Como usar a formatação condicional para tornar os valores maiores mais legíveis no Excel

Relatar muitos valores grandes no Excel provavelmente é uma coisa boa, mas se você quiser que eles sejam legíveis, tente esta técnica fácil.

O artigo Usar um formato personalizado no Excel para exibir milhões de leitura mais fácil usa um formato personalizado para tornar os valores grandes mais legíveis. Por exemplo, 1.200.000 é exibido como 1,2 M – o formato também é arredondado no Excel. Se um valor for menor que um milhão, o formato personalizado do Excel ainda exibirá o valor com M para milhão, mas cairá em um ponto decimal. Por exemplo, 669227 é exibido como 0,67 M. Realisticamente, 0,67 M não é muito mais legível do que 669227. Na verdade, 0,67 M pode ser facilmente mal interpretado. É por isso que neste artigo, mostrarei duas regras de formatação condicional do Excel que reduzem valores grandes: uma para milhões e outra para milhares.

VEJO: Política de instalação de software (TechRepublic )

Estou usando o Microsoft 365 em um sistema Windows 10 de 64 bits, mas você pode usar uma versão anterior do Excel. Eu recomendo que você adie a atualização para o Windows 11 até que todos os problemas sejam resolvidos. Para sua conveniência, você pode baixar os arquivos de demonstração .xlsx e .xls do Excel. Excel na Web exibirá a formatação condicional existente corretamente, mas ainda não oferece e a formatos de valor personalizados.

Formato de milhões personalizado do Excel

Primeiro, vamos examinar o formato de milhões usado no artigo vinculado acima

$#.##,,”M”;

Cada código de formatação tem quatro seções, separadas por ponto e vírgula (;). O formato personalizado acima usa apenas a primeira seção, que especifica a formatação para valores positivos. Para ser abrangente, segue uma explicação das quatro seções, embora usemos apenas a primeira seção:

• A primeira seção se aplica a valores positivos
• A segunda seção se aplica a valores negativos
• A terceira seção se aplica a 0
• A quarta seção se aplica ao texto.

Agora vamos detalhar o formato personalizado que usaremos para valores maiores ou iguais a um milhão. Este formato exibe o símbolo do dólar, $ à esquerda. Em seguida, o #.##, manipula os dígitos reais. Primeiro, as duas vírgulas representam o separador de milhar, e ,, omite valores nas casas de mil e cem. Por exemplo, 1780379 é exibido como $ 1,78 M. O decimal é necessário para conversão; 1,78 M é a mesma coisa que 178 M.

Para adicionar esse formato personalizado à sua pasta de trabalho do Excel, faça o seguinte:

1. Na guia Início, clique no iniciador de diálogo para o grupo Valor.
2. Clique na guia Valor, se necessário.
3. Na lista Categoria, selecione Personalizado.
4. No controle Tipo à direita, insira o formato personalizado (Figura A).

Figura A

5. Clique OK.

Figura B mostra o formato personalizado aplicado.

Figura B

Como você pode ver na barra de fórmulas, esse formato não altera o valor subjacente, apenas a maneira como o Excel o exibe. Você pode não gostar da maneira como esse formato exibe valores inferiores a um milhão. Eles não são tão legíveis quanto você gostaria; na verdade, eles podem ser mal interpretados. É por isso que você precisa de um formato de milhares personalizado.

Formato de milhares personalizado do Excel

Neste ponto, você pode tentar escrever o formato de milhares personalizado você mesmo. Se você veio com

$###,” K”;

você está correto! O importante a ser observado é o componente ###. Isso representa os três dígitos possíveis na posição dos milhares e omite os dígitos na posição das centenas. Além disso, K é universalmente conhecido por representar milhares, então usaremos isso em vez de T. Usando as instruções acima, adicione este formato personalizado. Com os dois formatos personalizados adicionados, é hora de criar as regras de formatação condicional para aplicá-los.

Como criar regras de formatação condicional no Excel

Depois que os formatos de valor personalizados existirem, você poderá aplicá-los usando regras de formatação condicional. No momento, o formato está definido como Geral. Primeiro, selecione o conjunto de dados mostrado em Figura C.

Figura C

Para criar uma regra de formato condicional do Excel que lide com valores maiores ou iguais a um milhão, faça o seguinte:

1. Selecione o conjunto de dados (B3:E8).
2. Na guia Início, clique em Formatação Condicional no grupo Estilos.
3. Escolha Nova Regra na lista suspensa.
4. Na caixa de diálogo resultante, escolha Formatar somente células que contêm no superior.
5. No inferior, escolha Maior que ou Igual a no segundo menu suspenso. A primeira lista suspensa é Cells, e é disso que precisamos.
6. No terceiro controle, digite .
7. Clique em Formatar.
8. Clique na guia Número.
9. Na lista Categoria, escolha Personalizado.
10. À direita, selecione o formato personalizado, $#.##,,”M”; (Figura D) e clique em OK.

Figura D

11. Figura C mostra a regra e o formato. Clique em OK para aplicá-lo. Como você pode ver em Figura Esomente os valores maiores ou iguais a um milhão são formatados.

Figura E

Agora, repita as instruções para adicionar uma regra para o formato personalizado

$###,” K”;

usando Figura F como um guia para os os 6 e 10.

Figura F

Figura G mostra os resultados. Ambos os formatos personalizados cuidam de todos os valores. Se seu conjunto de dados contiver valores de trilhões ou menos de mil, crie novos formatos personalizados para essas posições e aplique-os usando formatação condicional. O Excel pode lidar com todos eles.

Figura G