração .xlsx e .xls. O Excel Online oferece e à classificação por várias colunas.

Como ordenar por duas colunas

Agrupar é uma tarefa comum de banco de dados e classificar por várias colunas é essencialmente a mesma coisa. Você tem uma classificação primária em uma coluna específica e, em seguida, uma classificação secundária nos resultados da classificação primária. Você também não está limitado a duas colunas, mas manteremos os exemplos simples.

Figura A mostra um conjunto de dados simples de dados de vendas para várias pessoas e as respectivas regiões para cada registro. Vamos supor que você queira revisar o total de comissões por pessoal discriminadas por regiões. Esse requisito precisará de uma classificação por várias colunas; a classificação primária estará na coluna Pessoal e a classificação secundária estará na coluna Região.

Figura A

Você pode classificar por pessoal ou região, mas usando apenas as opções de classificação, você não pode classificar por ambos. Nesse caso, você precisa criar uma classificação personalizada da seguinte maneira:

1. Clique em qualquer lugar dentro do conjunto de dados, de preferência na coluna Pessoal, mas isso não é necessário.
2. No grupo Edição (na guia Página inicial), clique no botão Classificar & Opção de filtro e escolha Classificação personalizada na lista suspensa.
3. Se você clicou dentro da coluna Pessoal, a primeira configuração Classificar por na caixa de diálogo de resultado deve ser Pessoal. Se não, escolha Pessoal agora. As opções Sort On e Order devem ser definidas para Cell Values ​​e A To Z, respectivamente, porque essas são as configurações padrão. Se necessário, faça alterações.
4. Neste ponto, você satisfez a classificação primária. Para construir a classificação secundária, clique na opção Adicionar Nível.
5. Na lista suspensa Then By, escolha Region. Novamente, as colunas Sort On e Order devem ser definidas para os padrões, Cell Values ​​e A To Z (Figura A).
6. Agora você tem ambas as colunas de classificação definidas, então clique em OK para executar a classificação.

Como você pode ver em Figura B, o Excel agrupa os nomes na coluna Pessoal em ordem alfabética crescente. Em seguida, as regiões são classificadas dentro de cada grupo de nomes. James tem três regiões, Noroeste Central e Sudoeste. Então, desça para Martha e Rosa. Seus grupos de regiões são os mesmos, Noroeste e Sudoeste.

Figura B

Este tipo foi bastante fácil. Existem apenas duas colunas e elas são contíguas. Vamos complicar um pouco os requisitos com um segundo exemplo.

Como adicionar uma terceira coluna para classificar no Excel

Há muito poucas datas repetidas, mas há alguns meses repetidos. Vamos criar uma nova classificação personalizada em três colunas: Data, Pessoal e Região. Para fazer isso, primeiro teremos que adicionar uma coluna auxiliar—uma que retorne o mês. Para isso, insira uma coluna entre Data e Valor, insira a seguinte função em C3 e copie-a para as células restantes:

=Mês(B3)

=Mês([@Date]) (se você estiver usando um objeto Table)

Em seguida, defina o formato para Geral. Fazê-lo vai exibir valores que representam o mês. Por exemplo, 1 é janeiro, 4 é abril, 10 é outubro e assim por diante. Agora, vamos configurar uma nova classificação personalizada:

1. Clique em qualquer lugar dentro do conjunto de dados, de preferência na coluna Data, mas isso não é necessário.
2. No grupo Edição (na guia Página inicial), clique no botão Classificar & Opção de filtro e escolha Classificação personalizada na lista suspensa.
3. Se você clicou dentro da coluna Data, a primeira configuração Classificar por na caixa de diálogo de resultado deve ser Data. Se você não fez isso antes, escolha Data agora. As opções Sort On e Order devem ser definidas para Cell Values ​​e Oldest to Newest, respectivamente. Se necessário, faça essas alterações.
4. Neste ponto, você satisfez a classificação primária. Para construir a classificação secundária, clique na opção Adicionar Nível.
5. Na lista suspensa Então por, escolha Pessoal. Novamente, as colunas Classificar em e Ordem devem ser definidas para os padrões, Valores da célula e A a Z.
6. Clique em Adicionar nível, escolha Região no menu suspenso Então por (Figura C) e clique em OK para executar a classificação.

Figura C

Como você pode ver em Figura D, 31 de janeiro é o primeiro grupo de datas. James é a única pessoa com uma venda em janeiro, mas ele tem duas e as regiões estão classificadas em ordem alfabética. Luke e Martha são classificados no grupo de 28 de fevereiro e ambos têm uma região, Noroeste.

Figura D

O conjunto de dados é simples de propósito para que você possa discernir facilmente os diferentes grupos como resultado das várias classificações de colunas. Para cada grupo, basta adicionar um novo nível de classificação.