revisão do software de gerenciamento de projetos

Depois de usar o Zoho para um projeto futuro, posso dizer com certeza que é um dos melhores disponíveis.

O Zoho Projects concorre com os favoritos do setor, como Smartsheet, Wrike e Teamwork, e oferece recursos de fluxo de trabalho aplicáveis ​​a qualquer equipe. Com planos íveis, além dos recursos robustos, vale a pena considerar a solução de PM da Zoho.

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Metodologia de revisão

Esta revisão é baseada em minha experiência registrando, configurando e executando um projeto no Zoho Projects. O projeto de amostra que construí na ferramenta é um cronograma de desenvolvimento de aplicativos de três meses com seis sprints e mais de 20 tarefas principais.

Abaixo está o projeto de exemplo (Figura A). As colunas listadas incluem nome da tarefa, datas de início e término, contato atribuído, status, duração, porcentagem de conclusão e notas. Enquanto isso, as linhas organizam tarefas e subtarefas de sprint em sprints. Dois sprints contêm várias subtarefas.

Figura A

Para adicionar contexto adicional, familiarizei-me com a documentação do produto Zoho, demonstrações, análises e reconhecimento do setor e uma análise comparativa com aplicativos de software alternativos. Executei uma avaliação gratuita do plano Enterprise para testar essa ferramenta.

Alternativas e concorrentes do Zoho Projects

*em ordem alfabética

O que é o Zoho Projects?

O Zoho Projects faz parte do pacote de serviços online Zoho One e oferece às equipes recursos de observabilidade, colaboração e produtividade para atualizar fluxos de trabalho de gerenciamento de projetos.

Lançada em 1996, a Zoho – então conhecida como AdventNet – começou como fornecedora de software de gerenciamento de rede antes de ar para software voltado para pequenas e médias empresas nos anos 2000. À medida que o pacote de escritório on-line da empresa sediada na Índia, Zoho, cresceu em popularidade e recursos, a empresa mudou seu nome para Zoho Corporation em 2009. Em 2021, o Zoho Projects atende a mais de 75 milhões de usuários em todo o mundo competindo com outros pacotes de escritório como o Google Workspace e Office 365 da Microsoft.

Desde 2006, o Zoho Projects se tornou uma das principais opções de software de gerenciamento de projetos. Indivíduos, equipes e empresas inteiras podem usar o Zoho Projects para gerenciar tarefas, automatizar processos, rastrear e integrar dados críticos e colaborar em vários projetos.

Visão geral do Zoho Projects

O Zoho Projects é um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem disponível como avaliação gratuita de 10 dias, ferramenta gratuita ou SaaS comercial.

Comece com o Zoho desktop ou aplicativo móvel

A plataforma Zoho está disponível via navegador da web, aplicativo de desktop ou aplicativo móvel disponível nas lojas Apple ou Google Play. Consegui me registrar rapidamente com o nome da nossa empresa, um nome de portal, e-mail e senha.

Isso redirecionará os usuários para um “Bem-vindo ao Zoho Projects!” página e solicite que selecionem idioma, fuso horário, número de contato e ativem uma avaliação gratuita do Enterprise. Para a seleção do setor, a Zoho mostra o quão amplo é seu público com quase 50 para escolher.

Recursos e capacidades do Zoho Projects

Importar dados de projetos existentes

Depois de selecionar seu setor, os usuários podem conferir o tour do produto e o projeto de amostra ou começar importando ou criando um projeto. Como temos um projeto existente (Figura B), eu fui com importação. Os usuários podem então escolher entre importar do Basecamp, Jira ou um MPP em outro formato como XLS, JSON ou CSV.

Figura B

Ao selecionar o tipo de arquivo, os usuários podem carregar ou arrastar e soltar o arquivo no mecanismo de importação Zoho. O próximo o (Figura C) mostra como o Zoho reconcilia as diferenças entre sua lista de colunas predefinidas e valores de coluna encontrados na planilha importada. Observe que quaisquer valores de coluna padrão serão aplicados a campos incompatíveis e mapeados para nenhum antes de continuar.

Figura C

A terceira etapa faz com que os usuários mapeiem os novos status dos campos e, em seguida, uma oportunidade de deixar as tarefas “Não atribuídas” ou mapear atribuições com base nos usuários encontrados no arquivo XLS importado.

Enquanto outras ferramentas de PM lutam para incluir todas as linhas de dados importados, a Zoho oferece muitas opções de reconciliação para garantir que os dados existentes sejam criados na plataforma. Além disso, o Zoho supera a maioria das ferramentas de PM, permitindo a atribuição de tarefas com base em dados de arquivo. Infelizmente, esses usuários ainda precisam estar na plataforma para selecioná-los, no entanto, ainda é uma opção conveniente em relação a outras configurações de importação de PM.

