O que é Scope Creep e por que é importante?

A fluência do escopo é um dos principais fatores que contribuem para o atraso ou cancelamento de projetos. É essencial reconhecê-lo e evitá-lo, para evitar gastos desnecessários e horas de trabalho adicionais.

O que é fluência de escopo?

O que é fluência de escopo? É o efeito do escopo rastejando. A adição constante de novos objetivos e tarefas a um projeto em andamento. Pode ser causado por falta de planejamento adequado, falta de comunicação ou inúmeros outros fatores.

Quais causas Oportunista?

É fácil apontar o dedo para o cliente e culpá-lo por cada mudança no escopo. Mas na prática as coisas são um pouco diferentes.

Aqui estão algumas das principais causas:

Mal Definido Projeto

Quando você não planeja adequadamente seu projeto, vários problemas podem ocorrer. Isso pode ser gastos adicionais, cronogramas caóticos ou falta de recursos e pessoal competente.

Falha de comunicação

Nem todas as mudanças de escopo nascem de um planejamento ruim. A falta de comunicação pode desempenhar um papel significativo no escopo rastejando. Metas mal definidas, tarefas ambíguas e incompreensão da atribuição podem dificultar a execução de um projeto.

Falta de uniformidade

Não ter uma ideia exata do que você quer ou como alcançá-lo é prejudicial ao projeto e causa fluência no projeto. Ao encomendar ou trabalhar em algo, é crucial ter uma visão clara e singular do que você precisa e como alcançá-lo.

Planejamento impreciso

A programação competente leva a uma execução bem-sucedida e evita o aumento do escopo. O mau planejamento leva a problemas. Quando o processo de trabalho não é otimizado, os trabalhadores ficam com tempo demais ou insuficiente para concluir suas tarefas.

Priorização ruim

Ao construir o cronograma e a prioridade é definida em tarefas domésticas, um tempo precioso é tirado do trabalho em partes importantes e fundamentais do projeto. Evitar a fluência do escopo é saber o que fazer, quando fazer e em que ordem.

Exemplos de Oportunista

Em um de seus artigos, Tim Malone compartilha um exemplo real de fluência de escopo. Enquanto trabalhava como gerente de TI para uma empresa de gerenciamento de fretamento de jatos particulares, ele se ofereceu para gerenciar seus serviços no planejamento da rede para um novo hangar. A resposta que recebeu foi que o empreiteiro contratado cobriria tudo.

Algum tempo depois, um dos subcontratados entrou em contato com ele, perguntando quantas gotas de rede eram necessárias e onde deveriam ser colocadas. Para encurtar a história, descobriu-se que nenhuma das tarefas relacionadas à rede foi planejada e o assunto foi deixado de lado.

Sessenta dias antes da conclusão do hangar, foi preciso fazer todos os planos de rede, que incluíam roteadores, switches, telefones VoIP, pontos de o sem fio, entre outros. O problema foi resolvido por meio de raciocínio rápido e uma injeção de US$ 60.000 de financiamento adicional.

O CD Project Red vem à mente quando se fala em exemplos de descontinuidade do projeto. Eles eram conhecidos como uma das empresas mais responsáveis ​​pelos trabalhadores na indústria de desenvolvimento de jogos. Devido ao mau planejamento e ao surto de COVID-19, eles tiveram que forçar semanas de trabalho obrigatórias de seis dias durante os meses finais do desenvolvimento de “Cyberpunk 2077”. Houve uma reação da comunidade de jogos, que considera as horas extras obrigatórias como uma má prática.

Eventualmente, a empresa conseguiu resolver o problema compartilhando 10% de sua receita anual com os membros das equipes de desenvolvimento como compensação.

Como evitar fluência do escopo

Agora que o problema está claramente definido e sabemos o que o causa, o que podemos fazer para evitar o aumento do escopo?

Envolver as Partes Interessadas

Quando se trata de tomar decisões, as partes interessadas sempre têm a palavra final. Eles têm sua visão para o futuro da empresa e sua lucratividade. Para evitar o aumento do escopo, é uma boa ideia envolvê-los desde o início.

Compartilhe com eles seus planos de projeto, documentos de desenvolvimento e estimativas de orçamento. Certifique-se de explicar o que é fluência de escopo e por que é essencial evitá-la. Mantenha-os atualizados sobre o seu progresso. Se algum contratempo for encontrado, informe-os sobre isso e sua possível consequência para que você possa encontrar a melhor solução.

Documento Projeto Requisitos

A preparação abre o caminho para o sucesso. Quando se trata de evitar o aumento do escopo, nada funciona melhor do que um planejamento sólido. Primeiro, converse com seu cliente e esclareça quaisquer ambiguidades na tarefa. Divida o projeto por prioridade – fundamentos, funcionalidade e extras. De cada parte, derivam as tarefas que levarão à sua conclusão.

Decida quantas pessoas sua equipe precisará e qual deve ser sua experiência. Quanto tempo as tarefas levarão? Quais tecnologias e metodologia de trabalho você usará? Estas são apenas algumas das perguntas que você deve fazer a si mesmo para evitar o aumento do escopo. Depois de ter uma estimativa precisa, a chance de surpresas negativas é significativamente reduzida.

Criar cronograma claro

O cérebro humano está programado para buscar padrões e é mais receptivo a eventos pré-planejados. Um horário de trabalho claro funciona em ambas as características. Aumenta a eficiência do trabalhador e fornece melhores resultados.

Um cronograma bem feito aprofundará sua compreensão do escopo de requisitos do projeto. Dessa forma, as armadilhas podem ser contornadas e você terá uma base sólida em que confiar se algo inesperado acontecer.

Projeto Ferramentas de planejamento

Atualmente, o planejamento de projetos está totalmente integrado ao mundo digital. Produtos de software como Adobe Workfront ou Project Insight oferecem ajuda inestimável. Eles incluem gerenciamento de tarefas, relatórios de problemas, cronogramas, gráficos, gerenciamento de orçamento e tudo o que você precisa para evitar o atraso do projeto.

Muitas ferramentas de planejamento de projetos oferecem e técnico, cursos de treinamento e consultas. Desta forma, a adoção do software pode ser feita o mais rápido e indolor possível.

Metodologias ágeis

No início dos anos 2000, um grupo de desenvolvedores de software descontentes se reuniu e criou o Manifesto Ágil. Isso definiu uma nova abordagem para o gerenciamento de projetos. Baseia-se na comunicação com o cliente, testes constantes e liberação rápida de produtos e atualizações.

As metodologias ágeis mais populares são SCRUM, Extreme Programming e Kanban. O Kanban é o mais versátil, pois se concentra em melhorar o trabalho em equipe e a sinergia, o que reduz significativamente o deslocamento de escopo.

Conclusão

A fluência do escopo é um perigo sempre à espreita. Isso pode levar a despesas adicionais, perda de tempo, perda de produtividade e falha de todo o projeto. Para evitar a fluência do projeto, você deve fazer um planejamento cuidadoso. Eles devem ser reados ​​aos acionistas e clientes para orçar adequadamente e evitar problemas imprevistos. A qualidade da produtividade do trabalhador deve ser incentivada, pois está diretamente relacionada à saúde do projeto.