Como criar um gráfico de burndown no Microsoft Excel

Experimente este gráfico do Microsoft Excel fácil de implementar para manter você e os membros de sua equipe no caminho certo.

Seja trabalhando em equipe ou sozinho, você precisa manter o cronograma de um projeto. Uma ferramenta que pode mantê-lo no caminho certo é um gráfico de burndown criado no Microsoft Excel. São gráficos de linhas que comparam a quantidade de tempo estimado para concluir cada tarefa com o tempo realmente usado para concluir cada tarefa.

Neste tutorial, mostrarei como criar um gráfico de burndown no Excel e discutir o que cada linha mostra em relação ao agendamento e cumprimento de prazos. Baixe os arquivos de demonstração.

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Estou usando o Microsoft 365 em um sistema Windows 10 de 64 bits, mas você pode usar versões anteriores do Excel.

O que é um gráfico de burndown?

A chave para o gerenciamento eficaz do tempo é manter um ritmo sustentável, e é aí que os gráficos de burndown podem ajudar. Um gráfico de burndown é um gráfico de linhas que representa visualmente as tarefas restantes versus a quantidade de tempo restante para concluir. Os gráficos de burndown permitem que os membros da equipe visualizem o progresso e adaptem seus esforços para atingir suas metas, daqui para frente.

Talvez as expectativas iniciais não fossem razoáveis. Quando este for o caso, o pessoal pode reavaliar as prioridades e fazer as mudanças necessárias antes que as coisas saiam do controle.

Esses gráficos podem ajudar sua equipe a cumprir os prazos, mas são um aviso ou uma mensagem de “boa viagem por enquanto”. A chave é relatar com frequência e realocar recursos conforme necessário.

Como preparar os dados no Excel

Um gráfico de burndown é fácil de criar no Excel, mas configurar os dados requer uma boa compreensão do que o gráfico representa. Você precisará de três colunas, conforme mostrado em Figura A. Como você pode ver, os dados representam sua meta de concluir todas as cinco tarefas em duas semanas.

Figura A

A primeira coluna contém as datas. A segunda coluna estima o número de dias que cada tarefa deve exigir. Você começará com o número total de tarefas, cinco, e terminará com uma:

• A tarefa 5 deve exigir dois dias, mas se estende por um fim de semana e um feriado.
• A tarefa 4 deve exigir um dia.
• A tarefa 3 deve exigir dois dias.
• A tarefa 2 deve exigir dois dias, mas se estende por um fim de semana.
• A tarefa 1 deve exigir dois dias.

O número de dias na segunda coluna deve totalizar 14, e eles somam. O destaque amarelo denota finais de semana e feriados. Destacar os dias em que você não trabalhará ajuda a evitar agendar esses dias acidentalmente.

A terceira coluna é uma contagem regressiva do que você completou a cada dia. Você concluiu a tarefa 5 em um dia, em vez das duas agendadas. Isso significa que você está um dia adiantado.

Agora que você entende o que os dados significam, vamos construir o gráfico.

Como criar o gráfico no Excel

Você está pronto para criar o gráfico baseando-o nas três colunas de dados mostradas anteriormente em Figura A. Para fazer isso, selecione todo o conjunto de dados B2:D16 e faça o seguinte:

1. Clique na guia Inserir.
2. No grupo Gráficos, clique na opção Inserir Gráfico de Linha ou Área e escolha Linha com Marcadores (Figura B).

Figura B

Figura C

Como você pode ver em Figura C, a linha azul representa o número estimado de dias. A linha vermelha representa os dias reais por tarefa. As duas linhas começam juntas em 1º de julho e continuam juntas até 4 de julho. Em 5 de julho, você inicia a tarefa 4 um dia antes do previsto, então a linha vermelha fica abaixo da linha azul.

Conforme você completa a coluna Real, o gráfico é atualizado de acordo:

• A linha vermelha está acima da linha azul quando você está atrás.
• A linha vermelha é constante com a linha azul quando você está no horário.
• A linha vermelha fica abaixo da linha azul quando você está adiantado.

Figura D mostra a linha vermelha voltando para a azul porque você levou dois dias em vez de um para concluir a tarefa 2. Você ainda está dentro do cronograma, mas não está mais um dia adiantado.

Figura D

Figura E

Você cumpriu o prazo de dois prazos para todas as cinco tarefas, conforme mostrado em Figura Emas você atrasou um dia porque ou três em vez de dois dias na tarefa 2. Felizmente, você ganhou tempo e completou a tarefa 1 em um dia.

Como usar um gráfico de burndown criado no Excel

Com uma rápida olhada, você pode revisar o progresso – ou a falta dele. Seu objetivo será manter a linha azul acima da linha vermelha, mas provavelmente ela cairá e encontrará a linha vermelha ocasionalmente. Tudo bem, mas o ideal é que você veja a linha azul acima da vermelha, tanto quanto possível.

Se as linhas vermelha e azul estiverem muito juntas, considere realocar recursos para manter a linha azul acima da linha vermelha. Isso permitirá atrasos não planejados. Quando as linhas correm juntas, você sempre corre o risco de se atrasar.

Use gráficos de burndown para acompanhar seu cronograma e interceda conforme necessário para manter o projeto dentro do cronograma.