Como redigir conteúdo no Microsoft Word

A maioria dos documentos do Word contém informações confidenciais que talvez você não queira compartilhar. Nem todo mundo precisa se preocupar com isso, mas é algo para se pensar, mesmo que você não esteja produzindo documentos legais, financeiros, governamentais ou outros documentos comerciais confidenciais. A maioria de nós pode precisar apenas editar dados pessoais, como nosso nome como autor do documento. Se você estiver em um setor que exige uma mão mais pesada, sua empresa pode ter convenções internas sobre o que redigir. Neste artigo, mostrarei várias etapas que você pode seguir para redigir um documento do Word. Este artigo usa o Word, mas todas as informações também se aplicam ao Microsoft Excel e ao PowerPoint.

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Estou usando a área de trabalho do Microsoft 365 em um sistema Windows 10 de 64 bits, mas você pode usar uma versão anterior. Os aplicativos do Office oferecem e ao Inspetor de Documentos até 2010. Para sua conveniência, você pode baixar os arquivos de demonstração .docx e .doc. O Word para a Web não oferece o Inspetor de Documentos.

Ao redigir um documento do Word, sempre trabalhe com uma cópia. Sempre.

Como executar o Inspetor de Documentos no Word

O Microsoft Word permite excluir metadados que contêm informações pessoais e confidenciais de um documento. Não faz parte do conteúdo — você não o verá no conteúdo — mas pode ser facilmente exposto ao distribuir uma cópia eletrônica.

são dados sobre dados. Mais especificamente, os metadados descrevem os dados do documento. O Word usa-o internamente para organizar, indexar, pesquisar e compreender o conteúdo. Por exemplo, os elementos de metadados do Word podem incluir o título, as propriedades, as marcas de um documento e assim por diante — na maioria, inofensivos. Ele também contém o nome do autor, quando o documento foi criado e modificado pela última vez, texto oculto e muito mais—não tão inofensivo.

Você pode pensar que tudo isso é muito barulho por nada, mas não fará mal remover alguns elementos de metadados antes de distribuir um documento. Este é o lugar para começar: Execute o recurso Word Inspect Document. Isso permitirá que você remova informações que não deseja compartilhar com os destinatários do documento.

Quando o documento estiver pronto para distribuição, faça uma cópia e distribua o redigido. O original não deve ser distribuído, mas deve ser mantido para fins históricos. Isso soa bastante dramático e desnecessário para a maioria de nós; e felizmente, a escolha é sua. Primeiro, execute o recurso Inspecionar documento do Word da seguinte maneira:

1. Clique na guia Arquivo.
2. Selecione Informações no esquerdo e clique na opção Verificar problemas (Figura A) e clique em Inspecionar documento no menu suspenso.

Figura A

3. Na caixa de diálogo resultante, verifique todos os problemas que você deseja inspecionar (Figura B). Eu recomendo verificar todos eles, porque não demora muito, mesmo em um documento longo. No entanto, se você reinspecionar o documento posteriormente, talvez seja necessário verificar apenas alguns problemas.

Figura B

4. Remova os problemas encontrados clicando nos botões Remover tudo (Figura C).

Figura C

5. Salve a cópia.

A inspeção é um bom começo ao remover elementos de metadados, mas há muito mais a considerar.

Redigir removendo palavras e frases no Word

A maneira mais fácil de redigir informações confidenciais no conteúdo do documento é usar o recurso Substituir do Word — continue trabalhando com a mesma cópia na qual você executou o Inspetor de Documentos na seção anterior.

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Basta inserir o conteúdo que deseja remover no controle Localizar e, em seguida, inserir ou o termo , conforme mostrado em Figura D.

Figura D

Na maioria dos casos, você pode usar Substituir tudo, por isso é uma tarefa rápida. Com alguma documentação, você deve especificar o número de caracteres removidos. Se este for o caso, selecione os dados e verifique a barra de status do Word, pois exibirá o número de caracteres. Em seguida, você pode adicionar o número à string de substituição.

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A parte difícil é apresentar a lista de informações que você deseja remover. Você deve se lembrar de pesquisar termos em todas as formas. Por exemplo, se você estiver removendo o nome de um cliente, talvez seja necessário pesquisar o nome completo do cliente, nome, sobrenome, Sr./Sra. sobrenome, iniciais, etc. Depois, há o endereço do cliente, o nome da empresa e muito mais. Não há ajuda para isso além de conhecer seu documento e ser minucioso.

Redigir substituindo o conteúdo por retângulos pretos

Quase todos nós já vimos um documento redigido em que o conteúdo é coberto por retângulos pretos, como o documento mostrado em Figura E.

Figura E

Se você estiver compartilhando o documento eletronicamente, remova o conteúdo e o substitua por um espaçamento equitativo com uma forma retangular preta. Você não pode simplesmente cobrir o conteúdo porque alguém que sabe o que está fazendo pode remover os retângulos pretos.

Se você baixar os arquivos de demonstração, poderá remover facilmente os retângulos pretos—selecione e clique em Excluir. Abaixo, você verá os dados para ocultar. Eu fiz isso de propósito para fazer um ponto. Você remove os dados. Você não pode simplesmente escondê-lo e é por isso.

Redigir criando uma imagem

Uma das maneiras mais seguras de redigir conteúdo é tirar fotos do arquivo do documento—formato .docx—página por página. Basta fazer uma captura de tela de cada página e distribuí-las. Dessa forma, não há oportunidade para os destinatários exporem nada eletronicamente. No entanto, esse método seria tedioso com um documento longo.

Execute o Inspetor de Documentos no Word novamente

Depois de redigir completamente todo o conteúdo do documento, execute o Inspetor de documentos novamente. Provavelmente não vai pegar nada, mas dessa vez sim, pode te poupar muitos problemas.

Produtos de terceiros para redação

Versões anteriores do Word ofereciam uma ferramenta de redação dedicada, mas ela não é mais compatível. Existem outras ferramentas no mercado; a maioria se especializa em documentos legais.

Seja qual for o método de redação escolhido, sempre verifique novamente as informações confidenciais possivelmente perdidas. Lembre-se, essa informação pode ocorrer em mais de uma forma. Além disso, lembre-se de trabalhar com uma cópia para ter uma versão completamente intacta.