Quando comprar novo hardware para funcionários: 5 cenários possíveis

O prazo para substituir o equipamento dos funcionários varia dependendo de vários fatores. Os líderes de TI podem implementar substituições razoavelmente seguindo qualquer um desses cinco cronogramas.

Um líder de TI prudente definirá e implementará uma estratégia de substituição de equipamentos para dispositivos que as pessoas da organização usam, como telefones, tablets, laptops e computadores desktop. O objetivo, claro, é garantir que cada pessoa tenha as ferramentas adequadas para suas tarefas. E, idealmente, para garantir que o equipamento não se torne um problema ou barreira para as pessoas enquanto elas tentam fazer seu trabalho.

Mas diferentes estratégias de substituição fazem sentido para pessoas em diferentes funções. Um cronograma de atualização rápida pode reduzir o tempo gasto esperando por um codificador, enquanto uma pessoa com necessidades básicas de comunicação pode usar um dispositivo até que ele não seja mais ado pelo fornecedor. Considere cada uma das cinco estratégias distintas de substituição de dispositivos abaixo para pessoas com necessidades diferentes em sua organização.

Substitua para maximizar o desempenho

Às vezes, você deseja reduzir o tempo que as pessoas gastam esperando que um sistema conclua uma tarefa. Por exemplo, um novo sistema pode compilar código ou processar vídeo mais rapidamente do que um antigo. Algumas organizações substituirão os sistemas para maximizar o desempenho e minimizar os tempos de espera. Especialmente para funcionários bem pagos, pode fazer sentido econômico substituir um dispositivo quando um sistema mais rápido estiver disponível.

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Substitua para maximizar a mobilidade

Se a mobilidade for essencial, pode fazer sentido substituir o equipamento para maximizar o tempo útil longe de uma fonte de alimentação conectada. Com o tempo, a vida útil das baterias de smartphones, tablets e laptops tende a diminuir. O declínio exato no desempenho varia de acordo com o dispositivo e os padrões de uso. Mas um declínio significativo no desempenho da bateria pode forçar as pessoas a conectar dispositivos com frequência ou a carregar baterias externas adicionais. As baterias de reposição, dependendo do dispositivo, podem custar de US $ 50 a cerca de US $ 200 ou mais. Com essa abordagem, você substituiria os dispositivos móveis para otimizar a vida útil da bateria especificada (por exemplo, substituir quando a bateria de um dispositivo não ar mais oito horas de uso desconectado).

O peso do dispositivo também pode solicitar que você compre um novo sistema, pois às vezes os dispositivos mais novos pesam menos que os mais antigos. No entanto, uma economia de peso mais significativa pode ser encontrada alterando o tipo de dispositivo usado. Em outras palavras, se as tarefas podem ser realizadas em um tablet em vez de um laptop (ou em um smartphone em vez de um tablet), a mudança para uma classe diferente de dispositivo geralmente proporciona uma redução de peso mais dramática do que a mudança de um laptop para outro. .

Substituir em uma programação padronizada

Muitos líderes de TI substituem os equipamentos de acordo com um cronograma. Ao implantar um dispositivo, você também atribui a ele um número esperado de meses (ou anos) para estar em uso ativo antes de substituí-lo. Por exemplo, você pode planejar substituir computadores desktop a cada cinco anos (ou 60 meses).

O número de anos de uso ativo, no entanto, varia de acordo com o dispositivo. No final de 2021, meu cronograma padrão sugerido é substituir smartphones a cada três anos, laptops e tablets a cada quatro anos e desktops a cada cinco anos. Você pode encurtar o ciclo de substituição se sua organização precisar de o a equipamentos mais novos. Se você estender o ciclo, poderá aumentar o risco de falhas do dispositivo (por exemplo, armazenamento ou baterias) ou aborrecimento dos funcionários com sistemas antigos ou lentos.

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Substitua quando os custos de reparo excederem os custos de compra do novo dispositivo

Algumas organizações preferem usar – e reparar repetidamente – sistemas até que o custo do reparo de um dispositivo seja maior do que o valor do dispositivo ou o custo de um sistema de substituição. Essa abordagem geralmente ocorre em organizações em que as pessoas usam computadores para tarefas bastante mundanas, como e-mail, navegação na Web e aplicativos básicos de escritório. As melhorias de velocidade e hardware normalmente não importam muito para esses tipos de tarefas. Em vez disso, a organização procura minimizar o valor gasto em equipamentos e, portanto, mantém os equipamentos em uso o maior tempo possível.

Substitua quando o e do fornecedor parar

Quase todas as organizações devem substituir os equipamentos quando as atualizações do sistema e de segurança de um dispositivo não estiverem mais disponíveis no fornecedor. Nesse ponto, os sistemas sem e podem representar um risco de segurança, pois os problemas não são mais corrigidos ou corrigidos. Além disso, os fornecedores geralmente se recusam a reparar ou oferecer e a produtos descontinuados. Embora você possa encontrar opções de terceiros depois que um fornecedor encerrar o e, o caminho prudente de ação neste momento seria comprar um novo equipamento.

Quais estratégias de substituição de dispositivos você usa?

Lembre-se de que, ao substituir um equipamento, você pode escolher qual geração de equipamento comprar. Se você precisar maximizar o desempenho, provavelmente desejará os sistemas mais novos e mais rápidos disponíveis. Normalmente, você pagará um prêmio por isso. Mas uma opção igualmente válida para muitas pessoas em uma organização é optar por comprar um sistema uma geração anterior aos modelos lançados mais recentemente (por exemplo, comprar um iPhone 12 em vez de um iPhone 13). Eu recomendo essa abordagem apenas para dispositivos que permanecem disponíveis para venda no fornecedor original. (Em outras palavras, não compre modelos descontinuados que não estão mais disponíveis no fabricante.) A compra de equipamentos recondicionados que vêm com e e garantias do fabricante também é uma opção a ser considerada.

Quais critérios você usa para determinar quando substituir um telefone, tablet, laptop ou desktop? Sua organização substitui dispositivos em uma programação padrão? Os planos de substituição em sua organização garantem que todos tenham dispositivos adequados às suas necessidades ou as pessoas lutam com equipamentos que não são mais ideais para suas tarefas? Deixe-me saber qual abordagem (ou combinação de abordagens) sua organização adota para substituir equipamentos, seja com um comentário abaixo ou no Twitter (@awolber).