Como usar aliases no Exchange Online para que os clientes não saibam seu endereço de email real

Parece estranho que o Outlook e o Exchange costumavam dificultar o trabalho com mais de um endereço de e-mail em uma conta. Acontece que existem muitas boas razões para usar vários endereços ou até mesmo ocultar um endereço pessoal. Você pode estar compartilhando uma caixa de correio de contato do cliente em um sistema CRM com vários usuários diferentes, trabalhando por meio da fusão de duas empresas diferentes ou simplesmente deseja impedir que os detalhes de contato dos usuários vazem para o mundo exterior quando estiverem trabalhando em um produto confidencial.

VEJO: Comandos do Windows, Linux e Mac que todos precisam saber (PDF grátis) (TechRepublic)

Alias ​​em troca

Seja qual for o motivo, dar aos funcionários mais de um endereço é cada vez mais comum. Mas até recentemente, o Exchange dificultava o envio de mensagens usando identidades alternativas.

Muito disso se deve ao design do agente de transferência de e-mail do Exchange, o código que envia e-mails para a cadeia de servidores de e-mail que compõem a Internet. Ele foi originalmente construído para funcionar com apenas um endereço de e-mail por usuário, com tudo vinculado a essa identidade. Se você tentasse enviar um e-mail usando um alias, um endereço de e-mail alternativo, ele seria substituído pelo endereço de e-mail principal antes de ser enviado por SMTP.

Se você estivesse usando o Exchange dentro de uma empresa, essa abordagem é boa: os e-mails de e parecem vir de um alias de e, pois eles não saem do servidor ou do cluster. Há uma lógica vaga para permitir que aliases sejam recebidos, mas não usados ​​para envio, pois os usuários podem redirecionar e-mails respondendo de seu endereço correto.

No entanto, o e-mail agora precisa fazer muito mais do que conectar as partes de um negócio – é muito como fazemos negócios. E os aliases fazem parte desses processos, especialmente à medida que ferramentas baseadas em email, como o serviço de reservas do Microsoft 365, se tornam mais comuns

Os aliases de entrada foram incorporados há muito tempo no Exchange local e no Exchange Online. Você pode fornecer a um usuário individual até 400 aliases diferentes, sem afetar o valor cobrado. Os aliases não são caixas de correio compartilhadas ou listas de distribuição: são endereços individuais que podem ser usados ​​para rotear emails para caixas de correio específicas.

Embora você possa usar listas de distribuição para receber, rotear e enviar emails, elas não oferecem o mesmo nível de controle que aliases individuais para usuários e caixas de correio compartilhadas. Havia técnicas complexas de baixo nível que permitiam que os usuários do Exchange enviassem emails como aliases, mas exigiam trabalhar com aplicativos de email personalizados que usavam comandos SMTP específicos, não o conhecido Outlook.

Gerenciando aliases no Exchange Online

Alias ​​para usuários ativos

É bastante simples adicionar aliases usando o Centro de istração do Microsoft 365. Se você estiver usando domínios alternativos, verifique se eles estão configurados antes de adicionar um alias a um usuário.

No Centro de istração, escolha Usuários ativos em Usuários no de navegação. Depois que esta página for aberta, selecione um usuário e clique em seu nome para abrir o do usuário. Aqui você pode escolher Gerenciar nome de usuário e e-mail para adicionar um alias. Você pode digitar qualquer nome de usuário e escolher qualquer domínio configurado no momento. Uma vez configurado, clique em Salvar alterações para configurar o alias.

Domínios alternativos

Os domínios alternativos precisam ser configurados com todas as configurações de DNS corretas para contas do Microsoft 365. Isso requer adicioná-los à sua conta do Microsoft 365 usando as ferramentas de configuração no centro de istração.

Depois de adicionar o domínio, conecte-o à sua conta verificando-o com um registro TXT nos registros DNS do domínio antes de configurar os registros MX para enviar emails ao serviço Microsoft 365 Exchange Online. Se você planeja enviar e-mails por meio desse domínio, primeiro você precisa configurar seus recursos anti-spam SPF, DKIM e DMARC em seu host DNS.

Mudança de nome corporativo

Após a alteração do nome da empresa, você pode configurar um endereço como [email protected] como um alias para [email protected], com o correio enviado para o endereço do nome da empresa antigo chegando em sua nova conta de nome da empresa normal. É uma boa ideia usar aliases para redirecionar e-mails enviados para apelidos comuns em uma única caixa de correio, então [email protected] pode ser um alias para [email protected] mais formal.

Da mesma forma, você pode fornecer aliases de contas de equipe, para que todas as variantes possíveis de um nome de equipe, como “contas a pagar”, “contas”, “contas a pagar” e quaisquer outras versões, acabem na mesma conta de e-mail. Vale a pena examinar seus logs de e-mail para ver se há erros comuns para endereços importantes que você pode interceptar e redirecionar com um alias.

Enviando email como um alias do Outlook

Uma atualização recente do Exchange Online finalmente adicionou e de visualização para enviar mensagens usando aliases. Inicialmente, você precisa usar o PowerShell para definir o parâmetro SendFromAliasEnabled do cmdlet Set-OrganizationConfig. Ao definir isso, você pode habilitar o e completo de alias para todas as caixas de correio; atualmente não há como configurá-lo para usuários ou grupos individuais.

Depois de habilitado, você está usando uma nova versão do serviço SMTP do Exchange. Como a Microsoft aponta, está em pré-visualização por enquanto, pois existem problemas conhecidos que podem causar problemas em alguns casos. O Exchange local não obtém o novo recurso, o que significa que nenhum usuário local ainda poderá enviar usando aliases.

Nem todos os clientes de email do Exchange oferecem e ao novo recurso. Atualmente, é compatível com os clientes móveis do Outlook no iOS e Android e no Outlook na Web. O e para o Outlook da área de trabalho está previsto para o segundo trimestre de 2022, mas ainda está para chegar.

Na web, você precisa mostrar o campo De ao compor mensagens, com uma lista suspensa dos aliases disponíveis. Em dispositivos móveis, você precisa inserir manualmente um alias, mas ele será salvo para uso futuro. Quando for lançado para o Outlook para desktop, você poderá manter uma lista de aliases comumente usados, o que deve simplificar a escolha de qual alias usar.

Depois de configurar o e, os usuários devem achar que trabalhar com aliases é bastante simples. Quando necessário, eles podem manter os endereços pessoais ocultos ou usar apelidos ou domínios de e-mail alternativos para garantir que os e-mails cheguem a eles, não importa como sejam endereçados.

O plano da Microsoft de mesclar o Outlook online com sua versão para desktop deve acelerar a entrega de recursos como esse. Uma base de código do Outlook em todas as versões evitará situações em que diferentes Outlooks tenham diferentes implementações do mesmo recurso ou não tenham tudo.