Como preparar seu orçamento de tecnologia para 2023 e além

Quer você trabalhe em gerenciamento de tecnologia, nas trincheiras como especialista no assunto (SME) ou colaborador individual, é importante ter um bom nível de familiaridade com as práticas de gerenciamento, especialmente seu orçamento de TI. Concentrar-se e compreender seu orçamento pode ajudá-lo a avaliar as prioridades de seu projeto e estabelecer metodologias comprovadas para demonstrar o retorno sobre o investimento (ROI) para justificar os gastos com software, hardware, serviços e pessoal.

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Apesar de ser um de sistemas, há cerca de dez anos li o fantástico Manual do Gerente de TI: A Edição Empresarial de Bill Holtsnider e Brian D. Jaffe. Este livro realmente me deu muitos bons insights que, juntamente com um nível sólido de transparência no orçamento da minha empresa graças à gestão com visão de futuro, ajudaram a moldar minha carreira, embora eu não seja um líder em tecnologia. Saber onde estão os gastos me ajuda a focar nas prioridades e vice-versa, graças ao solicitado pelos funcionários.

Discuti o tópico de orçamentos de TI e o que há de exclusivo neles em 2021 com Chris Rechtsteiner, vice-presidente da ServerCentral Turing Group, uma consultoria em nuvem.

Scott Matteson: Quanto escrutínio os orçamentos de 2021 estão recebendo do C-suite?

Chris Rechtsteiner: Mais escrutínio do que nunca. A necessidade de executar efetivamente novos projetos de transformação digital – ou otimizar projetos existentes – nunca foi tão crítica para o sucesso de curto ou longo prazo de um negócio. Reconhecer oportunidades e desafios assim que eles existirem e persegui-los efetivamente quando apropriado fará ou quebrará muitas organizações no próximo ano.

Scott Matteson: Há algo de novo sobre o escrutínio que pertence à pandemia e 2020?

Chris Rechtsteiner: Sim! As primeiras experiências digitais não são mais agradáveis ​​de se ter. Eles são obrigatórios para todos os negócios porque é uma das únicas maneiras garantidas de operar neste momento. Projetos que não estejam alinhados com a criação ou melhoria dessas experiências não receberão investimentos ou receberão investimentos significativamente reduzidos. A tolerância ao risco será menor. Embora todos reconheçam que o digital first é um jogo de iteração rápida, a tolerância ao risco ainda será menor do que nunca, pois a criticidade do sucesso nunca foi tão alta. Os erros precisarão ser cometidos e melhorados mais rapidamente do que antes, para que o impacto deles seja o mais nominal possível.

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As equipes de TI devem se fazer essas perguntas para garantir que seu orçamento de 2021 seja bem gasto e para garantir que possam provar o ROI de seus investimentos em tecnologia:

• Onde precisamos gastar para manter o negócio funcionando?
• Quais custos apenas avam a maneira antiga (pré-COVID) do nosso negócio (e agora estão no bloco de corte)?
• Como podemos aproveitar os dados disponíveis para encontrar essas respostas?

Scott Matteson: Que desafios específicos esses novos desenvolvimentos acarretam e quais são as abordagens ou conselhos recomendados?

Chris Rechtsteiner: Planejamento. Um tópico comum que você já viu e nos ouviu discutir e promover é o planejamento. Saiba o que você quer realizar. Defina seus critérios de sucesso e os resultados desejados em termos de negócios, não apenas de tecnologia. Certifique-se de que esses resultados sejam bem comunicados em toda a organização, não apenas nas equipes de projeto. Isso permite que decisões inteligentes sejam tomadas e a propriedade ocorra em toda a empresa.

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Em seguida, defina seu perfil de risco — realmente defina-o — e comunique-o. O que é aceitável hoje e o que não é? Por quê? Os perfis de risco mudaram drasticamente para a maioria das organizações nos últimos 12 meses, pois riscos anteriormente inaceitáveis ​​agora são comuns.

