Como fazer comparações visuais de vendas reais para metas em um gráfico do Excel

Os gráficos são ferramentas impressionantes quando contam uma história, e o fazem destacando detalhes que, de outra forma, poderiam se perder no ruído do gráfico. Quanto mais um gráfico é, na minha opinião, mais eficaz ele é. Isso é facilmente representado pelo esclarecimento de detalhes em um gráfico que compara as vendas reais por pessoal com a meta de cada pessoa. Um bom gráfico contará a história dos dados com pouco ou nenhum esforço por parte do espectador para encontrar as pistas ocultas – detalhes que importam. Neste artigo, mostrarei dois gráficos que representam as metas de vendas e metas no Excel. Começaremos com os gráficos padrão e alteraremos a formatação para obter um gráfico limpo que exponha os detalhes que o gerenciamento certamente desejará saber.

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Estou usando o Microsoft 365 em um sistema Windows 10 de 64 bits, mas você pode usar versões anteriores. O Excel Online exibirá os gráficos, mas você não poderá criá-los online. Para sua conveniência, você pode baixar os arquivos de demonstração .xlsx e .xls.

Prepare seus dados

Para obter os resultados esperados, a maneira como você estrutura seus dados é importante. Às vezes, você pode alterar os valores do eixo e da série assim que o gráfico existir, mas, na maioria das vezes, você deve começar com um design de estrutura estável, e isso não é tão difícil quanto parece. Além disso, lembre-se de que você não precisa mapear todo o conjunto de dados; você pode traçar as colunas e linhas desejadas, mesmo que não sejam contíguas. Não vamos lidar com esse tipo de gráfico desta vez, mas é bom saber.

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Para nossos propósitos, rastrearemos os valores reais de vendas e a cota ou meta de cada pessoa. Muitas pessoas em vendas trabalham com expectativas específicas. Fórmulas que determinam comissões e bônus costumam avaliar as diferenças entre as vendas reais e as metas; a comissão e o valor do bônus provavelmente usam uma porcentagem maior quando as metas são cumpridas ou excedidas rotineiramente.

Figura A mostra um conjunto de dados simples sem problemas estruturais reais. O gráfico à direita é um gráfico de colunas 2D que agrupa as vendas reais e o valor-alvo de cada pessoa. (Insiro um novo título de gráfico, mas você não precisa fazer isso.) Observe que os dados selecionados incluem o texto do cabeçalho e não incluem a coluna Comissão.

Figura A

Do jeito que está, o gráfico está bom, mas é um pouco difícil escolher quem está cumprindo sua meta e quem não está. Você tem que olhar para cada conjunto de barras para discernir algo significativo, e não é assim que os gráficos devem funcionar!

Se você não souber como inserir um gráfico, faça o seguinte:

1. Selecione B2:D8—os dados que você deseja no gráfico. Inclua o texto do cabeçalho para que o Excel possa gerar uma legenda automaticamente.
2. Clique em Inserir e, em seguida, clique em Inserir Coluna ou Gráfico de Barras no grupo Gráficos.
3. Escolha a primeira opção na primeira linha. É isso!

Criar este gráfico foi fácil, mas acho que todos podemos concordar que não é tão eficaz quanto poderia ser. Os valores, tanto alvo quanto real, estão muito próximos um do outro para realmente destacar o que está acontecendo (ou não). Por exemplo, você pode perder totalmente que James não atingiu sua meta e que Luke, o cara novo, já está superando sua meta inicial. James precisa de uma conversa estimulante; Luke ganhou um tapinha nas costas.

Como sobrepor duas séries no Excel

A sobreposição das duas séries é uma maneira de esclarecer um pouco as coisas. Em outras palavras, vamos mover a série de destino para que fique no topo da série de valor real. A diferença entre a meta de cada pessoa e as vendas reais será mais aparente — ou pelo menos achamos que deveria ser. Às vezes funciona; às vezes não.

Para gerar a série sobreposta, faça o seguinte:

1. Clique em qualquer uma das barras da série real (as barras azuis) para selecionar a série inteira.
2. Clique com o botão direito do mouse na seção e escolha Formatar série de dados no submenu resultante, que abrirá o Formatar série de dados (à direita).
3. Altere a opção Plot Series On para Secondary Axis, conforme mostrado em Figura B. Fazê-lo vai adicionar um novo eixo ao lado direito. É fácil ver que James não atingiu seu objetivo, mas agora June e Luke são um pouco misteriosos. Eles excederam suas metas, mas em quanto?
4. Retorne ao gráfico e selecione a série de destino (as colunas laranja).
5. Altere o Gap Width para 100. Como você pode ver em Figura C, tudo fica mais aparente, mas temos que lidar com esse eixo secundário (vertical). O eixo secundário nos permitiu formatar as duas séries de forma diferente, mas não precisamos mais dele e, francamente, ele adiciona confusão.
6. Selecione o eixo secundário à direita e pressione Delete. Figura D mostra a série sobreposta resultante e faz sentido!

