Como equilibrar usando a operação do iCloud e OneDrive no mesmo dispositivo Apple

Não é segredo que a computação em nuvem é responsável por uma das maiores mudanças na forma como os profissionais operam no local de trabalho moderno. Mas o que isso significa para os hábitos diários de trabalho? Com a pandemia do COVID-19 acelerando as tendências de trabalho em casa e as organizações adotando cada vez mais estratégias mais liberais de BYOD (traga seu próprio dispositivo), os funcionários devem gerenciar com mais frequência vários serviços de armazenamento em nuvem no mesmo dispositivo.

O iCloud da Apple e o OneDrive da Microsoft são dois serviços de nuvem líderes com os quais muitos usuários estão familiarizados e usam com frequência. Ambos podem ser usados ​​no mesmo Mac, iPhone ou iPad. Os mesmos princípios gerais que se aplicam à sua operação, no entanto, também se aplicam aos usuários do Box e Dropbox.

VEJO: Como migrar para um novo iPad, iPhone ou Mac (TechRepublic )

Conectando várias contas de armazenamento de arquivos em nuvem ao mesmo dispositivo Apple em um Mac — ou iPad ou iPhone (Figura A)— pode tornar o dispositivo exponencialmente mais útil, adicionar eficiências operacionais ao seu dia de trabalho e aumentar a produtividade. Por exemplo, se você estiver alternando entre dois dispositivos, como um Mac e um iPad, porque um é um dispositivo de trabalho e o outro pessoal, as ineficiências surgem rapidamente. Para usar um dispositivo pessoal para ar arquivos de trabalho comumente usados ​​e incluir documentos, planilhas, apresentações e PDFs como anexos de e-mail, associar o dispositivo à conta de armazenamento de arquivos em nuvem ausente faz maravilhas. Conectar vários serviços de nuvem no mesmo dispositivo também pode acelerar o fluxo de trabalho.

Figura A

Vários serviços de armazenamento de arquivos em nuvem podem ser carregados no mesmo dispositivo, aumentando assim a utilidade do dispositivo.

Por exemplo, se você realiza pesquisas e captura notas enquanto trabalha remotamente, mas precisa deslizar suas notas e infográficos, documentos e planilhas para sua conta de trabalho, enviar todos esses arquivos por e-mail por meio de um endereço pessoal para sua conta de trabalho é um processo desajeitado , na melhor das hipóteses, que também expõe as informações a vulnerabilidades de segurança comumente associadas a mensagens de e-mail de texto simples. Ter ambas as contas de nuvem – digamos, sua conta pessoal do iCloud e o serviço Microsoft OneDrive de sua organização – disponíveis no iPad que você usa ao trabalhar remotamente pode simplificar as transferências de arquivos e, ao mesmo tempo, aumentar a segurança. Apenas certifique-se de respeitar algumas práticas recomendadas.

Antes de conectar qualquer dispositivo a uma rede corporativa, primeiro confirme se o departamento de TI da organização permite essa conectividade e se a conexão com os serviços iCloud e OneDrive no mesmo dispositivo não é uma violação de nenhuma das práticas recomendadas de segurança, padrões de trabalho remoto ou BYOD políticas. Você não quer buscar perdão mais tarde por ter redes de polinização cruzada; iniciar tais iniciativas com permissão explícita.

Esteja sempre alerta contra a introdução acidental de um arquivo de uma plataforma de nuvem para outra. Mesmo ao mover intencionalmente um documento, planilha ou coleção de arquivos entre serviços em nuvem, verifique novamente para confirmar que você escolheu o diretório de destino correto. Sempre preste muita atenção ao salvar arquivos localmente em um dispositivo Apple, seja o dispositivo um desktop Mac, MacBook Pro, iPad ou até mesmo iPhone. Não salve inadvertidamente um anexo de e-mail no local errado da nuvem, para não descobrir mais tarde que salvou as fotos das férias de praia da sua família no diretório de demonstrações financeiras da sua organização.

Da mesma forma, ao conectar dois serviços de armazenamento de arquivos em nuvem no mesmo dispositivo, você também deve se proteger contra o armazenamento inadvertido de informações de sua organização na lista de compras online de sua família ou coleção de receitas ou entre itens relacionados a férias. Você não quer que informações confidenciais da empresa — incluindo arquivos de RH, finanças e dados relacionados à pesquisa e desenvolvimento — vazem para fora da rede da sua organização. Os departamentos de TI têm trabalho suficiente para combater tentativas contínuas não autorizadas de violar os sistemas da organização e ar essas informações.

