O que é um escritório virtual e como ele pode ajudar o seu negócio?

Você é uma pequena empresa, startup ou empreendedor?

Você acha que os aluguéis de escritórios são desnecessariamente altos?

A maioria, se não toda a sua equipe, pode trabalhar remotamente?

Se responder sim a essas perguntas, você provavelmente está familiarizado com um escritório virtual.

Cada vez mais, as empresas percebem que ter um escritório físico real pode não ser a melhor opção.

Isso está levando ao aumento da popularidade dos escritórios virtuais.

Mas o que exatamente é um escritório virtual?

Vamos descobrir.

O que é um escritório virtual?

Um escritório virtual é um serviço online que oferece os benefícios de ter um escritório físico sem os custos associados ao aluguel de um.

Esses recursos geralmente incluem serviços de fax, caixas de correio, salas de conferência e espaço para reuniões sob demanda. Também lhe dá uma imagem profissional ao lidar com clientes ou potenciais clientes por telefone ou pessoalmente. É uma ótima maneira de economizar dinheiro e ainda poder conduzir os negócios como de costume.

Um escritório virtual geralmente beneficia pequenas empresas, empresas com orçamentos apertados, startups e outros que geralmente trabalham remotamente.

Como funcionam os escritórios virtuais?

Adquirir um escritório virtual é simples. Você precisa entrar em contato com qualquer provedor de serviços de escritório virtual e se inscrever para um plano. Pode ser mais de um pacote, como endereço virtual, atendimento telefônico, etc.

Basta fornecer-lhes suas informações de contato e detalhes da empresa. Em seguida, escolha um endereço de sua seleção de locais.

O mínimo que você precisa é um endereço de e-mail e o à internet.

Com isso, você está pronto para ir.

Benefícios dos escritórios virtuais

Ter um escritório virtual não é algo novo.

Tecnologias aprimoradas, incluindo redes, contribuem para o uso generalizado de escritórios e serviços virtuais.

Para ajudá-lo a decidir se isso se encaixa no seu negócio, dê uma olhada nesta lista de benefícios:

Economizar

Você não precisa comprar equipamentos para todos os seus funcionários, pagar pela limpeza e todos os outros custos relacionados ao gerenciamento de um escritório. Além disso, os planos de pagamento são mais flexíveis. Normalmente, eles são mensais e você paga apenas pelos serviços que usa.

Imagem profissional

Ter um escritório virtual em uma grande cidade melhora muito a forma como sua empresa é percebida. Imagine ter uma reunião cara a cara com seus clientes em um prédio de escritórios em Nova York. Quando, na realidade, você trabalha em sua sala de estar.

Economia de tempo

Os funcionários e a gerência não precisam mais se deslocar para escritórios físicos. Como tal, eles podem usar esse tempo extra para melhorar os negócios ou proporcionar um estilo de vida mais equilibrado.

Contrate talentos globais

Um negócio de escritório virtual permite que você trabalhe de qualquer lugar do mundo. Você não está limitado a contratar pessoas perto de seu escritório, e oferecer a opção de trabalhar em casa o torna atraente para funcionários em potencial. Além disso, você não precisa se preocupar com custos de realocação. Contrate os melhores talentos para o seu negócio de praticamente qualquer lugar. Além disso, permite que você tenha mais funcionários sem exigir um local de trabalho maior.

Aumento de produtividade

De acordo com um estudo feito pelo The Economic Times82% dos funcionários preferem trabalhar em casa. O estudo revelou ainda que 64% são mais produtivos trabalhando em casa e se sentem menos estressados.

Eles também economizam dinheiro por não viajar para o trabalho.

Quando seus funcionários estão felizes, eles geralmente trabalham melhor.

Desvantagens dos escritórios virtuais

Para ser justo, existem alguns aspectos negativos que você deve considerar.

Dificuldades de agendamento

Você tem que reservar uma sala de conferências com antecedência. Devido ao aumento da demanda por esse serviço, haverá momentos em que os escritórios físicos não estarão disponíveis.

Falha de comunicação

A falta de interação face a face pode causar falhas de comunicação ou má interpretação. O tom de voz não viaja bem na forma escrita.

Dificuldades técnicas

Se você trabalha remotamente ou em casa, geralmente depende de sua tecnologia pessoal. Como seu telefone ou laptop. Se houver um problema com eles, isso pode afetar seu trabalho, especialmente se for por um período prolongado.

O que inclui um escritório virtual?

Escritórios virtuais oferecem uma variedade de serviços.

Abaixo você encontrará recursos essenciais.

Endereço físico

Você pode usar um endereço comercial de escritório virtual para registrar sua empresa para fins de licenciamento e marketing.

Gerenciamento de e-mail

Uma recepcionista ou pessoa designada pode abrir sua correspondência e digitalizá-la no local antes de encaminhá-la. Isso economiza tempo e os documentos chegam até você mais rapidamente. Você pode escolher com que frequência sua postagem é entregue.

Recepcionista ao vivo

Eles geralmente lidam com chamadas e encaminhamento de e-mail. Uma recepcionista fornece e essencial ao seu negócio. Isso inclui atender o telefone, cumprimentar com o nome da empresa e, se você tiver uma reunião pessoal, é trabalho deles cumprimentar os clientes.

o a salas de conferência e espaço de escritório

Você pode usar um espaço físico para realizar reuniões. Você pode incluir isso em seu plano ou optar por pagar por hora ou diárias.

Além disso, você pode organizar reuniões em diferentes cidades, desde que o provedor de escritório virtual escolhido tenha um prédio lá.

Recepcionista remoto

Desempenham as mesmas funções de uma recepcionista ao vivo, com a diferença de que trabalham em casa ou em locais diferentes. Eles são usados ​​principalmente para os horários de trabalho flexíveis que uma recepcionista regular não terá.

Assistente virtual

Com um assistente virtual, você recebe e de gerenciamento de escritório, incluindo gerenciamento de contas de mídia social, agendamento de reuniões, marketing e muitas outras tarefas istrativas.

Número comercial

Você pode ter um número com um código de área de cidade grande para o qual os clientes podem ligar, que redireciona para seu número pessoal. Esse é outro recurso que faz você parecer mais legítimo.

Quanto custa um escritório virtual?

O preço do aluguel do escritório virtual é consideravelmente menor do que um escritório comum.

Vejamos um provedor de escritório virtual, como Escritórios Virtuais da Aliança e escolha um local como Nova york.

Os preços de aluguel de escritórios em Nova York costumam ser em torno de $ 80 por metro quadrado, em alguns casos ainda maior. Alliance oferece a você um escritório virtual em Wall Street e Madison Avenue para $ 50 por mês.

A matemática não é difícil de ver o que é mais barato.

Imagine conhecer potenciais clientes ou parceiros nesses locais.

Dependendo das necessidades da sua empresa, pode ser uma ótima ideia escolher um escritório virtual.

Embrulhar

A tecnologia está em constante evolução e, com ela, o ambiente de trabalho também.

As pessoas nunca foram tão móveis em relação a onde e como trabalham.

Trabalhar remotamente está se tornando o novo normal, em vez de ser uma exceção.

É aí que entram os serviços de escritório virtual. Eles fornecem a você todos os elementos essenciais de um escritório físico, mas sem os altos custos de aluguel.

Ainda não está convencido?

Responda isso.

Sua empresa precisa de um escritório em tempo integral?

Se você precisa apenas de um local para realizar reuniões, receber correspondências e ter um endereço fixo, um escritório virtual cobre isso.

Talvez seja isso que seu negócio precisa.