Como os quadros Kanban ToDoist podem melhorar a produtividade

Todoist é um dos serviços online mais funcionais que permite que você seja o mais produtivo possível em um tempo limitado.

Embora tenhamos discutido anteriormente o uso do Todoist junto com a metodologia Getting Things Done (GTD), muitas pessoas não entendem isso Todoist permite criar listas usando kanban-(Kanban).

Neste artigo, mostraremos como usar as placas. Kanban em (Kanban)Todoist e como pode melhorar ainda mais a gestão do tempo e a produtividade.

Como usar quadros Kanban no Todoist

Se você já usou o Trello (usou o Trello antes) antes, você sabe o quão útil é a abordagem de “listas”. Kanban. Ele permite que você coloque cada fase de um projeto ou processo em listas separadas. Você pode então mover itens desse fluxo de trabalho ao longo do processo à medida que a tarefa de cada item for concluída.

Cada projeto em Todoist usa o formato de layout escolhido ao criar o projeto pela primeira vez. O padrão é o formato de lista com o qual você provavelmente está acostumado se você já usa há algum tempo Todoist .

Para criar seu primeiro quadro Kanban(Kanban), você precisa criar um novo projeto. Aproximar ” Projetos»(Projetos) no menu esquerdo, selecione o sinal de mais.

Na caixa de diálogo Adicionar projeto depois de definir o nome e a cor, basta alterar Visão no Quadro . Selecionar Adicionar(Adicionar) .

Isso criará um novo projeto no menu à esquerda. Mas agora, ao invés de usar o formato de lista, você verá que o projeto é feito no formato de quadro. Kanban.(Kanban)

Não parecerá um quadro no início porque você precisará construí-lo definindo “seções”.

Antes de começar a fazer isso, é importante pensar no fluxo de trabalho ou nas “etapas” do seu projeto.

Como criar Kanban(Quadro Kanban) – o quadro do seu projeto

Considere um plano para o seu projeto. Ou se você criou este novo quadro Kanban(Kanban) para um projeto doméstico, pense nas etapas que você precisará percorrer do início ao fim do seu projeto.

Neste exemplo, vamos criar um quadro para criar um novo site. À medida que pensamos nas fases maiores deste projeto, criaremos seções para cada uma dessas fases.

• Preparando contas e recursos para construir o site
• Todo o processo de criação de um site
• Obtenção de financiamento empresarial e criação de uma loja online
• Elaboração de marketing e publicidade
• Lançamento do site

Com esses marcos em seu projeto em mente, dê a cada seção um nome descritivo.

Preencha(Preencha) o campo de título em cada seção e selecione Adicionar seção(Adicionar seção) .

Continue isso para cada etapa ou área principal do seu projeto. Essas não precisam ser as etapas reais do projeto. Mas eles devem incluir todas as atividades principais de alguma forma lógica que faça sentido para você.

Quando terminar, seu tabuleiro vazio Kanban em (Kanban)Todoist deve ficar como abaixo.

Agora é hora de preencher seu quadro branco com os elementos menores do seu plano de projeto. Pense nisso como subprojetos que reúnem grandes marcos.

Para adicionar isso a uma seção, basta selecionar ” Adicionar tarefa(Adicionar tarefa) » para adicionar este cartão de subprojeto.

Não há necessidade de adicionar nenhum detalhe ainda. Agora, você apenas delineia o projeto e as principais etapas. Você pode adicionar mais itens posteriormente, quando estiverem disponíveis. Você também pode adicionar sublistas e agendamentos posteriormente para cada um deles.

Basta selecionar ” Adicionar tarefa(Adicionar tarefa)” quando terminar de nomear cada um. Quando terminar, você deverá ter um quadro de rascunho contendo todo o seu plano de projeto original.

Depois de configurar todos esses subprojetos, você estará pronto para mergulhar em cada um deles e dividi-los em tarefas mais específicas.

Trabalhar com Cartões Todoist Kanban Board(Cartões de quadro Kanban Todoist)

Se você selecionar cada um desses cartões de subprojeto, verá tudo o que pode personalizar para agendá-los.

Mais importante ainda, você pode planejá-las em subtarefas. Para fazer isso, selecione Adicionar subtarefa(Adicionar subtarefa) .

