Como escrever um e-mail profissional em menos de 5 minutos

no seu profissional vida de e-mail(e-mail da vida) é provavelmente um dos meios de comunicação mais importantes. Você faz isso todos os dias, e se você for como eu, você está se afogando nisso.

Claro, você pode dedicar uma ou duas horas por dia para gerenciar seu e-mail. Mas se você gastar 10 minutos ou mais em cada resposta, o e-mail em breve ocupará todo o seu dia e desativará as notificações gmail não vai te salvar.

É por isso que é importante aprender a escrever e-mails profissionais que recebam respostas. e(E) não demore mais do que alguns minutos. Felizmente, hoje você não precisa ser um grande escritor ou guru da produtividade(guru da produtividade). Trata-se de encontrar a estratégia certa e um conjunto de ferramentas para implementá-la.

Configurar modelos de e-mail (respostas padrão)(Configurar modelos de e-mail (respostas automáticas))

A criação de modelos de e-mail economiza muito tempo para quem recebe frequentemente as mesmas perguntas ou comentários por e-mail. e um dia personalizando respostas pré-criadas e você não precisará mais escrever as mesmas respostas dez vezes por dia. E em Gmail e Outlook(Gmail e Outlook) tem esse recurso para ajudar você a economizar tempo e automatizar seu e-mail gratuitamente.

Veja como configurar modelos de e-mail profissionais em gmail em apenas alguns cliques:

• Após ar sua conta, clique em ícone de engrenagem e selecione ” (ícone e selecione) Definições(Definições) ” .
• Então vá para o ” Adicionalmente(Avançado)” e pressione ” Ligar(Habilitar) ” ao lado do parâmetro ” Modelos(Modelos)”. Rolagem(Rolar) página para baixo para salvar as alterações.

• Agora você pode começar a trabalhar em seus próprios modelos de e-mail. Digite o texto que deseja manter em um novo e-mail. Em seguida, clique nos três pontos verticais no canto inferior direito e selecione ” Modelos”(Modelos) para salvar o rascunho como modelo.

Você pode criar modelos de resposta que variam de parágrafos longos a respostas rápidas de 2 a 3 frases. Você ficará surpreso com quanto tempo eles economizarão no futuro.

Se seu o problema não é(o problema não é) em usar modelos de e-mail, mas em criá-los, tente e-mails de rede(E-mails de rede). É uma ferramenta baseada na web com dezenas de modelos de e-mail para ajudá-lo a aumentar sua rede profissional.

E-mails de rede(E-mails de rede) criado por Resumo redigido , são um ótimo recurso para otimizar sua comunicação. Alguns exemplos de padrões que eles oferecem incluem introduções frias / calorosas, acompanhamento de um não respondedor e até mesmo escrever notas de agradecimento.

Cada modelo também contém dicas e sugestões úteis que podem melhorar ainda mais sua comunicação com o destinatário.

você pode usar botão de pesquisa ou visualização(botão de pesquisa ou navegação) para encontrar o e-mail desejado. Então tudo o que resta a fazer é copiá-lo e colá-lo caixa de mensagem e mudança(caixa de mensagem e troco) alguns detalhes.

Se você é alguém que escreve mais de 10 e-mails por dia, é importante manter alguns deles curtos e agradáveis. Portanto, se você recebe e-mails muito longos com frequência, considere usar ferramenta contador de palavras,(ferramenta contador de palavras) para parar a si mesmo. Extensão cromada (Extensão do Chrome) Contador de palavras mais pode fazer o trabalho para você.

Realçar(Realce) o texto na carta e obtenha o número de palavras e caracteres que você usou com um clique. Você pode continuar escrevendo seu e-mail ou preencha(enviar por e-mail ou embrulhar) antes que se torne em duas partes.

