Como otimizar sua sequência de seleção de software

Uma busca por software começa com uma necessidade geral. Talvez você precise de um aplicativo para rastrear clientes, colaborar com colegas, criar uma apresentação, monitorar previsões do tempo ou lidar com sua contabilidade. Em cada um desses campos, a maioria das pessoas pode identificar rapidamente aplicativos conhecidos e amplamente usados.

Mas, na minha experiência, a seleção de software muitas vezes começa com foco em uma longa lista de recursos. Em muitos casos, acho que isso é um erro. Uma abordagem melhor é fazer uma pequena lista de aplicativos que você já conhece e seguir as etapas abaixo primeiro para expandir e depois encurtar sua lista. Durante o processo de expansão, você procura sistemas que talvez não conheça que possam ser candidatos viáveis. Durante o processo de redução, você elimina aplicativos que não são bem mantidos ou não são de empresas confiáveis. Só então você se aprofunda nos detalhes do produto.

Como otimizar sua sequência de seleção de software

Busque soluções

Uma pesquisa na web — ou, mais precisamente, uma série de pesquisas na web — pode ajudá-lo a identificar possíveis soluções de software. Certifique-se de usar palavras-chave, agrupar palavras-chave entre aspas e, em seguida, refinar seus resultados eliminando resultados que contenham frases desnecessárias. É um processo iterativo, mas quando bem feito, ajuda você a aprimorar os resultados que procura.

VEJA: Como obter melhores resultados de pesquisa no Google (TechRepublic)

Mas depois de identificar alguns fornecedores e aplicativos em potencial, sugiro que você também pesquise nas lojas de aplicativos móveis. Quando trabalho com organizações, prefiro fornecedores que oferecem aplicativos Android e Apple. Isso significa que eu ligo para a Google Play Store e a App Store da Apple e procuro aplicativos de fornecedores em ambas as lojas. Quando os fornecedores oferecem aplicativos móveis em ambas as lojas, isso é um forte sinal de que o fornecedor tem pelo menos uma certa escala.

Quando comparo aplicativos de diferentes fornecedores, costumo observar não apenas o número de s, que indica popularidade e alcance de mercado, mas também a classificação do aplicativo, que é pelo menos um indicador geral da satisfação do usuário com o aplicativo. Algumas classificações podem ser afetadas por classificações espúrias ou falhas encontradas apenas nas primeiras edições de um aplicativo. No entanto, em geral, o número de s e classificações fornecem uma maneira rápida de eliminar aplicativos que raramente são baixados e mal classificados.

As lojas de aplicativos específicas do sistema e da plataforma também podem ajudar. Por exemplo, pessoas em organizações que usam o Google Workspace podem explorar o Google Workspace Marketplace. Usar Salesforce? Experimente a Salesforce App Store. Você entendeu a ideia. Os aplicativos listados em uma loja fornecida por uma plataforma que você usa têm maior probabilidade de funcionar bem com o aplicativo que você já usa. Frequentemente, esses sistemas am single sign-on e algum nível de integração com a plataforma escolhida.

As lojas de aplicativos também costumam exibir aplicativos relacionados, como a seção Você também pode gostar da App Store ou a área Aplicativos semelhantes na Google Play Store. Os aplicativos listados nessas áreas às vezes são excelentes alternativas que você pode explorar.

Revise as atualizações

Identifique as alterações recentes feitas no aplicativo revisando as notas de versão e as datas dos aplicativos móveis ou verificando os logs ou blogs de alterações publicados publicamente. Por exemplo, veja os dados do histórico de versões na App Store da Apple ou em Sobre este aplicativo | Atualizado em data no Google Play. Isso ajuda a identificar aplicativos que não são desenvolvidos ativamente. Se um aplicativo não for atualizado em um ano ou mais, considero que não está mais em desenvolvimento ativo. É possível que o software seja perfeito e não precise de alterações? Sim. Isso é provável? Não.

Para um nível adicional de revisão, procure planos de produtos públicos e atualizações futuras. Às vezes, um fornecedor fornecerá um calendário de lançamento público de recursos futuros. Em outros casos, as alterações podem ser visualizadas como parte de uma conferência ou reunião de clientes. O nível de detalhes sobre as mudanças futuras varia significativamente, mas se todas as outras coisas forem aproximadamente iguais, eu preferiria trabalhar com um fornecedor que publica planos em vez de um fornecedor que não divulga nenhum caminho de desenvolvimento futuro.

