Como enviar um email de relatório agendado do Microsoft Excel usando o Power Automate

Se o chefe quiser revisar um relatório do Microsoft Excel todos os dias ao mesmo tempo, não se preocupe: você pode usar um fluxo do Power Automate para enviar automaticamente esse relatório no prazo.

Meu artigo Como usar o Agendador de Tarefas do Windows 10 para executar tarefas do Office 365 mostra como agendar uma tarefa recorrente do Office usando a Agenda de Tarefas do Windows. É um pouco complicado e requer conhecimento de VB Script.

Agora, graças ao Microsoft Power Automate, você pode criar um fluxo para acompanhar suas tarefas recorrentes. Eles são mais rápidos e fáceis de implementar do que uma tarefa agendada que requer VB Script. Na verdade, você não precisará de nenhum código, pois o fluxo cria o código internamente para você. Neste tutorial, mostrarei como usar o Power Automate para criar um fluxo que envia um email com uma pasta de trabalho do Microsoft Excel anexada todos os dias ao mesmo tempo.

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Você precisará do Microsoft 365, que agora inclui o Power Automate e o OneDrive for Business. Embora o Microsoft Power Automate Desktop seja gratuito para usuários do Windows 10, ele vem com algumas restrições:

• Você pode ar fluxos apenas de sua área de trabalho.
• Você não pode colaborar em fluxos de desktop.
• Você não pode combinar fluxos de desktop com fluxos de nuvem.
• Você não pode usar o construtor de IA.
• Você não pode agendar fluxos.

Esse último significa que você precisa do Microsoft 365 para ar as opções de agendamento do Power Automate.

Como se preparar para o fluxo de agendamento

Antes de fazer qualquer coisa, pense no processo que deseja automatizar. Para este exemplo, vamos supor que o chefe queira ver o mesmo relatório de vendas do Microsoft Excel todas as tardes. Em vez de se preocupar com agendamento, licenças médicas inesperadas e assim por diante, você pode criar um fluxo usando o Power Automate que enviará esse relatório ao seu chefe todos os dias.

Você precisará de um arquivo do Microsoft Excel e um fluxo — é isso. Para o arquivo fictício do Excel, salve um arquivo .xlsx do Excel em branco no OneDrive for Business com o nome Relatório de Vendas Diário para Boss.xlsx. Está em branco porque não precisamos de dados; precisamos apenas de um arquivo fictício para referenciar no fluxo. Ao atualizar esta técnica para seus arquivos, certifique-se de adaptar o nome e o local. Você pode usar qualquer arquivo do Microsoft 365 para esse fluxo, desde que seja salvo no OneDrive for Business.

Agora vamos para o fluxo.

Como iniciar um fluxo agendado no Power Automate

Entre no Power Automate via OneDrive ou sua conta da Microsoft. Independentemente de como você faz , inicie um novo fluxo e escolha Scheduled Cloud Flow de uma das duas maneiras, conforme mostrado em Figura A.

Figura A

Referir-se Figura B para completar as configurações iniciais. Nomeie o fluxo Relatório de Vendas Diário para Chefe. A configuração inicial é padronizada para o dia atual, o que é bom. O seu não vai combinar com o meu. Escolha o horário, 15h45, no menu suspenso de horário. Altere o intervalo Repetir a cada para Dia. Depois de definir esses itens, clique em Criar. O fluxo resultante será executado todos os dias às 15h45.

Figura B

Você pode editar o fluxo a qualquer momento clicando na barra de título Recorrência. Na parte inferior desta janela de edição, clique no link Opções avançadas para definir fusos horários e outras opções avançadas mostradas em Figura C. Sinta-se à vontade para dar uma olhada um pouco, para que você possa ver o que está disponível. Não vamos complicar o exemplo definindo mais opções de recorrência.

Figura C

Clique na barra Recorrência para fechar as opções de agendamento. Agora que você agendou o fluxo, vamos adicionar o que ele faz.

Como enviar um email no Power Automate

Para seguir em frente, clique em New Step, mostrado na Figura D. Escolha Microsoft 365 Outlook à direita. Se você não usa o Outlook, escolha o aplicativo de email apropriado, como Email. Fazê-lo vai exibir uma lista de ações possíveis. Figura E mostra algumas ações do Outlook. Escolha a ação Enviar e-mail.

Figura D

Figura E

Use as configurações na janela de ação resultante para indicar quem recebe o email. Neste caso, digite seu e-mail. Você não quer digitar o e-mail do seu chefe enquanto estiver explorando. Usar Figura F como um guia para definir as três opções necessárias.

Figura F

Em seguida, clique em Mostrar opções avançadas na parte inferior para identificar o anexo – o arquivo Excel em branco que você salvou no OneDrive anteriormente. Esse fluxo não requer opções dinâmicas porque o email vai para a mesma pessoa com o mesmo arquivo anexado todos os dias.

Usando Figura G como guia, digite o nome do arquivo. Em seguida, pegue o link do OneDrive para o arquivo real – abra o OneDrive, navegue até a pasta apropriada e abra o arquivo. Copie a URL para o campo Conteúdo dos Anexos. No controle Responder a, insira seu e-mail.

Figura G

Quando todas as configurações estiverem corretas, clique em Salvar. O Power Automate solicitará que você teste o novo fluxo. Eu recomendo que você faça isso antes de colocar o fluxo em produção. Se o teste não retornar erros, verifique sua conta de e-mail. Figura H mostra o e-mail com anexo no Mail.

Figura H

Se o fluxo retornar um erro, verifique o link de local do arquivo do Excel no OneDrive for Business. Verifique também as contas de e-mail para garantir que sejam contas válidas em sua organização.

Fique ligado

A configuração desse fluxo leva apenas alguns minutos. Se o chefe fizer uma solicitação para alterar a frequência ou o horário, você não precisará criar um novo fluxo e excluir o existente. Basta editar o fluxo existente de acordo.

Esse fluxo não considera se você atualizou o arquivo do Excel — cabe a você fazer isso. Felizmente, há um fluxo para isso e, em um artigo futuro, mostrarei como enviar um lembrete diário usando um fluxo do Power Automate.