Quando você liga para um número de telefone da empresa, geralmente é recebido com uma saudação automática do correio de voz que o orienta na agenda e nas próximas etapas.
Essa saudação do correio de voz faz com que sua pequena empresa pareça profissional e pode ajudar a aumentar as vendas e a satisfação do cliente.
Neste artigo, mostraremos como configurar uma saudação de correio de voz para sua loja online, empresa ou blog. Também mostraremos os melhores exemplos de saudação de correio de voz que você pode usar como modelo.
Por que a saudação do correio de voz é importante para a sua empresa?
Mais de 88% das pesquisas locais em dispositivos móveis terminam em uma ligação telefônica. Principalmente graças aos botões inteligentes de clique para ligar que aparecem nos resultados de pesquisa local do Google.
Para muitas pequenas empresas, talvez não seja possível atender todas as chamadas imediatamente. Às vezes, os clientes podem ligar após o horário comercial e você pode estar ocupado ou não ter funcionários disponíveis no momento.
É aqui que entra a sua saudação do correio de voz.
Para muitos clientes, este será o primeiro contato com sua empresa. Se você não configurar uma saudação para o correio de voz, poderá perder um cliente com seu concorrente.
Por outro lado, não receber a saudação do correio de voz corretamente também pode ter sérias conseqüências. Os clientes podem desligar, não seguir ou simplesmente se comunicar com seus concorrentes.
Com isso dito, vamos dar uma olhada em como configurar adequadamente a saudação do correio de voz para o seu negócio on-line.
A melhor maneira de configurar uma saudação de correio de voz
Os proprietários de pequenas empresas geralmente usam um número de telefone fixo ou celular para gerenciar chamadas. Embora possa fazer o trabalho, ele não permite gerenciar adequadamente as chamadas comerciais ou configurar uma saudação automatizada eficaz do correio de voz.
A melhor maneira de gerenciar chamadas comerciais é através do uso de um serviço telefônico comercial. Muitas pequenas empresas usam um número de telefone virtual, pois isso permite gerenciar com eficiência as chamadas comerciais sem sacrificar sua privacidade.
Ao contrário de um número de telefone fixo ou celular, ele usa a Internet para gerenciar chamadas. O termo oficial para essa tecnologia é chamado serviço telefônico comercial VoIP (Voice over Internet Protocol).
O uso de um serviço telefônico comercial oferece as seguintes vantagens sobre telefones fixos e celulares.
Recomendamos o uso do Nextiva, pois é o melhor fornecedor de serviços de telefonia comercial do mercado. Eles oferecem um conjunto completo de funções com um de istração baseado na Web e aplicativos fáceis de usar para o seu telefone.
Utilizamos a Nextiva em nossos negócios para gerenciar chamadas do WPBeginner e outras propriedades da Awesome Motive.
Para uma solução diferente, dê uma olhada no RingCentral. É outro ótimo serviço telefônico comercial. Eles oferecem uma plataforma incrivelmente rica em recursos, com muitas ferramentas para gerenciar saudações de voz, atendedores automáticos, mensagens de voz, transcrições de chamadas e muito mais.
Depois de configurar um serviço telefônico comercial, você pode configurar saudações por voz usando suas configurações fáceis de seguir.
Exemplos de saudação de voz para empresas
Existem algumas regras básicas que você deve seguir para criar os cumprimentos de correio de voz mais eficazes.
A seguir, estão alguns modelos de saudação do correio de voz que você pode usar para o seu negócio.
Exemplos de saudação de correio de voz fora do horário comercial
Essa saudação do correio de voz será reproduzida quando os clientes ligarem para você após o horário comercial ou nos fins de semana. Verifique se essa saudação do correio de voz informa os usuários sobre o horário comercial, formas alternativas de entrar em contato com o atendimento ao cliente ou o local da loja.
“Olá, você chegou (nome da empresa). Estamos disponíveis por telefone em (9 estou para (6 pm) (PST) de segunda a sexta-feira. Você também pode usar o formulário de contato em nosso site (www.example.com) para nos deixar uma mensagem e entraremos em contato por e-mail. Se você quiser que você ligue de volta, deixe seu nome e número juntamente com uma mensagem curta, e nossa equipe entrará em contato com você o mais breve possível. ”
“Olá, você chegou (nome da empresa). No momento, não podemos atender sua chamada. Nosso horário de expediente é (horário comercial) de segunda a sexta-feira. Nossa loja em (local da loja) permanece aberta para os clientes nos finais de semana. Você também pode entrar em contato conosco pelo chat ao vivo em nosso site (www.example.com) (24 horas por dia 7 dias por semana). Se isso não for urgente e você desejar que retornemos a ligação, deixe seu nome e número após o sinal sonoro. "
Como você pode ver, os dois exemplos fornecem informações importantes e oferecem aos clientes formas alternativas de contato via chat ao vivo ou formulário de contato.