Você pode encontrar muitas ferramentas excelentes para ajudá-lo a escrever melhor e, assim, reduzir o tempo gasto revisando e reescrevendo seus e-mails. Rascunho de mapa é um deles. Lembrar Gramática ou Hemingway(Grammarly ou Hemingway) e verifique os que você não precisa repetição de palavras(repetição de palavras) e ajudar a manter um estilo de escrita(estilo de escrita).

isto extensão do cromo(Extensão do Chrome) oferece sugestões de escrita em tempo real que são codificadas por cores. Isso ajudará você a evitar voz iva, erros de digitação, clichês e fornecerá dicas sobre a legibilidade de sua escrita. Todas as frases são baseadas nas regras de escrita de Ernest Hemingway. Rascunho de mapa especialmente conveniente, uma vez que todos os processos ocorrem diretamente janela de composição(caixa de composição) e-mail .

Não se preocupe se você ainda tiver palavras destacadas depois de terminar de editar seu e-mail. O destinatário não verá as cores, as ofertas são visíveis apenas para você.

Seu e-mail pode ser Melhor(Better) é uma ferramenta online projetada para reduzir o tempo que você gasta gerenciando e-mail aprendendo todas as melhores práticas de e-mail.

Ao compor um e-mail profissional, você segue certas regras. Por exemplo, certifique-se de que sua mensagem tenha uma linha de assunto clara ou não contenha anexos desnecessários. Você ficará surpreso com a frequência com que as pessoas quebram essas regras, o que acaba fazendo com que ambas as partes gastem mais. tempo e esforço(tempo e esforço) .

Seu e-mail poderia ser melhor(Your Email Could Be Better) contém uma lista de 10 erros comuns. Cada item é acompanhado explicação e exemplos(explicação e exemplos) de como melhorar seu e-mail. Isso pode ser útil se você quiser informar seus colegas sobre essas regras, mas não souber como. Você pode usar suas próprias palavras ou enviar um link para ” Seu e-mail poderia ser melhor”(Seu e-mail poderia ser melhor) para ilustrar seu ponto.

Todos nós gostaríamos que nosso e-mail se tornasse totalmente automatizado e não exigisse nenhuma atenção. Embora hoje não seja totalmente possível, tudo ajuda. Seja diminuindo o tamanho do e-mail ou o tempo que você escreve, depois de definir algumas regras, você notará suas primeiras melhorias.

Se você simplesmente não consegue parar de escrever e-mails longos e demorados, talvez seja hora de abandonar o e-mail completamente. Em vez disso, tente usar gerente de contas(Gerente do Atendimento ao Cliente) CRM ) ou Folga trocar mensagens com os colegas. No mínimo, isso ajudará você a gastar menos tempo no e-mail.

Na sua vida profissional, o e-mail é provavelmente um dos meios de comunicação mais importantes. Você faz isso diariamente e se você for como eu, você está se afogando nisso.

Claro, você pode dedicar uma ou duas horas por dia especificamente para gerenciar seu e-mail. Mas se você gastar 10 minutos ou mais em cada resposta, o e-mail em breve ocupará todo o seu dia – e desativar as notificações do Gmail não vai salvar você.

É por isso que aprender a escrever e-mails profissionais que obtêm respostas E não levam mais do que alguns minutos para serem escritos é essencial. Felizmente, hoje você não precisa ser um grande escritor ou um guru da produtividade para conseguir isso. É tudo uma questão de encontrar a estratégia certa e um conjunto de ferramentas para acompanhá-la.

Configurar modelos de e-mail (respostas automáticas)

Criar modelos de e-mail é uma ótima maneira de economizar tempo para aqueles que geralmente recebem as mesmas perguntas ou comentários por e-mail. Reserve um dia para configurar respostas prontas e você não precisará mais escrever as mesmas respostas dez vezes por dia. Tanto o Gmail quanto o Outlook têm esse recurso, que ajudará você a economizar tempo e automatizar seu e-mail gratuitamente.

Veja como configurar modelos de e-mail profissionais no Gmail com apenas alguns cliques:

• Depois de fazer na sua conta, clique no ícone de engrenagem e selecione Definições.
• Então vá para Avançado e clique permitir próximo ao Modelos opção. Role para baixo até a parte inferior da página para salvar as alterações.

• Agora você pode começar a trabalhar em seus próprios modelos de e-mail. Digite o texto que deseja salvar em um novo e-mail. Em seguida, clique em três pontos verticais no canto inferior direito e escolha Modelos para salvar seu rascunho como modelo.

