Nota: O seguinte artigo irá ajudá-lo com: Como responder rapidamente a e-mails usando Quick Parts no Microsoft Outlook
Se você costuma enviar a mesma mensagem, transforme o conteúdo em um item de Quick Parts e economize tempo visualizando e-mails no Microsoft Outlook.
O e-mail toma muito tempo. Na verdade, é um problema tão grande que o Microsoft Outlook vem com respostas prontas. Infelizmente, você deve estar no Exchange ou Outlook.com para usá-los. No entanto, você pode criar suas próprias respostas prontas e usá-las adequadamente para economizar tempo digitando as mesmas respostas repetidamente. Neste tutorial, mostrarei como usar o Quick Parts para inserir respostas predeterminadas ao responder a emails do Microsoft Outlook.
Estou usando a área de trabalho do Microsoft 365 em um sistema Windows 10 de 64 bits, mas você pode usar versões mais antigas. Esse recurso não está disponível no Outlook para a Web. Não há arquivo de demonstração; você não vai precisar de um.
VEJO: Google Workspace vs. Microsoft 365: uma análise lado a lado com lista de verificação (TechRepublic )
O que são Partes Rápidas no Outlook?
Quick Parts é um recurso de todo o Office que permite criar, armazenar e inserir blocos de conteúdo reutilizáveis. Você economizará tempo inserindo conteúdo por meio de partes rápidas em vez de digitá-lo manualmente.
Para criar um item do Quick Parts, insira o conteúdo — texto, gráficos e formatação — em uma mensagem de e-mail. Em seguida, selecione-o e salve-o na galeria Quick Parts. Agora, vamos inserir algum conteúdo e adicioná-lo à galeria Quick Parts para uso futuro.
Como criar um item Quick Parts no Outlook
Você pode criar itens de Quick Parts em outros aplicativos do Office, mas estamos falando de respostas de email do Outlook, então usaremos o Outlook.
Abra uma mensagem de e-mail vazia e adicione algum conteúdo, conforme mostrado em Figura A. Observe que há um pouco de formatação e até mesmo um logotipo (na verdade, é um ícone de imagens de banco de imagens). Certifique-se de pressionar F7 para executar o Editor. Você não deseja responder repetidamente com um item do Quick Parts que contém um erro de digitação.
Figura A
Quando o conteúdo estiver pronto, selecione-o — o texto e o gráfico. Em seguida, clique no menu Inserir e faça o seguinte:
- No grupo Texto, clique na opção Partes Rápidas.
- Escolha Salvar Seleção na Galeria de Itens Rápidos (Figura B).
- Na caixa de diálogo resultante, dê ao item um nome significativo, como InquiryResponseGeneric (Figura C).
- As configurações restantes estão bem como estão.
- Clique em OK para retornar à mensagem de e-mail.
Figura B
Figura C
Agora que você tem uma resposta rápida pronta e esperando, vamos experimentá-la.
Como inserir um item do Quick Parts em um email no Outlook
Agora vamos supor que você seja a primeira linha de recebimento de e-mails recebidos e não possa responder a cada um deles imediatamente. Em vez disso, você responde com uma mensagem pronta e encaminha o e-mail para a equipe apropriada.
Depois de ler a mensagem mostrada em Figura D, clique duas vezes para abri-lo e clique em Responder. Para inserir a resposta predeterminada, insira alguns caracteres no nome (Etapa 3 acima). Nesse caso, a consulta fará isso — digite consulta e pressione F3. O Outlook irá inserir o item inteiro.
Figura D
Dada a natureza dessa mensagem em particular, talvez você queira alterar um pouco a resposta — nem sempre o fará — mas esse recurso é flexível o suficiente para permitir isso.
Na resposta predeterminada, selecione 24 horas e substitua-a pela hora, conforme mostrado em Figura E. Em seguida, clique em Enviar e encaminhe adequadamente.
Figura E
Os limites das Partes Rápidas são tão grandes que você ficaria sem ideias antes de alcançá-las. Sempre que você responder com o mesmo texto, adicione-o à galeria de partes rápidas para poder reutilizá-lo. Esse recurso economizará muito tempo. Seus colegas ficarão surpresos com a rapidez com que você encaminha e-mails todas as manhãs.
