Política de retenção de e-mail/mensagem instantânea/correio de voz

Manter as comunicações eletrônicas nos negócios envolve andar em uma linha tênue. Os funcionários desejam que as informações relevantes sejam mantidas disponíveis para referência futura para que possam realizar seus trabalhos, mas manter esses itens a longo prazo pode representar riscos à segurança e aos recursos. Os discos rígidos do servidor podem ficar cheios ou dados roubados (mesmo se desatualizados) podem representar uma ameaça para a organização. Também há requisitos legais a serem considerados, por isso é importante estabelecer um conjunto firme de diretrizes para a retenção e descarte de e-mail, mensagens instantâneas e correio de voz.

O objetivo desta política é estabelecer requisitos para a retenção e destruição das comunicações eletrônicas da empresa. Especificamente, esta política estabelece e descreve como a empresa gerenciará a retenção e destruição de correio eletrônico (“e-mail”), mensagens instantâneas e mensagens de voz e classifica esses períodos de retenção correspondentes, que devem ser rigorosamente aplicados, a menos que uma retenção mais longa seja exigida por obrigações contratuais, leis, regras ou regulamentos federais, estaduais ou locais, ou para fins de litígio.