um manual para o sucesso

David Campbell, CEO e cofundador da Tropic, compartilha dicas para agilizar o processo de aquisição de software.

Quando Marc Andreessen fez a declaração ousada em 2011 de que o software está comendo o mundo, ele descobriu uma tendência que assombraria empresas em praticamente todos os setores. Com a maioria das empresas pagando a mais por seus softwares em até 30%, os gastos com software continuam a corroer o resultado final.

E essa nem é a pior parte. Em um mundo que funciona com software, as empresas que adotam uma abordagem DIY para aquisição de software podem sentir o impacto em quase todos os aspectos de seus negócios. Da produtividade e taxa de queima dos funcionários à lucratividade e risco de segurança, um processo de aquisição mal orientado pode levar à perda de tempo, dinheiro e oportunidades – todas perdas insustentáveis ​​para qualquer organização.

CONSULTE: Política de instalação de software (TechRepublic )

Comprar bem software pode ser incrivelmente difícil – alguns podem até dizer excruciante. Mas quando os principais tomadores de decisão seguem um manual coordenado para o sucesso, eles podem ajudar a garantir que a aquisição se torne um ponto forte, não um ivo. Considere esses elementos importantes para ajudar a simplificar o processo de aquisição.

Como agilizar o processo de aquisição de software

Coleção

Comece determinando as ferramentas que você está usando e quanto você está gastando com elas. Fazer isso requer organização cuidadosa e coleta de todos os contratos que você possui em sua organização. Isso significa revisar cadeias de e-mail, extratos de cartão de crédito, documentos do Google, faturas e quaisquer outros documentos que tratem de seus contratos de software. Com a empresa média fazendo malabarismos com mais de 100 contratos de software e empresas maiores gerenciando mais de 500 contratos, ter uma única fonte de verdade para seus contratos é mais importante do que nunca.

Organização

Em seguida, é hora de reunir e organizar os dados necessários para determinar se sua pilha de tecnologia está sendo aproveitada em todo o seu potencial e, por sua vez, tomar decisões mais informadas sobre seus futuros gastos com software. Muitas empresas estão gastando 50% a mais em tecnologias de nuvem do que há apenas dois anos, portanto, é essencial identificar os custos reais de seus contratos. Além disso, compilar dados sobre quando seus contratos estão para renovação pode ajudar sua empresa a antecipar melhor os custos futuros e alocar orçamentos de acordo.

Análise

Depois de coletar e organizar contratos e gastos associados, as empresas devem investir tempo na análise adequada de uso e gastos. Afinal, quase um terço dos gastos com software SaaS é subutilizado ou desperdiçado, tornando ainda mais crítico para as empresas controlar sua expansão de SaaS – e as ineficiências que a acompanham. Você está pagando por três ferramentas diferentes que atendem a uma necessidade semelhante? Você tem uma próxima renovação para uma ferramenta que não está realmente usando? Quais contratos são “obrigatórios” versus “legais de ter”? Envolver-se em uma análise completa de uso, custos e eficácia ajudará a pintar uma imagem mais clara de sua pilha de tecnologia e de quaisquer problemas que precisem ser resolvidos.

Ação

Em seguida, pergunte a si mesmo quais ações você pode tomar para controlar melhor seus gastos com software. Dependendo de sua análise de dados, você pode decidir que precisa reduzir o número de contratos que sua organização possui e cancelar os que não atendem mais às suas necessidades. Ou você pode decidir que precisa explorar novos termos de contrato ou reduzir o número de licenças, redimensionando assim o número de contratos que sua equipe precisa para ser produtiva. Você também pode procurar ferramentas subutilizadas que ainda agregam valor ao seu negócio, optando por monitorar as taxas de uso que levam à renovação do contrato versus cancelamento total.

Processo de compra e automação

Como está configurado o processo de contratos e compras da sua empresa? Quais protocolos estão em vigor para proteger os compradores de software contra riscos de conformidade, comerciais e de segurança? Não é incomum que as empresas gastem milhares de horas de mão de obra em aprovações de contratos, negociações, renovações e preparativos.

Em vez disso, as empresas devem pensar em investir em tecnologia orientada por insights que crie fluxos de trabalho que façam um loop automaticamente nos aprovadores jurídicos, financeiros ou de TI para que as equipes possam se mover mais rapidamente e garantir a conformidade. Fluxos de trabalho e aprovações automatizados servem como proteções para as empresas garantirem que qualquer nova solicitação de compra atenda aos critérios explicitamente estabelecidos pela empresa para mitigar os riscos. Além disso, os sistemas automatizados dão aos funcionários mais tempo para se concentrar em trabalhos de maior valor, em vez de atividades manuais tediosas que podem prejudicar significativamente o crescimento dos negócios.

Negociação

Negociar contratos de software de forma eficaz é definir expectativas claras e minimizar seus riscos. É importante ter um forte entendimento dos termos comerciais, incluindo direitos e restrições de uso, bem como direitos de indenização, para evitar pagar mais do que o necessário e obter o número apropriado de licenças. Além disso, é fundamental saber o que acontece se você cancelar o contrato para evitar multas desnecessárias.

O processo de negociação pode ser complicado e nem todas as empresas têm o nível certo de especialização ou mão de obra para fazê-lo de forma eficiente e eficaz. Para essas empresas, pode ser sensato explorar a tecnologia disponível que pode capacitar o comprador no processo de negociação do início ao fim para garantir que você obtenha os melhores preços e termos possíveis.

O resultado final é que a aquisição não precisa ser dolorosa. Muito pelo contrário – quando bem istrado, pode ser um diferencial estratégico e competitivo. Ao colocar todos os aspectos do processo de aquisição sob o microscópio, da coleta à negociação, as empresas podem descobrir o valor oculto em cada etapa da jornada e ter a liberdade de se concentrar em suas prioridades de negócios mais urgentes.