Escreva a tarefa no campo de descrição. Selecionar Cronograma(Agendar) se você estiver pronto para colocar a tarefa em seu calendário, ou você pode deixar para agendar mais tarde.

Clique no ícone de comentário à direita da tarefa para adicionar comentários ou notas para ajudá-lo quando começar a trabalhar na tarefa.

Quando terminar de configurar uma tarefa, basta selecionar Adicionar tarefa(Adicionar tarefa) .

Depois de terminar de configurar todas as tarefas, você deve planejar bem seu subprojeto.

Selecione os ” Comentários(Comentários)” para adicionar quaisquer notas ou comentários relacionados à tarefa que você gostaria de incluir. Eles se aplicam a todo o subprojeto como um todo e não a nenhuma das subtarefas.

Se você estiver trabalhando em equipe, o ” Atividade(Atividade)” é útil porque você pode ver quem está trabalhando no quê e quando.

Como você pode ver, a abordagem Todoist Kanban permite planejar e organizar todo o seu projeto usando menos espaço e em um formato mais lógico.

Usando Kanban para GTD

E a última coisa a se prestar atenção é o uso do esquema” Kanban » para (Kanban)GTD – uma abordagem à gestão do tempo.

Uso kanban(Todoist Kanban) – Quadros Todoist projetados para fluxos de trabalho GTD . Isso porque, idealmente, GTD você terá um projeto definido para os seguintes prazos:

• Metas
• Rotinas
• Longo prazo / Suspenso
• Próximo mês
• Este mês
• Semana que vem
• Essa semana

você pode personalizar kanban(Kanban) – bordo em Todoist colocando ” Essa semana(This Week)” para a extrema esquerda e, em seguida, todos os outros períodos de tempo. Vai parecer algo assim.

Agora adicione as tarefas à lista de prazos corretos, movendo-as da direita para a esquerda à medida que se aproxima do horário em que você as atribuirá a si mesmo.

Você pode simplesmente atribuir uma data de vencimento adicionando-a a ” Essa semana”(Esta Semana) e adicione este item à sua agenda durante o planejamento semanal.

Como você pode ver kanban(Todoist Kanban) – Os quadros Todoist são úteis para muitas coisas, e oferecem uma visão mais holística de todo o seu plano ou cronograma. Não importa como você queira usá-lo, o planejamento do tempo GTD ou planejamento de projeto, quadro-negro Vale a pena experimentar o Kanban.(Kanban)

Todoist é um dos serviços de tarefas online mais funcionais que permite que você seja o mais produtivo possível com seu tempo limitado.

Embora tenhamos discutido anteriormente o uso de Todoist juntamente com a metodologia Getting Things Done (GTD), muitas pessoas não percebem que Todoist permite que você organize suas listas usando quadros Kanban.

Neste artigo, mostraremos como usar os quadros Kanban no Todoist e como isso pode melhorar ainda mais seu gerenciamento de tempo e produtividade.

Como usar quadros Kanban no Todoist

Se você já usou o Trello antes, então sabe o quão útil é a abordagem de “listas” Kanban. Ele permite que você disponha cada fase de um projeto ou processo em listas individuais. Em seguida, você pode deslizar itens desse fluxo de trabalho pelo processo à medida que cada tarefa do item é concluída.

Cada projeto no Todoist usa o formato de layout que você seleciona quando cria o projeto pela primeira vez. O padrão é o formato de lista com o qual você provavelmente está acostumado se já usa o Todoist há algum tempo.

Para criar seu primeiro quadro Kanban, você precisará criar um novo projeto. Ao lado de Projetos no menu esquerdo, selecione o ícone de adição.

No Adicionar projeto caixa de diálogo, depois de definir o nome e a cor, basta alterar o Visão para Quadro. selecionar Adicionar.

Isso criará o novo projeto no menu à esquerda. Mas agora, em vez de usar o formato de lista, você verá que o projeto é apresentado usando o formato de quadro Kanban.

A princípio, não parecerá um quadro, porque você precisará construí-lo definindo “seções”.

Antes de começar a fazer isso, é importante pensar um pouco no fluxo de trabalho ou nas “etapas” do seu projeto.

Como organizar o quadro Kanban do seu projeto

Pense um pouco no seu plano de projeto. Ou, se você criou este novo quadro Kanban para um projeto em casa, pense nas etapas que você precisará seguir do início ao fim do seu projeto.

