Como usar a ferramenta de gerenciamento de projetos ONLYOFFICE

Procurando gerenciar seus projetos internamente, mas não tem certeza de qual software usar? O ONLYOFFICE inclui essa ferramenta e pode ser útil para você. Jack Wallen mostra as cordas.

O ONLYOFFICE é um conjunto de ferramentas de escritório que você pode implantar em seu próprio data center (ou de um host de nuvem de terceiros) que pode rivalizar com Google Workspaces ou Office 365. O software inclui praticamente tudo o que você precisa para ser produtivo, incluindo CRM, Mail , Pessoas, Comunidade e, claro, Documentos (documentos, planilhas, apresentações e modelos).

Outro recurso incluído no ONLYOFFICE é uma ferramenta de gerenciamento de projetos, chamada de Projetos. Com o ONLYOFFICE Projects, você pode gerenciar projetos por meio de um quadro bastante padrão (que, infelizmente, não está no estilo kanban), marcos, tarefas, discussões, gráficos de Gantt, atribuições de tarefas/projetos, rastreamento de tempo e relatórios. Embora não seja tão simples de usar quanto um quadro kanban, a ferramenta Projetos ONLYOFFICE é bastante útil, especialmente porque é acompanhada por outras ferramentas (tornando-se assim uma suíte completa que pode alimentar empresas de qualquer tamanho ou até mesmo departamentos dentro de uma empresa).

Quero apresentá-lo à ferramenta de Projetos ONLYOFFICE, para que você possa se capacitar para um fluxo de trabalho mais eficiente e colaborativo.

VEJO: Característica comparação: Tempo rastreamento Programas e sistemaeEM (TechRepublic )

O que você precisará

A única coisa que você precisa é de uma instância em execução do ONLYOFFICE (leia Servidor de documentos ONLYOFFICE). Com isso disponível em sua LAN, vamos começar a gerenciar nossos projetos.

Como criar um novo projeto

A primeira coisa que você vai querer fazer é criar um novo projeto. Faça na sua instância do ONLYOFFICE e clique em Projetos na página principal (Figura A).

Figura A

Se você já criou um projeto (como eu), isso o levará imediatamente à página Tarefas do projeto (Figura B).

Figura B

Agora você está pronto para criar seu primeiro projeto. Para fazer isso, clique no menu suspenso Criar e clique em Projeto (Figura C).

Figura C

Na janela resultante (Figura D), você precisa dar um título ao projeto e atribuir a ele um gerente. Você pode opcionalmente adicionar uma descrição e, se quiser que o projeto fique visível para todos os usuários, desmarque Salvar este projeto como privado.

Figura D

Clique em Salvar e seu projeto está pronto para ser gerenciado.

Já nos deparamos com a primeira questão a ser tratada. Fora da caixa, há apenas um usuário… você (o ). Se você tem a intenção de colaborar nesses projetos, você vai querer criar novos usuários, para que eles possam receber projetos para gerenciar e/ou tarefas para cuidar.

Como criar usuários

Para criar novos usuários, clique no menu suspenso de ferramentas próximo ao canto superior esquerdo da janela (diretamente à direita de ONLYOFFICE). Nessa lista suspensa, clique em Pessoas (Figura E).

Figura E

Na janela resultante, clique no menu suspenso Criar e clique em Usuário (Figura F).

Figura F

Na nova página de perfil (Figura G), preencha as informações necessárias para o novo usuário.

Figura G

Uma adição útil é a capacidade de adicionar contas de mídia social para o novo usuário (escolhendo entre Facebook, Twitter, LiveJournal, Blogger, MySpace e Yahoo!). Você também vai querer criar uma senha temporária para o novo usuário. Depois de cuidar das informações do usuário, clique em Salvar e esse usuário será listado como pendente. O novo usuário receberá um convite por e-mail, onde deverá aceitar o convite e alterar imediatamente sua senha.

Como atribuir projetos no ONLYOFFICE

Agora que você adicionou novos usuários ao ONLYOFFICE, você pode atribuir projetos (e tarefas) a eles. Isso não é tão intuitivo quanto deveria ser (embora simples, uma vez que você saiba onde procurar). Volte para a página Projetos e abra o projeto em questão. Na página do projeto (Figura H), clique na guia Equipe.

Figura H

Na página Equipe, clique em Gerenciar equipe e, em seguida, no pop-up (Figura I), selecione o usuário a ser adicionado à equipe.

Figura I

Clique em Salvar e o usuário foi adicionado. Esse usuário deve poder fazer em sua conta e começar a colaborar no projeto.

Depois de adicionar usuários, você pode se ocupar criando projetos, tarefas e subtarefas. Os membros do projeto podem fazer de arquivos para tarefas e até anexar um arquivo de dentro da pasta Documentos do projeto. A única confusão com o recurso de documento é que os documentos do projeto e os arquivos criados na ferramenta Documentos não se sobrepõem. Por causa disso, você deve certificar-se de criar documentos para Projetos na página Projeto real e documentos não relacionados ao projeto na ferramenta Documentos. Isso provavelmente poderia usar um pouco de reequipamento por parte do ONLYOFFICE (como eu gostaria de ver uma melhor integração entre as ferramentas da suíte).

Neste ponto, tudo deve ser bastante intuitivo para quem já trabalhou com uma ferramenta de gerenciamento de projetos. Se você está procurando um conjunto completo de ferramentas de produtividade que podem ser

implantado internamente, o ONLYOFFICE pode ser apenas o tíquete.