Como limitar as colunas em um conjunto de resultados filtrados no Microsoft Excel

O recurso Filtro Avançado do Microsoft Excel exibe registros que correspondem a critérios específicos. Você também pode limitar as colunas retornadas por esse recurso.

Filtrar registros no Microsoft Excel é fácil e estamos acostumados a ver registros inteiros que correspondem aos critérios expressos. Mas você pode se perguntar como limitar o número de colunas em um conjunto de resultados filtrados. Você não pode usar um filtro simples do Excel, porque o recurso filtra os dados de origem no local.

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No entanto, usar um filtro avançado permitirá que você limite as colunas junto com os registros. Mostrarei como usar o recurso Filtro Avançado do Excel para retornar um conjunto filtrado com base em duas colunas de critérios. Em seguida, mostrarei como limitar o conjunto filtrado a apenas essas duas colunas.

Estou usando a área de trabalho do Microsoft 365 em um sistema Windows 10 de 64 bits, mas você pode usar uma versão anterior. Para sua conveniência, você pode baixar os arquivos de demonstração .xlsx e .xls. Excel na Web não oferece e ao recurso Filtro Avançado.

Sobre o Filtro Avançado do Microsoft Excel

O recurso Filtro Avançado do Excel não usa uma lista suspensa de opções e valores de filtragem. Em vez disso, você insere critérios no nível da planilha e o recurso copia um conjunto filtrado para outro local ou filtra os dados de origem.

O recurso requer três componentes:

• Dados de origem: esses são os dados que você deseja filtrar.
• Critérios: Esses são os valores que você deseja corresponder aos dados de origem.
• Local: permite filtrar no local ou copiar os resultados filtrados para outro local.

Usando um filtro avançado no Excel, você pode expressar critérios em mais de uma coluna. Você pode fazer isso com o recurso Filtro simples, mas deve expressar os critérios uma coluna por vez. Um filtro avançado permite que você expresse critérios para cada coluna no conjunto de dados simultaneamente. Além disso, você pode expressar critérios mais complexos usando um filtro avançado.

Agora, vamos usar um filtro avançado para retornar todas as colunas em um conjunto de resultados filtrado.

Como usar o filtro avançado no Excel

Agora, vamos ver um exemplo rápido usando a tabela chamada Comissão mostrada em Figura A. Vamos supor que você queira ver todos os registros de qualquer funcionário cujo nome comece com M e a comissão correspondente seja inferior a US$ 250. Além disso, você deseja copiar os resultados filtrados para outro local em vez de filtrar os dados de origem.

Figura A

Você já tem os dados de origem, então vamos adicionar os critérios e o local:

1. Copie a linha de cabeçalho para outra planilha, duas vezes, conforme mostrado em Figura B. Você não precisa fazer isso em outra folha, mas é fácil fazê-lo.
2. Insira a string de critérios, M* na célula D3 — essa é a coluna Pessoal.
3. Insira a string de critérios, <=250 na célula F3 — a coluna Comissão. Como as duas expressões de critérios estão na mesma linha, o Excel trata o filtro como uma operação e. O filtro retornará qualquer registro em que o valor de Pessoal comece com M e o valor de Comissão seja menor ou igual a 250. Para realizar uma operação ou, coloque uma das expressões de critérios na próxima linha.

Figura B

Com os critérios expressos e ambos os cabeçalhos no lugar, vamos executar o recurso Filtro Avançado:

1. Clique na guia da planilha que contém os critérios e os cabeçalhos de local (Figura B). No arquivo de demonstração, esse nome de planilha é Resultados. A planilha ativa deve ser a planilha de localização.
2. Clique na guia Dados e, em seguida, clique em Avançado no grupo Classificar e Filtrar.
3. Na caixa de diálogo resultante, identifique os dados de origem, os critérios e o local do conjunto de resultados usando Figura C é um guia. Para definir cada intervalo, clique na seta à direita do controle. Em seguida, selecione o intervalo, incluindo o cabeçalho, e clique na seta na caixa de diálogo para expandir toda a caixa de diálogo. Para destacar os dados de origem, você deve clicar primeiro na guia da planilha (no arquivo de demonstração, o nome da planilha é Dados). Ao definir a configuração de critérios, inclua as linhas 3 e 4. A cópia para o intervalo de local é a linha 3.
4. Clique OK.

Figura C

Você pode estar se perguntando o que deu errado, pois não há um conjunto de resultados filtrados. Nada deu errado: se você analisar cuidadosamente os dados de origem, notará que não há um registro que atenda aos critérios!

Vamos mudar um pouco os critérios e ver o que acontece. Em F3, altere o operador de igualdade <= para >= e execute o filtro novamente. O Excel avisará que o intervalo de destino não é grande o suficiente. Clique em Sim para continuar; há muito espaço para o conjunto de resultados. Como você pode ver em Figura Dhá quatro registros que atendem aos critérios.

Figura D

Como você pode ver, esse recurso exige um pouco de preparação, mas é fácil de executar e os resultados são impressionantes. Mas o conjunto de resultados exibe o registro completo, então agora vamos limitar as colunas.

Como limitar as colunas usando o Filtro Avançado do Excel

Limitar as colunas retornadas por um filtro avançado não requer nenhuma mágica: você simplesmente altera as células do cabeçalho para corresponder às colunas que deseja ver. Figura E mostra uma nova linha de cabeçalho em N2:O2.

Figura E

Execute um filtro avançado como antes, mas desta vez, especifique N2:O2 como o intervalo Copiar para (Figura E). O conjunto de resultados é mostrado em Figura F — quatro linhas, mas apenas duas colunas. Ao reduzir as células de cabeçalho, você pode reduzir o número de colunas copiadas para o conjunto de resultados.

Figura F

Copiar apenas as colunas desejadas para um conjunto de resultados filtrado não é o mesmo que um filtro, mas permite trabalhar apenas com os dados desejados.