O Microsoft Excel permite trabalhar maravilhas com planilhas. Isto é especialmente verdade quando se trabalha com cálculos financeiros plurianuais. Para resolver a bagunça de linhas, colunas e milhares de células, você pode usar a opção "Stroke" do Excel. Isso permite que grupos de dados lógicos sejam criados juntamente com os subtotais e totais apropriados.
Obviamente, em algum momento, pode acontecer que um número esmagador de linhas de subtotais esteja destruindo a análise financeira. No entanto, removê-los manualmente é cansativo e pode interferir na integridade da sua planilha. Mas não se preocupe, o Excel também tem a solução.
Excluir subtotais de planilhas padrão
Se você deseja apenas remover subtotais da planilha ou reorganizar toda a planilha, o processo é basicamente o mesmo. Para fazer isso, execute as seguintes etapas:
- Abra a planilha do Excel que você deseja editar.
- Clique na aba "Dados".
- Na seção "Estrutura de tópicos" do menu superior, clique em "Subtotal".
- No menu "Subtotal", clique em "Excluir tudo".
- Isso desagrupará todos os dados da planilha, excluindo efetivamente todas as linhas parciais.
Se você não deseja excluir subtotais, mas deseja excluir todos os grupos para organizar ainda mais seus dados, siga estas etapas:
- Clique na aba "Dados".
- Na seção "Estrutura de tópicos", clique no menu suspenso "Desagrupar".
- Agora clique em "Limpar estrutura de tópicos" para remover o agrupamento desta planilha.
Excluir subtotais de tabelas dinâmicas
Se você estiver trabalhando com tabelas dinâmicas no Excel, não precisará criar uma nova tabela para excluir subtotais. Você pode fazer isso sem excluir a tabela dinâmica inteira.
- Abra o arquivo do Excel que contém a tabela dinâmica.
- Agora selecione a célula em qualquer linha ou coluna da tabela.
- Isso permitirá o o ao menu "Ferramentas da tabela dinâmica". Ele aparecerá no menu superior ao lado da guia "Visualizar" e conterá duas guias: "Analisar" e "Projeto". Nas versões anteriores do Excel (Excel 2013 e versões anteriores), você verá as guias "Opções" e "Design" sem o título "Ferramentas de tabela dinâmica".
- Clique na guia "Analisar". Para versões mais antigas do Excel, clique na guia "Opções".
- Na seção "Campo ativo", clique em "Configurações do campo".
- No menu "Configurações do campo", clique na guia "Totais e filtros".
- Na seção "Subtotais", selecione "Nenhum".
- Agora clique em "OK" para confirmar as alterações.
Lembre-se de que se a tabela dinâmica tiver um campo com alguns cálculos, você não poderá excluir subtotais.
Adicionar subtotais a uma planilha
Esperamos que você tenha excluído os subtotais usando as dicas nas duas seções anteriores. Depois de concluir a conversão de dados na planilha, você pode adicionar um novo conjunto de subtotais. Para fazer isso, execute as seguintes etapas:
- Abra a planilha na qual deseja adicionar subtotais.
- Classifique a planilha inteira pela coluna que contém os dados cujos subtotais você deseja ter.
- Agora clique na guia "Dados" no menu superior.
- Na seção "Estrutura de tópicos", clique em "Subtotal" para abrir o menu apropriado.
- No menu suspenso "Todas as alterações", selecione a coluna que contém os dados que você deseja usar para os subtotais.
- Então você precisa escolher a operação a ser calculada pelos subtotais. Selecione uma das opções disponíveis no menu suspenso "Usar função". Algumas das operações mais comuns são Soma, Contagem e Média.
- No campo "Adicionar subtotais", selecione a coluna na qual os subtotais devem aparecer. Geralmente, essa é a mesma coluna para a qual você executa subtotais, conforme definido na etapa 5.
- Você pode deixar as opções "Substituir subtotais atuais" e "Dados resumidos abaixo" selecionadas.
- Após fazer sua seleção, clique em "OK" para confirmar as alterações.
Depois de clicar em OK, você verá que as linhas da planilha estão agora organizadas em grupos. Uma nova linha aparecerá abaixo de cada grupo que contém o subtotal desse grupo.
Usando níveis para organizar dados
Após adicionar os subtotais, você notará uma nova coluna entre os números das linhas e a borda esquerda da janela do Excel. No topo desta coluna estão os números 1. 2 e 3. Eles representam níveis de agrupamento de dados.
Ao clicar no número três, você poderá ver o conjunto de dados inteiro, mostrando cada linha, linhas de subtotal e total de linhas. Se você clicar no número dois, os dados serão recolhidos para exibir apenas as linhas do subtotal e do total geral. Clique no número um e você verá apenas a grande linha.
Ao expandir tudo clicando no número três, você terá "-" e "+" na coluna de nível. Use-os para recolher e expandir manualmente cada grupo separadamente.
Com esse recurso, o Excel permite ocultar algumas partes da planilha. Isso é útil quando existem dados que atualmente não são necessários para o trabalho. Claro, você sempre pode lembrá-lo clicando no sinal "+".
Subtotal removido!
Com as ferramentas avançadas do Excel, você já sabe como evitar trabalho manual desnecessário ao excluir subtotais. Depois de alterar a ordem de todos os dados, basta clicar em algumas opções do Excel para adicionar esses subtotais novamente. Além disso, não se esqueça de usar níveis para otimizar como os dados são exibidos.
Você conseguiu remover os subtotais das planilhas? Esta é uma opção melhor do que a remoção manual? Compartilhe seus pensamentos na seção de comentários abaixo.