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Quem diria que a aceitação de consumidores e empresas de serviços sem contato aconteceria da noite para o dia?

Scott Matteson: Você mencionou que olhar para onde as empresas precisam gastar dinheiro para continuar funcionando é uma prioridade. Quais foram (ou provavelmente serão) as respostas prováveis?

Chris Rechtsteiner: Isso está diretamente relacionado à pergunta anterior: Quais são seus critérios de sucesso ou resultados desejados? Quais são seus planos para alcançá-los? Quando você tem resultados específicos para alcançar, o investimento seguirá sua busca. O luxo de investir em projetos para fins de experimentação pode não ser viável para todas as organizações no momento, pois os esforços associados à obtenção dos resultados principais (por exemplo, transformação digital, produtos e serviços sem contato, utilização de redes de distribuição de terceiros) são provavelmente mais pesados do que em anos anteriores.

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Scott Matteson: Quais custos só eram ados da maneira pré-COVID?

Chris Rechtsteiner: Isso também está diretamente alinhado com as prioridades. Se você tradicionalmente investiu em algo (aplicativos, infraestrutura etc.) que não é mais relevante — ou tão crítico para o seu sucesso — não invista ou diminua seu investimento. Determine o serviço mínimo viável, o valor mínimo de investimento necessário nessas áreas para manter a operação e aplique-o. Permita que o restante de seus investimentos busque resultados mais importantes.

Essas são perguntas difíceis de fazer e responder porque estão ligadas a anos de planejamento e operação. No entanto, você precisa perguntar a eles e estar preparado para reconhecer que reduzir ou remover investimentos em uma ou mais áreas provavelmente será o caminho certo para 2021 e além. A mudança acontecendo é tão significativa. O apego à maneira ada de fazer algo não vai impactar positivamente o futuro.

Scott Matteson: Como podemos aproveitar os dados disponíveis para encontrar essas respostas?

Chris Rechtsteiner: Mais do que apenas os dados, olhe para as equipes envolvidas. Abra o Zoom para conversas francas sobre o que é crítico e o que não é. Descobrimos que, quando perguntados sobre a criticidade de um aplicativo ou ambiente, a reação imediata é: “É absolutamente crítico”. No entanto, quando nos aprofundamos em perguntar como o aplicativo ou ambiente afeta outras equipes, quem o usa, etc., as respostas não am a resposta “crítica” automática. Quando as equipes têm a oportunidade de discutir aberta e abertamente o que está e o que não está funcionando, elas serão capazes de identificar claramente oportunidades para mudar o investimento, EoLing [End of Life] aplicativos ou ambiente e outros projetos de status quo que não são mais necessários.

Scott Matteson: De que outras maneiras os departamentos de TI podem provar o ROI dos investimentos em tecnologia?

Chris Rechtsteiner: A melhor maneira de provar o ROI é ter resultados de negócios definidos. Isso parece simples, mas é sempre negligenciado à medida que os investimentos em tecnologia se concentram singularmente na redução de custos. Quando você define os investimentos em tecnologia puramente em termos de “economia de custos”, você está perdendo a oportunidade de contribuir para a receita do negócio. Estabeleça objetivos para que os investimentos gerem receita ou apoiem diretamente o crescimento da receita, não apenas reduções “no meio” para melhorar a lucratividade.

Scott Matteson: Você tem outras dicas de como enfrentar os orçamentos de 2021?

Chris Rechtsteiner: Seja flexível. 2020 nos mostrou que mesmo os melhores planos podem ser deixados de lado sem aviso prévio. Mantenha o foco nos resultados de negócios – os verdadeiros benefícios para os resultados finais e superiores dos negócios. Isso parece simples, básico mesmo, mas é realmente a verdade. A coisa mais importante que todos podemos fazer é reconhecer que nossos melhores planos serão desafiados e estarmos prontos para lidar com essas mudanças de forma inteligente quando elas ocorrerem, e elas continuarão a ocorrer.