Neste exemplo, vamos construir um quadro para criar um novo site comercial. Pensando nas etapas maiores desse projeto, criaremos seções para cada uma dessas etapas.

• Preparando contas e recursos para construir o site
• Todo o processo de design do site
• Como configurar as finanças da empresa e a loja online
• Elaboração de marketing e publicidade
• Lançamento do site

Com esses estágios principais do seu projeto em mente, nomeie cada uma das seções com algo descritivo.

Preencha o campo de título em cada seção e selecione Adicionar seção.

Continue isso para cada etapa ou área principal do seu projeto. Estas não precisam ser as etapas reais do projeto. Mas eles devem conter todas as principais áreas de foco de alguma forma lógica que faça sentido para você.

Quando terminar, seu quadro Kanban vazio no Todoist deve ficar como abaixo.

Agora é hora de preencher seu quadro com os itens menores em seu plano de projeto. Pense neles como os subprojetos que empacotam os principais marcos.

Para adicionar isso em uma seção, basta selecionar Adicionar tarefa para adicionar esse cartão de subprojeto.

Você não precisa adicionar nenhum detalhe ainda. Agora, você está apenas delineando o projeto e as principais etapas. Você poderá adicionar itens adicionais mais tarde, à medida que eles forem surgindo. Você também poderá adicionar sublistas e agendamentos posteriormente para cada um deles.

Basta selecionar Adicionar tarefa à medida que você termina de nomear cada um. Quando terminar, você deve ter um quadro preliminar que contém todo o plano inicial do projeto.

Depois de configurar todos esses subprojetos, você estará pronto para mergulhar em cada um deles e dividi-los em tarefas mais específicas.

Trabalhando com cartões de quadro Kanban Todoist

Se você selecionar cada um desses cartões de subprojeto, verá tudo o que pode configurar para planejá-los.

Mais importante, você pode planejá-las em subtarefas. Para fazer isso, selecione Adicionar subtarefa.

Escreva a tarefa no campo de descrição. selecionar Cronograma se você estiver pronto para colocar a tarefa em seu calendário, ou você pode deixar para planejar mais tarde.

Selecione o ícone de comentário à direita da tarefa para adicionar comentários ou notas que o ajudarão quando começar a trabalhar nessa tarefa.

Quando terminar de configurar a tarefa, basta selecionar Adicionar tarefa.

Depois de configurar todas as tarefas, você deve ter seu subprojeto bem planejado.

Selecione os Comentários guia para adicionar quaisquer notas ou comentários relacionados à tarefa que você gostaria de incluir. Elas se aplicam a todo o subprojeto como um todo e não a qualquer uma das subtarefas.

Se você estiver trabalhando com uma equipe, o Atividade guia é útil porque você pode ver quem está trabalhando no quê e quando.

Como você pode ver, a abordagem Todoist Kanban permite planejar e organizar um projeto inteiro usando menos espaço e em um formato mais lógico.

Usando Kanban para GTD

Uma última coisa a ser abordada é usar o layout Kanban para a abordagem GTD para gerenciamento de tempo.

Usar os quadros Todoist Kanban para isso é feito sob medida para fluxos de trabalho GTD. Isso ocorre porque idealmente no GTD você terá um projeto configurado para os seguintes prazos:

• Metas
• Rotinas
• Longo Prazo / Em Espera
• próximo mês
• Este mês
• semana que vem
• Essa semana

Você pode configurar um quadro Kanban no Todoist com Essa semana no extremo esquerdo, e então todos os outros períodos de tempo fluindo para ele. Isso ficaria mais ou menos assim.

Agora, adicione as tarefas na lista de período de tempo correta, movendo-as da direita para a esquerda à medida que se aproximam de quando você as atribuirá a si mesmo.

Você pode então atribuir uma data de vencimento à medida que os adiciona Essa semanae adicione esse item à sua agenda durante o planejamento semanal.

Como você pode ver, os quadros Todoist Kanban são úteis para muitas coisas, e oferecem uma visão mais holística de todo o seu plano ou cronograma. Não importa como você deseja usá-lo, planejamento de tempo GTD ou planejamento de projeto, vale a pena tentar os quadros Kanban.