Como remover tarefas concluídas na Asana

A Asana se tornou uma das ferramentas de gerenciamento de projetos mais populares para equipes e até mesmo indivíduos. Mas com qualquer software de gerenciamento de projetos, a interface pode ficar lentamente cheia de tarefas antigas que começam a prejudicar a eficiência prometida pelo software.

Abaixo, veremos como remover tarefas antigas ou desnecessárias da Asana para ajudar a limpar seus projetos e manter a eficiência.

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Remoção de tarefas na Asana

Na Asana, as tarefas estão localizadas dentro dos projetos. A conclusão das tarefas é independente da conclusão do projeto e todas as tarefas podem ser concluídas enquanto o projeto ainda está aberto ou em andamento.

A primeira maneira de remover tarefas é usar as configurações de filtro do Asana. Com esse método, você oculta apenas as tarefas concluídas, mas elas ainda são mantidas e salvas no projeto.

Isso é útil se você precisar voltar e ver quais membros da equipe trabalharam em quais tarefas.

Para ar os menus de filtro na Asana, vá para o canto superior direito da área de trabalho e clique nas configurações de Tarefas. Provavelmente exibirá Todas as Tarefas se você estiver usando as configurações padrão (Figura A).

Figura A

Clicar no menu suspenso Tarefa exibirá opções para mostrar todas as tarefas, apenas tarefas incompletas ou opções variáveis ​​para tarefas concluídas.

Nesse caso, selecione Tarefas Incompletas (Figura B).

Figura B

Agora você verá na visualização Projeto que as Tarefas concluídas estão ocultas e apenas as tarefas incompletas são mostradas.

Para definir isso como padrão, clique no menu de almôndegas à direita do menu de filtro (Figura C).

Figura C

A partir daqui, você deseja selecionar Salvar layout como padrão (Figura D). Isso agora fará com que todas as tarefas concluídas fiquem ocultas sempre que você abrir este projeto.

Figura D

Você pode desfazer isso a qualquer momento, pois nenhuma informação foi realmente removida. Simplesmente inverta o processo descrito acima e todas as tarefas podem ser mostradas novamente. Você pode mover-se livremente entre qualquer um desses layouts e visualizações sem excluir nenhuma tarefa.

Excluir tarefas na Asana

Se, ao contrário das instruções anteriores, você deseja excluir tarefas em vez de apenas ocultá-las, também existe uma maneira de fazer isso.

Selecione a tarefa que deseja excluir, para que o Detalhes seja aberto. No Detalhes, clique no menu de almôndegas no canto superior direito (Figura E).

Figura E

A partir daí, role para baixo até Excluir tarefa (Figura F). Você receberá uma confirmação final para excluir completamente a tarefa ou desfazer sua ação se for por engano. Escolha sua ação e o processo estará completo.

Figura F

A exclusão de mais de uma tarefa como essa pode ser demorada. Portanto, se você tiver um grupo de tarefas para excluir, mantenha pressionada a tecla CTRL e selecione as várias tarefas que deseja excluir (Figura G).

Figura G

Isso abrirá um menu de controle na parte inferior da área de trabalho. A partir daqui, selecione o ícone da lixeira para excluir as tarefas selecionadas.

Uma pequena janela aparecerá à esquerda dando a você uma última chance de desfazer suas ações (Figura H).

Figura H

Selecione Desfazer para restaurar as tarefas ou clique no X para confirmar a exclusão.

Você também pode visualizar todas as suas tarefas excluídas de um projeto específico. Para fazer isso, vá para o esquerdo e, em Favoritos, clique em Mostrar mais (Figura I).

Figura I

Você pode então selecionar Itens Excluídos, e isso mostrará todos os itens que foram excluídos deste Projeto.

Na lista de tarefas excluídas agora exibida, você pode selecionar qualquer uma delas para visualizar os detalhes. Você também pode optar por recuperar essas tarefas, se necessário. Basta clicar na guia Recuperar nos detalhes e a tarefa será restaurada (Figura J).

Figura J

As subtarefas associadas às tarefas ainda existirão no sistema, embora fiquem “órfãs” e não sejam visíveis em nenhuma visualização no da Asana.

Para encontrá-los, você pode usar a função Pesquisa avançada. Esse recurso está disponível para usuários e você pode pesquisar suas subtarefas órfãs aqui, se necessário.

Outra opção é desfazer a exclusão da tarefa. Isso restaurará a tarefa e as subtarefas, que você poderá concluir ou excluir conforme necessário.

Geralmente, é melhor remover as subtarefas primeiro ou concluí-las antes de excluir as tarefas. Embora, não há problema em simplesmente excluir as tarefas.

Arquivar projetos e tarefas na Asana

Se um projeto e suas tarefas associadas forem concluídos, mas você ainda quiser manter todas as informações para manutenção de registros ou outros propósitos, poderá arquivar esses projetos.

Para fazer isso, encontre seu projeto no menu do esquerdo e clique no menu de almôndegas ao lado dele. Nesse menu, selecione Arquivar projeto (Figura K).

Figura K

O projeto e todas as tarefas serão arquivados e você terá uma nova opção de menu à esquerda chamada Mostrar projetos arquivados. Clique nele a qualquer momento para revisar o projeto que você arquivou.

Você também pode restaurar qualquer projeto de um arquivo. Isso é útil se um projeto for pausado por um longo período de tempo. Você pode limpar seu arquivando-os e restaurando-os quando o projeto for retomado.