Figura D

Sem usuários existentes, tive que escolher a primeira opção para deixar as tarefas “Não atribuídas” antes de confirmar a importação. O armazenamento em buffer antes da finalização foi de vários minutos, então voltei uma etapa apenas para encontrar o mesmo problema. Fiz minha pausa para o almoço e uma hora depois ainda não tinha terminado. Eu vetei essa importação e tentei novamente no menu de configuração.

Realizando a importação a partir do menu Setup, consegui realizar o mesmo procedimento, desta vez utilizando um arquivo CSV do mesmo projeto. Embora não seja imediatamente claro, recebi um e-mail informando sobre a importação bem-sucedida. Figura E mostra os dados do projeto existente na visualização Clássica, onde todas as tarefas ficam sob o nome do projeto com os dados de linha correspondentes.

Figura E

Assim como na maioria dos processos de importação de PM, precisei realizar alguns ajustes para garantir que a apresentação de dados do Zoho refletisse o projeto existente, incluindo responsáveis ​​e subtarefas.

Você também pode ver um erro ao importar as datas de início e término das tarefas no Figura Ecom o ano sendo exibido como “0022”, em vez de 2022. Durante a parte de reconciliação do processo de importação, fica claro que selecionei o formato de data incorreto com base no formato usado em nossa Planilha Google.

Acompanhamento e gerenciamento de dados do projeto

Com dados de projeto importados em uma única linha, organizei ou rotulei as tarefas dentro de seus sprints planejados. Enquanto outras plataformas geralmente fornecem várias maneiras diferentes de visualizar os dados do projeto, o Zoho oferece três opções:

1. Clássico: uma sensação familiar de planilha
2. Simples: Uma lista de todas as tarefas separadas em uma única linha com linhas correspondentes
3. Kanban: Um quadro com tarefas como cartões divididos em diferentes faixas condicionais

No lado esquerdo das visualizações Clássica e Simples, cada linha tem uma caixa vazia visível e dois ícones adicionais (engrenagem e pontos) ao ar o mouse sobre uma linha. Ao marcar a caixa em vários itens, você pode realizar ações ou edições em massa, como alterar a data de vencimento, o status ou a atribuição.

Como visto abaixo na visualização Clássica (Figura F), tenho três linhas em Sprint 1 selecionadas e um menu na parte superior do me dá as opções para movê-las para outro projeto, excluí-las ou adicionar outros dados significativos. Comecei dando a essas linhas um rótulo de “Sprint 1” antes de perceber como é fácil criar subtarefas.

O ícone de seis pontos à direita da caixa de seleção pode ser clicado, arrastado e solto onde quer que o usuário queira mover a tarefa. O ícone à esquerda (engrenagem) abre um submenu para excluir a tarefa, criar tarefas acima ou abaixo, adicionar uma subtarefa ou copiar o link da tarefa.

Figura F

Para criar uma subtarefa, os usuários precisam apenas arrastar e soltar uma linha em outra linha. Achei isso incrivelmente intuitivo, no entanto, a opção de selecionar várias linhas e torná-las subtarefas seria o ideal. Conforme visto na linha Sprint 1, os usuários podem expandir e recolher as tarefas pai para visualizar as subtarefas conforme necessário. Além disso, o Zoho Projects foi capaz de lidar com a criação de subtarefas para subtarefas, conforme prescrito em nosso projeto.

Visualização simples: sua lista de tarefas

Alguns podem apreciar a visão mais simples de todas as tarefas, mas eu não. Revendo a visualização Plan, ela difere pouco da visualização Classic, exceto removendo a distinção entre tarefas pai e subtarefas.

Visualização Kanban: Cartões e raias

Finalmente, a visão Kanban (Figura G) é semelhante às alternativas do setor com a capacidade de arrastar e soltar cartões horizontalmente (entre as faixas) ou verticalmente (dentro de uma faixa) para mostrar o progresso ou a prioridade da tarefa. Os usuários têm a opção de filtrar os tipos de tarefas por status e como as tarefas são exibidas para uma visão expandida dos detalhes da tarefa.