Vazamentos não intencionais se inadvertidos não ajudarem. Mas considerando a frequência com que os profissionais de hoje realizam várias tarefas – participando de webinars enquanto leem e retornam mensagens de e-mail, inserem dados em aplicativos online enquanto também falam com um colega por meio do Teams e falam em um telefone celular enquanto elaboram uma mensagem de e-mail ou publicam uma atualização via Slack – é fácil para entender como um momento de distração pode fazer com que um documento importante ou uma planilha confidencial seja salvo no local errado da nuvem. Então, cuidado.

Pense duas vezes também antes de conectar um computador familiar compartilhado, como um iMac na cozinha, à plataforma de nuvem do seu local de trabalho. Você pode não ter escolha se esse for o único computador a partir do qual você pode trabalhar remotamente. Nesses casos, considere banir o o de outros usuários ao computador, pelo menos durante o tempo em que você precisar comandar o dispositivo para cumprir suas responsabilidades de trabalho ou enquanto estiver acomodando um horário de trabalho híbrido. Você não quer que informações confidenciais da empresa fiquem disponíveis para outras pessoas, mesmo que essas pessoas sejam seu próprio parceiro, filhos ou colegas de quarto.

Com isso dito, existem algumas etapas para usar o iCloud e o OneDrive em Macs, iPads e iPhones. No caso do OneDrive, você deve baixar o aplicativo na App Store da Apple. Em seguida, você precisa conectar a conta do serviço de nuvem ao dispositivo. Em seguida, você pode ar e usar os recursos dos serviços em nuvem nesse dispositivo.

Em um Mac, iPhone ou iPad, as conexões do iCloud são essencialmente automáticas. Não há nenhum aplicativo separado para . A configuração ocorre quase por padrão. Ao configurar um novo Mac (ou iPhone ou iPad), as credenciais do iCloud são capturadas e a integração do iCloud é implementada ao configurar o dispositivo. O iCloud, posteriormente, aparece automaticamente na barra lateral do Finder.

A personalização adicional do iCloud está disponível em Macs clicando em Preferências do Sistema, selecionando Apple ID e clicando no botão Opções que aparece ao lado da entrada do iCloud Drive. Em iPhones e iPads, e as opções de personalização tocando em Configurações, selecionando o usuário e tocando em iCloud.

Para o Microsoft OneDrive, você precisa primeiro baixar o aplicativo da Apple App Store e, em seguida, fazer na sua conta da Microsoft. Uma vez conectado, você pode arrastar a pasta OneDrive de dentro do Finder para a barra lateral do Finder. O OneDrive aparecerá na barra lateral (Figura B), facilitando o o a ele e aos recursos ali guardados.

Figura B

Adicionar atalhos do iCloud e do OneDrive na barra lateral do macOS Finder facilita o o frequente aos locais de armazenamento de arquivos na nuvem.

Salve anexos de e-mail no iCloud ou OneDrive diretamente do Mail ou Outlook em um Mac arrastando o arquivo ou arquivos para a pasta de armazenamento em nuvem correspondente no Finder. Alternativamente, se você abriu o anexo diretamente no Mail ou Outlook, você pode salvar o arquivo diretamente no iCloud ou OneDrive clicando em Arquivo na barra de menus, clicando em Salvar e navegando até o diretório correspondente (Figura C).

Figura C

Usando um iPhone ou iPad, você pode salvar anexos abertos em um diretório de armazenamento de arquivos na nuvem navegando até o local correspondente correto.

Usando um iPhone ou iPad, o processo é semelhante, embora com alguns ajustes. Em vez de arrastar um anexo do Mail ou do Outlook para o Finder (ou o aplicativo Arquivos usando iOS e iPadOS), você pode pressionar e segurar o anexo, que chama um menu pop-up (Figura D), a partir do qual você pode escolher Salvar em arquivos. Em seguida, especifique o diretório de nuvem no qual você deseja salvar o arquivo (Figura E).

Figura D

Pressionar por muito tempo um anexo de email usando o Mail ou o Outlook em um iPhone ou iPad chama um menu pop-up a partir do qual você pode salvar o anexo em um diretório de nuvem selecionando Salvar em arquivos.

Figura E

Ao salvar anexos de e-mail em uma conta de nuvem, primeiro verifique se você está navegando para o serviço de nuvem correto usando o diretório de arquivos do iPhone/iPad.

O uso de várias contas de armazenamento de arquivos em nuvem no mesmo Mac, iPad ou iPhone geralmente torna o dispositivo correspondente muito mais útil. Embora o processo adicione algum risco de que arquivos e informações acabem no local errado, contanto que os usuários sejam diligentes, operem com cuidado e prestem atenção em onde os arquivos são armazenados, copiados, movidos e salvos, geralmente resultam em eficiências de fluxo de trabalho e melhorias de produtividade.