Você pode criar modelos para respostas que contenham parágrafos longos, bem como respostas rápidas de 2 a 3 frases. Você ficará surpreso com a quantidade de tempo que isso lhe poupará no futuro.

Caso seu problema não seja usar os modelos de e-mail, mas criá-los, experimente o Networking Emails. É uma ferramenta da Web com dezenas de modelos de e-mail que podem ajudá-lo a aumentar sua rede profissional.

Criado por Resume Worded, Networking Emails é um ótimo recurso para otimizar sua comunicação. Alguns exemplos dos modelos que eles oferecem incluem introduções frias / calorosas, acompanhamento de quem não responde e até mesmo escrever notas de agradecimento.

Cada modelo também vem com dicas e sugestões úteis que podem melhorar ainda mais sua comunicação com o destinatário.

Você pode usar o botão de pesquisa ou navegar pela lista para encontrar o e-mail certo. Em seguida, tudo o que resta a fazer é copiar e colar em sua caixa de mensagem e alterar alguns detalhes.

Se você é alguém que escreve mais de 10 e-mails por dia, é essencial manter alguns deles curtos e agradáveis. Portanto, se você costuma receber e-mails muito longos, considere usar uma ferramenta de contador de palavras para parar. Uma extensão do Chrome Word Counter Plus pode fazer o trabalho para você.

Realce o texto em seu e-mail e obtenha o número de palavras e caracteres que você usou em um clique. Em seguida, você pode continuar escrevendo seu e-mail ou encerrá-lo antes que ele se torne um em duas partes.

Você pode encontrar muitas ferramentas excelentes que podem ajudá-lo a escrever melhor e, assim, reduzir o tempo gasto revisando e reescrevendo seus e-mails. O DraftMap é um deles. Pense Grammarly ou Hemingway, além de verificar a repetição desnecessária de palavras e ajuda você a manter um estilo de escrita.

Esta extensão do Chrome oferece sugestões em tempo real sobre sua escrita, codificadas por cores. Isso ajudará você a evitar o uso de voz iva, erros de digitação, clichês, bem como conselhos sobre a legibilidade do seu e-mail. Todas as sugestões são baseadas nas regras de escrita de Ernest Hemingway. O DraftMap é especialmente útil, pois todos os processos acontecem dentro da sua caixa de composição de e-mail.

Não se preocupe se você ainda tiver palavras destacadas depois de terminar de editar seu e-mail. O destinatário não verá as cores, as sugestões são visíveis apenas para você.

Your Email Could Be Better é uma ferramenta online projetada para reduzir o tempo que você gasta gerenciando e-mails, educando todos sobre as melhores práticas de e-mail.

Ao redigir um e-mail profissional, você segue certas regras. Como garantir que sua mensagem tenha uma linha de assunto clara ou deixar anexos desnecessários. Você ficará surpreso com a frequência com que as pessoas quebram essas regras, o que acaba fazendo com que ambas as partes gastem mais tempo e esforço.

Your Email Could Be Better tem uma lista de 10 falhas comuns. Cada um dos pontos vem com uma explicação e exemplos de como melhorar seu e-mail. Isso pode ser útil caso você queira informar seus colegas sobre essas regras, mas não sabe como fazê-lo. Você pode usar suas próprias palavras ou enviar um link para Seu e-mail poderia ser melhor para ilustrar seu ponto.

Todos nós desejamos que nosso e-mail se torne totalmente automatizado e não exija nenhuma atenção. Embora isso não seja exatamente possível hoje, cada pequena ajuda. Seja reduzindo o tamanho do seu e-mail ou cronometrando-se ao escrever, depois de estabelecer algumas regras, você notará suas primeiras melhorias.

Se você simplesmente não consegue parar de escrever e-mails demorados, talvez seja hora de desistir completamente do e-mail. Tente usar seu Customer Relationship Manager (CRM) ou Slack para trocar mensagens com seus colegas de trabalho. Se nada mais, isso ajudará você a gastar menos tempo no e-mail.