Figura G

Configurando as configurações de portal, usuário e fluxo de trabalho

No canto superior direito da plataforma Zoho Projects, os usuários podem ar suas configurações de conta e portal no menu “Configuração”. Os outros botões apresentados (Figura H) também são valiosos, pois os usuários podem:

1. Pesquise itens em todos ou em um projeto designado.
2. Abra a janela de cronômetros em execução para ver tarefas e problemas com cronômetros ativos.
3. Veja todas as notificações ou filtre por sinalizados, não lidos e menções.
4. Adicione uma nova tarefa a um projeto e preencha os detalhes da tarefa necessários.
5. e o menu de com temas, atalhos e links para aplicativos.

Figura H

Abrir a página de configuração permite que os usuários alterem preferências pessoais e informações de perfil, configurações de notificação (Figura I), e um punhado de outras opções, incluindo:

• Configuração do portal: gerencie dados do portal, como data, hora, orçamentos, tarefas e planilhas de horas.
• Personalização: crie um modelo de lista de tarefas ou guia da Web e e as opções de layouts e campos.
• Automação de tarefas: modifique blueprints, regras de fluxo de trabalho, webhooks e modelos e alertas de e-mail.
• Rastreador de problemas: gerencie permissões de clientes, formulários da Web para emitir e regras de negócios para problemas.
• Marketplace: visualize e altere conexões, aplicativos instalados e aplicativos Zoho para integrações.
• Espaço do desenvolvedor: gerencie funções, extensões, o à API, ganchos de serviço e uma chave ZSC.
• istração de dados: Rastrear armazenamento e importações; proteja os dados com backups e um log de auditoria.
• Gerenciar usuários: visualize e modifique usuários, equipes, perfis e funções do portal e do cliente.

Figura I

As principais ferramentas de PM têm recursos consideráveis, mas ainda não vi esse nível de configurabilidade em um único menu. Seção após seção, fiquei impressionado com a extensão das adições e alterações granulares que pude fazer para atender aos objetivos e fluxos de trabalho da equipe.

Outros recursos do Zoho Projects

O Zoho Projects oferece muitos recursos que ajudam a acelerar o trabalho do projeto e dão às equipes diferentes insights sobre seu trabalho. Esses recursos ampliam a usabilidade da ferramenta de gerenciamento de projetos para equipes de TI e facilitam a comunicação e colaboração de outros departamentos nas prioridades da empresa.

• Blueprints: a versão do Zoho de fluxos de trabalho mapeados
• Gráficos e relatórios
• Acompanhamento de problemas
• Gráficos de gantt
• Quadros de horários do projeto

Casos de uso e público do Zoho Projects

A Zoho atende a mais de 75 milhões de usuários e 200.000 empresas em todo o mundo, incluindo clientes notáveis ​​como Dell Technologies, Stanford University e Tata Consultancy Services. Abaixo estão alguns dos principais casos de uso e tipos de clientela que o Zoho atende.

Casos de uso

• Desenvolvimento ágil de software
• Gestão de campanhas e clientes
• Gestão de produção criativa
• Planejamento e gerenciamento de eventos
• Emissão, solicitação e rastreamento de bugs
• Gerenciamento de projetos e portfólio
• Trabalho remoto e colaboração em equipe
• Alocação de recursos, tempo e carga de trabalho

Clientela da indústria

• Automóvel, aviação, engenharia, logística e viagens
• Criação, design e marketing digital
• Construção, fabricação e comércio
• Jogos, eletrônicos, serviços de TI, software e desenvolvimento de sites
• Organizações sem fins lucrativos, instituições educacionais e estudantes
• Mais, incluindo finanças, serviços ambientais e imobiliário

Prós e contras do Zoho Projects

Vantagens e benefícios do Zoho Projects

• Interface familiar e experiência do usuário para usuários do Zoho.
• Preços íveis em relação a outras principais plataformas de PM.
• Fácil de aumentar e diminuir o zoom na plataforma para ampliar os detalhes.
• e e colabore com os dados do projeto em aplicativos da Web, desktop e móveis.
• Acompanhe e analise o tempo gasto em tarefas para informar o gerenciamento de carga de trabalho e sprint.

Desvantagens do Zoho Projects

• A finalização da importação levou um longo período de tempo e exigiu tentar em outro lugar.
• Fazer subtarefas requer ações separadas para cada mudança.

Conclusão

• Recursos de nível empresarial de um fornecedor de software respeitável para equipes.
• Fácil de agrupar e complementar para equipes com implantação existente do Zoho One.

Descobri que o Zoho Projects vale a consideração de quase qualquer equipe para aprimorar a colaboração e o gerenciamento de processos. Não importa o setor ou o caso de uso, o Zoho Projects tem uma variedade de recursos para oferecer uma experiência aprimorada de gerenciamento de projetos.