Nota: O seguinte artigo irá ajudá-lo com: Como criar um modelo de fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos
Quando você está trabalhando em um projeto, ser organizado e abordar a tarefa metodicamente garante resultados consistentes e oportunos, e a melhor maneira de fazer isso é por meio do gerenciamento de fluxo de trabalho. O guia o a o a seguir orienta você pelo processo de criação de um modelo de fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos que você pode implementar para todos os seus projetos futuros.
VER: Kit de contratação: Gerente de projetos (TechRepublic )
O que é gerenciamento de fluxo de trabalho no gerenciamento de projetos?
A gestão do fluxo de trabalho refere-se à identificação, organização e coordenação do conjunto de tarefas que resultam em um resultado específico. Quando feito corretamente, o gerenciamento do fluxo de trabalho garantirá que você obtenha o resultado desejado da forma mais rápida e eficiente possível. Se você é novo no tópico de gerenciamento de fluxo de trabalho, compará-lo e contrastá-lo com o gerenciamento de projetos é um bom ponto de partida.
O que é fluxo de trabalho versus gerenciamento de projetos?
O gerenciamento de projetos é a ciência de todas as coisas necessárias para concluir um projeto ou tarefa. Ao fornecer transparência a todos os aspectos do projeto, o gerenciamento de projetos formalizado busca responder o que será entregue, por quem e quando.
O gerenciamento de fluxo de trabalho é a próxima camada de detalhes abaixo do gerenciamento de projetos. Enquanto o gerenciamento de projetos é amplo, o gerenciamento de fluxo de trabalho é mais . Os fluxos de trabalho são as etapas específicas e sequenciadas necessárias para concluir uma tarefa ou projeto. Em suma, enquanto o gerenciamento de projetos é responsável por responder o quê, quem e quando, um fluxo de trabalho é focado principalmente no como.
Por que o fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos é importante?
É totalmente possível entregar um projeto sem gerenciamento de fluxo de trabalho. Dito isso, não é recomendado.
Embora você possa argumentar razoavelmente que, à medida que você entrega o projeto, os fluxos de trabalho surgirão, a falha em gerenciar seus fluxos de trabalho resultará em dependências perdidas, que se manifestam como atrasos e interrupções no trabalho. Essa falta de eficiência tornará difícil responder quando um projeto será concluído, um dos resultados desejados de um bom gerenciamento de projetos.
O objetivo do gerenciamento de fluxo de trabalho é criar maneiras eficientes e repetíveis de realizar o trabalho. O aspecto repetitivo é especialmente importante se você gerencia tipos semelhantes de projetos. Por exemplo, se você faz parte de uma equipe que fornece principalmente software, descobrirá que, uma vez que tenha um bom fluxo de trabalho definido, sua capacidade de prever os outros aspectos do gerenciamento de projetos, como recursos e cronogramas, melhorará muito.
No final das contas, os melhores gerentes de projeto utilizam o gerenciamento de projetos e o gerenciamento de fluxo de trabalho para entregar um projeto com sucesso.
Como você constrói um fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos?
Existem várias boas ferramentas de software de gerenciamento de projetos no mercado para ajudá-lo a criar seu fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos. Produtos como Jira, Smartsheet e monday work management têm vários modelos de fluxo de trabalho que você pode usar imediatamente ou personalizar.
Você não precisa necessariamente de outras ferramentas além de uma caneta e papel para projetar seus fluxos de trabalho de gerenciamento de projetos. Aqui estão os os que recomendamos.
1. Tarefas
A primeira ação para projetar um fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos é pensar em todas as etapas necessárias para concluir seu projeto. É importante pensar categoricamente versus discretamente. Por exemplo, um fluxo de trabalho de software típico pode consistir em:
- Entrevistando as partes interessadas
- Criando wireframes
- Construindo o software
- Teste
- Implantando
Essas são etapas repetíveis que você pode aplicar a vários projetos. Ao documentar sua lista de tarefas, tente ao máximo sequenciar os itens cronologicamente, pois isso será útil mais tarde.
VER: Lista de verificação: Gerenciamento de projetos (TechRepublic )
2. Recursos
Depois de detalhar as tarefas necessárias para concluir seu projeto, é hora de considerar os tipos de recursos necessários para executá-lo. Estes geralmente se enquadram nas categorias de ferramentas e pessoas. Se você estiver entregando software, precisará de desenvolvedores e designers visuais. Certifique-se de não apenas listar todos os recursos necessários, mas destacar as lacunas ou áreas em que você está perdendo as pessoas e/ou ferramentas necessárias para ter sucesso.
3. Entregáveis
Apenas para ter certeza de que você não deixou nenhuma etapa crítica de fora do seu fluxo de trabalho, é uma boa ideia anotar exatamente qual será a saída do seu projeto. Por exemplo, se você estiver projetando um novo relatório para a equipe de contabilidade, suas entregas podem ser o novo software de relatórios em si, a documentação sobre como usar esse relatório e uma aula de treinamento para ensinar à equipe de contabilidade como o novo software funciona.
ar por esse processo de pensamento pode fazer com que você reavalie as tarefas e recursos que identificou anteriormente. Talvez devesse haver uma tarefa de documentação entre as etapas de compilação e teste. Ou talvez você precise de um gerente de mudanças como um recurso em sua equipe para entregar o treinamento com sucesso.
4. Funções e atribuições
Com sua lista de tarefas e recursos necessários determinados, decida quem contribuirá para quais tarefas concluir seu projeto. Lembre-se, o objetivo é projetar um fluxo de trabalho reutilizável, não um plano de projeto específico. Portanto, pense em funções como designer de experiência do usuário em vez de nomes como Tracy do criativo.
5. Faça um diagrama do seu fluxo de trabalho
Pode ser especialmente eficaz visualizar um fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos. Há várias maneiras de visualizar o fluxo de trabalho de um fluxograma para um gráfico de Gantt. A tabela abaixo é um exemplo de uma maneira fácil de diagramar um fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos. Ao longo do eixo x, apresentamos todas as nossas tarefas, cronologicamente. No eixo y, detalhamos os recursos necessários em cada etapa. Em nosso exemplo, esses recursos são pessoas, mas podem consistir em pessoas, ferramentas ou ambos.
1. Entrevistas2. Estruturas de arame3. Desenvolvimento4. Teste 5. Implantar
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Com essa representação visual, fica mais claro tanto a sequência das tarefas, quanto eventuais dependências entre elas.
6. Iterar
Por último, mas não menos importante, não deixe a perfeição atrapalhar o bom o suficiente. É improvável que você acerte tudo com seu fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos na primeira rodada. Não deixe que isso o impeça de colocá-lo em prática. Se você inspecionar e se adaptar constantemente ao longo do caminho, em pouco tempo seu fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos estará zumbindo.