Figura B

Figura C

Figura D

Não sei vocês, mas acho as cores padrão um pouco berrantes demais. Não é necessário para a técnica, mas você pode querer mudar a cor de uma ou ambas as séries. Você pode escolher as cores que quiser, mas vou mudar as colunas de destino, a cor laranja para um azul mais claro, escolhendo um tema diferente. Para fazer isso, clique no ícone Formatar no canto superior direito do gráfico — é o pincel. No resultante, clique em Cor (na parte superior). Escolha um tema mais agradável. Escolhi o penúltimo, que é em tons de azul. Sinta-se à vontade para escolher qualquer tema que desejar. Como alternativa, você pode clicar com o botão direito do mouse na série, escolher Formatar série de dados e clicar na opção Preencher para alterar apenas uma série.

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As colunas sobrepostas destacam melhor os detalhes do que o gráfico padrão, mas não é a única maneira de representar esses valores. Na verdade, como os valores são todos tão próximos, o fracasso de James em atingir a meta ainda é fácil de ar despercebido – não tão fácil, mas acho que ainda podemos fazer melhor.

Como fazer um gráfico de combinação no Excel

O problema com o qual lidamos desde o início é que todos os valores são semelhantes, então não há muito contraste – contraste que chamaria nossa atenção e tornaria alguns detalhes mais óbvios. Desta vez, representaremos os valores de destino como uma linha em vez de uma coluna usando um gráfico de combinação.

Para começar, selecione os mesmos dados, B2:D8 e, em seguida, escolha Inserir gráfico de combinação no grupo Gráficos na guia Inserir. Escolha um gráfico de linhas de colunas agrupadas. Figura E mostra o novo gráfico (usando o mesmo padrão azul e laranja). Sem fazer nada, fica claro onde todos estão. No entanto, você pode alterar o tema de cores como fizemos no primeiro gráfico. Como antes, não é necessário atender aos requisitos técnicos; é apenas mais fácil para os olhos.

Figura E

Neste ponto, você pode parar, mas vou mostrar uma mudança que você pode gostar. Especificamente, removeremos as linhas de conexão e reformataremos os marcadores. O resultado é um gráfico mais limpo, mas você perde o fluxo das linhas de conexão que podem enfatizar as diferenças entre as pessoas. Mas neste caso, comparar o pessoal pode não ser interessante.

Nossa linha não possui marcadores, então esse é o primeiro o. Se você já tem marcadores, pode pular esta próxima seção. Para exibir marcadores, selecione a linha e clique na guia contextual do design do gráfico. No grupo Tipo, clique em Alterar tipo de gráfico. Na caixa de diálogo resultante, altere a configuração Alvo de Linha para Linha empilhada com marcadores, conforme mostrado em Figura Fe clique em OK.

Figura F

Para remover as linhas de conexão, clique duas vezes nela para abrir o Formatar série de dados, clique no botão Preencher & opção Linha e, em seguida, clique em Linha na parte superior (se necessário). Se você não gostar dos marcadores redondos, altere-os da seguinte forma:

1. Clique em Marcador (na parte superior).
2. Na seção Opções do marcador, clique em Integrado.
3. Escolha a linha horizontal no menu suspenso Tipo e aumente seu tamanho; Mudei para 15.

Como você pode ver em Figura F, remover as linhas de conexão produz um gráfico mais limpo, mas a verdade é que essa alteração é preferencial. Uma rápida olhada é tudo que você precisa para ver que James é a única pessoa que não atingiu o alvo. Uma segunda observação rápida é que nenhum dos funcionários está produzindo bem acima de sua meta. Além disso, talvez seja hora de aumentar a meta de Luke, o que provavelmente significará também aumentar sua porcentagem de comissão. Ele ficará feliz em ouvir isso.

Figura F

Existem outras maneiras de obter resultados visuais que destacam os detalhes dos dados. Você pode usar minigráficos ou até mesmo formatação condicional se não quiser criar um gráfico tradicional. Você pode usar qualquer uma dessas técnicas para qualquer tipo de comparação individual em que o relacionamento entre as entidades do gráfico não seja tão importante quanto os indivíduos.