Exemplos de saudação de correio de voz de férias
Essas mensagens de saudação podem ser gravadas durante os feriados.
“Olá, você chegou (nome da empresa). Atualmente, nossa equipe está ausente do escritório para ar férias com amigos e familiares. Voltaremos ao trabalho em (dia e hora). Deixe-nos seu nome e número e entraremos em contato o mais breve possível. (Boas festas (ou saudação adequada para esse feriado)) ”.
"Boas férias! Nossa equipe em (nome da empresa) está longe de (data). Se você já é cliente, ainda pode abrir um tíquete de e em nosso site, tentaremos entrar em contato com você nas próximas 24 horas. Você também pode entrar em contato conosco via chat ao vivo ou formulário de contato em nosso site (www.example.com). Se não for urgente, você pode nos deixar seu nome e número após o sinal sonoro. Ligaremos para você o mais breve possível.
“Olá, você chegou (nome da empresa). Estamos fechados para (nome das férias) e voltaremos ao trabalho em (data e hora). Se você precisar de uma resposta urgente, envie um email para (email_address), tentaremos responder a todos os emails dentro de 24 horas. Você também pode nos deixar uma mensagem e entraremos em contato com você após o feriado (feliz ano novo / feriado). ”
Como você pode ver, essas saudações do correio de voz fornecem aos clientes o máximo de informações possível. Essas saudações também garantem que os clientes saibam como obter uma resposta mais rápida usando métodos de contato alternativos durante as férias.
Exemplos de saudação de correio de voz ausente / ocupado
Se você estiver ocupado, ausente ou com falta de pessoal e não puder atender imediatamente as chamadas dos clientes, use essas saudações como exemplo.
“Olá, você chegou (nome da empresa), não podemos atender sua ligação no momento, mas gostaríamos de ligar de volta o mais breve possível. Deixe-nos seu nome e número após o sinal sonoro. "
Olá, atualmente estamos longe do telefone. Se não for muito urgente, envie um email para (endereço de email). Caso contrário, deixe seu nome e número após o sinal sonoro e nós ligaremos para você imediatamente. "
Se você é a única pessoa que atende as chamadas, pode transformá-lo em uma saudação pessoal do correio de voz.
“Olá, você alcançou (Seu nome). Atualmente, não consigo atender o telefone. Você pode me enviar um e-mail em (endereço de e-mail) ou pode deixar seu nome e número após o sinal sonoro e eu ligo de volta o mais breve possível. ”
Teste e melhore as saudações do correio de voz
Outro ótimo motivo para usar um serviço telefônico profissional é que você pode acompanhar todas as suas chamadas e visualizar relatórios detalhados sobre elas. Por exemplo, é assim que é a página de análise de chamadas Nextiva.
Você deve acompanhar quantos usuários ouvem cada saudação do correio de voz e como eles responderam. Saudações do correio de voz com uma pontuação mais alta de clientes deixando uma mensagem funcionam com eficiência.
As mensagens do correio de voz que nem são ouvidas completamente são uma falha.
Recomendamos tentar diferentes saudações do correio de voz para encontrar o equilíbrio perfeito. A atualização regular da saudação do correio de voz também pode ajudar a preencher as lacunas de comunicação que você nem sabia que existiam.
Acompanhe suas mensagens de correio de voz
Agora que você configurou uma saudação de correio de voz equilibrada, informativa e amigável, a próxima etapa é ainda mais crucial.
O que acontece depois que um cliente deixa uma mensagem de voz para você?
Se você estiver usando um sistema Telefone comercial profissional, você pode acompanhar e responder facilmente a essas mensagens.
Certifique-se de que você e sua equipe estejam igualmente bem preparados para um acompanhamento rápido. Um retorno antecipado faz muito para fortalecer as relações comerciais e fechar vendas.
Esperamos que este artigo tenha ajudado você a aprender como configurar a saudação do correio de voz para sua empresa on-line. Você também pode consultar nosso guia sobre como criar um boletim eletrônico para o seu negócio.
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