Como usar TODAY() para destacar datas que se aproximam rapidamente em uma planilha do Excel

Muitos aplicativos rastreiam datas por vários motivos diferentes. Você pode acompanhar datas de vencimento, datas de entrega, compromissos e assim por diante. Dependendo de como você usa essas datas, convém destacar datas específicas à medida que elas se aproximam da data atual no Microsoft Excel. Da mesma forma, você pode querer destacar datas futuras. Usando a função TODAY() e algumas regras de realce condicional, você nunca será pego de surpresa.

VEJA: 83 dicas do Excel que todo usuário deve dominar (TechRepublic)

Estou usando o Microsoft 365 em um sistema Windows 10 de 64 bits, mas você pode usar versões anteriores. Para sua conveniência, você pode baixar os arquivos de demonstração .xlsx e .xls. O Excel Online exibirá formatos condicionais, mas você não poderá criá-los no navegador.

Destaque hoje

Embora você provavelmente não queira esperar até uma data de vencimento para iniciar um projeto, destacar a data atual pode ajudar a alertá-lo quando o tempo é essencial. Felizmente, a função TODAY() do Excel sempre é igual à data atual, então você não precisa atualizar a regra ou mesmo incluir um valor de entrada. Vamos adicionar um formato condicional que sempre destaca a data atual:

1. Selecione as células ou linhas que deseja destacar. Neste caso, selecione B3:E12—o intervalo de dados.
2. Clique na guia Início e, em seguida, clique em Formatação Condicional no grupo Estilos e escolha Realçar Regras de Células.
3. Escolha uma data que ocorre.
4. Na caixa de diálogo resultante, escolha Hoje no primeiro menu suspenso e, em seguida, escolha Light Red Fill no segundo (Figura A). Como você pode ver, a data atual é 15 de fevereiro. (Como você trabalhará com isso em uma data posterior, a data atual será diferente da minha.)
5. Clique OK.

Figura A

Essa é a maneira mais fácil de aplicar rapidamente um formato condicional para destacar a data atual, mas é um pouco limitada. Primeiro, você tem apenas algumas combinações de formatos disponíveis. Segundo, ele não destaca a linha inteira, apenas a célula que contém a data. Essa regra é capaz de detectar datas no intervalo selecionado e aplicar o formato apenas a essas células. Portanto, não importa onde está a coluna de data em relação ao intervalo selecionado.

Realce ontem e amanhã no Microsoft Excel

Existem regras internas para ontem e amanhã, mas vamos inserir uma regra, para que você saiba como quando não houver uma regra interna adequada. Vamos começar com ontem:

1. Selecione o intervalo de dados B3:E12.
2. Clique na guia Início e, em seguida, clique em Formatação Condicional no grupo Estilos e escolha Nova Regra.
3. Na caixa de diálogo resultante, selecione a opção Usar uma fórmula para determinar quais células formatar no superior.
4. No inferior, insira a expressão =$B3=TODAY-1.
5. Clique em Formatar.
6. Clique na guia Preenchimento, escolha vermelho e clique em OK. Figura B mostra a regra e o formato.
7. Clique em OK para aplicar o formato.

Figura B

Como você pode ver em Figura B, a regra destaca todo o registro quando a data na coluna B é ontem. Observe que a regra tem uma referência de coluna absoluta ($B). Se você omitir o cifrão, o Excel aplicará o realce à célula em vez da linha inteira. A referência à linha 3 não é absoluta, portanto, a regra pode avaliar todas as linhas no intervalo selecionado.

A expressão simples TODAY()-1 subtrai um da data atual. É a mesma coisa de ontem.

Para destacar amanhã, repita as etapas acima, mas insira a regra , conforme mostrado em Figura C. Clique em Formatar e escolha qualquer cor, mas eu escolhi azul médio. Clique em OK (duas vezes) para aplicar o formato, que destaca a linha inteira quando a data na coluna B for amanhã. Novamente, a referência absoluta e relativa é importante.

Figura C

Todas as três regras são simples de implementar, mas estão limitadas a hoje, ontem e amanhã. E se você quiser destacar outros incrementos diários além desses três?

Destaque além no Excel

Pode chegar um momento em que você desejará um pouco mais de flexibilidade ao destacar datas importantes. Por exemplo, você pode querer destacar as datas que estão uma semana à frente ou uma semana atrás. Quando este for o caso, recomendo usar uma célula de entrada onde você pode especificar os dias. Ao fazer referência à célula de entrada na fórmula, o destaque será atualizado automaticamente, dependendo de suas necessidades no momento.

Usando Figura D como guia, formate duas células de entrada: 1.) dias no ado e 2.) dias no futuro. Assim, faremos referência a C1 na regra anterior e C2 no futuro.

Figura D

Primeiro, vamos inserir a regra para o ado:

1. Selecione o intervalo de dados B5:E14. (Observe que atualizei as linhas de intervalo porque inseri linhas para as células de entrada.)
2. Clique na guia Início e, em seguida, clique em Formatação Condicional no grupo Estilos e escolha Nova Regra.
3. Na caixa de diálogo resultante, selecione a opção Usar uma fórmula para determinar quais células formatar no superior.
4. No inferior, insira a expressão .
5. Clique em Formatar.
6. Clique na guia Preenchimento, escolha amarelo e clique em OK. Figura E mostra a regra e o formato.
7. Clique em OK para aplicar o formato.

Figura E

A princípio, a regra parece não funcionar porque nada acontece porque C1 está vazio. Figura E mostra o resultado da inserção de 3 em C1—você precisa de um valor de entrada real para ver a regra aplicada. Mais uma vez, o endereço absoluto, $C$1 é importante. Se você deixar este parente, o destaque não funcionará como esperado.

Repita as etapas acima para aplicar um destaque para o futuro. Exceto na etapa 4, insira a expressão e escolha verde. Figura F mostra a folha resultante após inserir o valor 3 em C2.

Figura F

Com as células e regras de entrada em vigor, sinta-se à vontade para alterar os valores em C1 e C2. Se o valor estiver muito no ado ou no futuro, o Excel não aplicará o destaque. Se C1 ou C2 estiver em branco, o Excel não aplicará essa regra. Vá em frente agora e altere essas datas para ver como as duas regras funcionam.

Neste momento, a folha está um pouco ocupada. É provável que você não queira aplicar todas essas regras ao mesmo tempo que o arquivo de demonstração.

A única coisa a considerar é a posição das regras. Por exemplo, se você inserir 1 e 1 em C1 e C2, as últimas regras inseridas terão precedência porque são as primeiras avaliadas pelo Excel. As regras que representam as células de entrada foram inseridas por último, portanto, elas têm precedência sobre as duas regras inseridas para ontem e hoje anteriormente.

Para alterar isso, abra as regras usando Gerenciar regras (no menu suspenso Formatação condicional) e mova as regras de acordo. Ou use uma regra de validação de dados para C1 e C2 que rejeite o valor 1 se você não quiser alterar as posições das regras.

Mais uma coisa que você pode considerar. Altere a cor de preenchimento de C1 e C2 para corresponder à cor de preenchimento de destaque na regra, conforme mostrado em Figura G. Fazer isso oferecerá uma pista visual para os usuários para que eles não precisem lembrar o que essas duas cores significam.

Figura G