Práticas recomendadas de gerenciamento de projetos para projetos piloto

A execução de projetos-piloto difere dos projetos de produção, mas ambos exigem boas práticas de gestão e responsabilidade.

Existem semelhanças entre gerenciar projetos de produção de média a grande escala e executar projetos piloto menores, mas é um erro supor que o mesmo conjunto de práticas pode ser aplicado a ambos os tipos de projetos.

Os projetos piloto por natureza são “experimentar e comprar” ou experimentais. A promessa do projeto não é que funcionará — uma promessa implícita se você estiver trabalhando em um projeto de produção interno que foi examinado e aprovado pelos usuários e pela istração. Em vez disso, um projeto está sendo testado porque tem uma forte chance de ser um sucesso, embora o sucesso não seja garantido.

VER: Kit de contratação: Gerente de projetos (TechRepublic )

Dicas para ter em mente ao executar um projeto piloto

Se você tiver a tarefa de executar projetos-piloto, ainda deseja escolher projetos com probabilidade de sucesso e criar confiança com as partes interessadas. Se você perceber que o projeto não vai funcionar, você também quer puxar o plugue e seguir em frente o mais rápido possível.

Além disso, existem várias outras técnicas de gestão importantes para projetos-piloto.

1. Os projetos piloto devem ser altamente estruturados e priorizados adequadamente

Como um projeto está em fase piloto e não é imediatamente direcionado para produção, pode haver uma tendência a despriorizá-lo quando confrontado com dificuldades de produção. Há também empresas que iniciam pilotos sem um cronograma de projeto definido ou quaisquer métricas ou metas específicas. Em vez disso, essas empresas executam todos os seus projetos-piloto como se estivessem mexendo em uma caixa de areia.

Aqui está um exemplo do mundo real:

Visitei uma empresa que estava animada para pilotar um projeto usando telemática. Quando os visitei seis meses depois, perguntei ao CIO como estava indo o piloto de telemática.

Ele coçou a cabeça e respondeu: “Ah, sim, acho que temos alguém nas redes trabalhando nisso”.

Quando um projeto piloto é abordado dessa forma, ele perde credibilidade como um empreendimento sério – e o defensor do projeto encontrará muito mais resistência da istração na próxima vez que propor um piloto.

É importante ter em mente que, se não houver tempo suficiente para planejar completamente e testar um projeto ou solução em potencial em um projeto piloto, não o faça.

2. Os fornecedores devem ser participantes ativos

Os projetos piloto são considerados “piloto” porque há muito sobre eles que é desconhecido, como como funciona ou se encaixa no ambiente de negócios, bem como se pode demonstrar melhorias significativas nos negócios de maneira tangível. Além disso, não se sabe o quão difícil será para os usuários e a TI aprenderem sobre o produto, usá-lo e á-lo.

Nem todas essas perguntas podem ser respondidas lendo os manuais do produto ou pesquisando a ajuda online. Portanto, é melhor garantir que os fornecedores de produtos se comprometam com o projeto antes de dar qualquer o para a produção.

Isso pode implicar que o fornecedor esteja no local para ajudar a conduzir o projeto durante o piloto. Ou pode exigir que o fornecedor treine a equipe de TI e os usuários. Em alguns casos, pode até implicar que o fornecedor escreva parte do código de interface do produto para os sistemas da organização, se necessário. Por fim, o fornecedor precisa ser responsivo se ocorrer uma falha ou um bug.

Se esse nível de e do fornecedor não estiver presente e não houver experiência suficiente na equipe, talvez seja melhor adiar o piloto até que haja um nível adequado de e e experiência.

3. Defina um cronograma de projeto adequado ao caso de uso de negócios

Os cronogramas e eventos do projeto piloto devem ser calibrados para os casos de uso de negócios para os quais estão sendo testados.

Por exemplo, ao testar uma nova solução de contabilidade que tem o potencial de reduzir o tempo de fechamento do mês de três dias para um, parece razoável testar a solução para funcionar por pelo menos três meses. Dessa forma, tanto a contabilidade quanto a TI podem confirmar que a meta de fechamento mensal desejada foi alcançada e que os resultados são precisos e consistentes.