Prefira pessoas públicas

Um número surpreendente de fornecedores de software opta por publicar pouca ou nenhuma informação sobre as pessoas por trás do produto. Eu prefiro usar sistemas de empresas onde pessoas reais, fotos, nomes, títulos, biografias e informações de contato são fornecidas.

Além disso, também tenho preferência por softwares e sistemas de organizações e pessoas que se envolvem ativamente nas mídias sociais. Esse tipo de presença e atividade tende a indicar uma empresa grande o suficiente para ter pessoas dedicadas a essa tarefa ou uma cultura de engajamento da comunidade. Ambos são sinais positivos a meu ver. Não importa se as pessoas participam do Twitter, LinkedIn, postagens de blog ou Reddit. O que importa é que a empresa forneça informações, responda às perguntas dos clientes e se envolva com clientes atuais e potenciais.

Considere o custo

Um conjunto de preços publicado tende a aumentar minha confiança em uma empresa: posso estimar quanto as coisas podem custar. Qualquer pessoa que já tenha buscado preços corporativos para software sabe que muitas empresas oferecem um formulário e convidam você a entrar em contato com um vendedor para uma cotação. Essa é uma tática muito pré-nuvem destinada a maximizar a receita para a empresa. As empresas sugerirão que procurem garantir que você tenha a solução certa para atender às suas necessidades. Isso pode ser verdade, mas a falha em fornecer qualquer tipo de orientação pública sobre preços diminui minha confiança em sua organização.

Não estou sugerindo que você precise de uma estimativa de custo ou cotação completa neste estágio. Em vez disso, reserve alguns minutos para descobrir quanto um sistema pode custar para seu cenário de uso. Uma estimativa está bem. Um fornecedor confiável que publica preços fornecerá pelo menos orientação suficiente para que você possa identificar que um sistema custará US$ 10/mês por pessoa em vez de US$ 1.000/mês por pessoa.

Avaliar recursos

Se um sistema ar em todas as quatro avaliações anteriores, você pelo menos sabe que tem um sistema que vale a pena considerar. Em seguida, você ará para o estágio de avaliação detalhada, que é onde muitas pessoas geralmente começam. Neste ponto, você desejará usar o tipo usual de técnicas de avaliação para garantir que o sistema faça o que você precisa, em um fluxo de trabalho que você gosta, e funcione com os dispositivos e sistemas que você usa. Como de costume, não confie em listas de verificação de recursos. Verifique se as coisas funcionam como você espera.

No entanto, esteja aberto a diferentes maneiras de trabalhar, pois seu modelo mental de como as coisas devem funcionar pode não ser como um fornecedor resolve um problema. Por exemplo, durante anos encontrei pessoas acostumadas a enviar arquivos por e-mail. Demorou algumas explicações para transmitir que, não, um botão de compartilhamento permite que você dê às pessoas o a um grupo de pessoas, de uma só vez, em vez de enviar um anexo por e-mail para que cada pessoa em uma equipe tenha sua própria cópia de um arquivo. Problemas semelhantes ocorrem com fluxos de trabalho, em que o o permite retrabalhar um processo. Esse processo de escolha de um sistema diferente é uma chance de considerar uma maneira diferente de trabalhar.

Qual é a sua experiência com a seleção de software?

Na minha experiência, muitas pessoas pulam direto para avaliar os recursos. Há um grande valor: no entanto, ar pelas primeiras quatro etapas muito rapidamente, pois cada uma dessas etapas ajuda a eliminar sistemas que não funcionam com os sistemas existentes, não são atualizados ou não são abertos e transparentes em relação às pessoas ou preços.

Quais técnicas simples de triagem de software e fornecedores você usa? Existe algum sinal específico que você procura, que, quando presente, indica que você deve – ou não – considerar um sistema? Alguma das dicas acima o ajudou a fazer uma escolha de software eficaz?

Se você tiver alguma dica ou técnica de seleção de software, avise-me com uma menção ou mensagem direta no Twitter (@awolber).